Universitetet motar stressen i grind

Det kan vara en dålig chef, egna prestationskrav eller hög arbetsbelastning. Varför vi stressar på jobbet varierar. Nedskärningar i offentlig sektor och stora omstruktureringar fick stressrelaterade sjukdomar att öka på nittiotalet. På Umeå universitet anades en stigande trend, även om sjuktalen var relativt låga.

– Vi ville starta ett projekt för att må bra, på flera plan, säger Johnny Karlsson. Han har gått i pension nu, men var personalchef och ledare för ett flerårigt arbetsmiljöprojekt på Umeå universitet.

– Det handlar inte bara om motion, utan om att förbättra arbetsmiljön och ta reda på vad som får oss att må bra eller dåligt, fyller
han i.

Arbetsmiljöprojektet delades upp i fyra områden: ohälsa och sjukskrivning, medarbetarenkäter, friskvård och rehabilitering samt ledningsfunktioner. Målet för Umeå universitet var att satsa på ett förebyggande arbetsmiljöarbete och halvera långtidssjukskrivningarna. Arbetsmiljöprojektet avslutades formellt 2009 men arbetssättet finns kvar.

Samsyn mellan fack och arbetsgivare

Mats-Åke Moritz Lundkvist sitter i arbetsmiljökommittén för ST-sektionen.

Han tycker att fack och arbetsgivare på universitetet har en stark samsyn kring hur arbetsmiljöarbetet ska drivas. Han fortsätter Johnny Karlssons resonemang.

– Vi ville styra om arbetsmiljöarbetet från reaktivt till förebyggande. Vända blicken från individen och se hela den bakomliggande strukturen i stället, säger Mats-Åke Moritz Lundkvist.

Att fokusera på strukturen innebär att se över arbetsrutinerna och organisationen. Några institutioner prövar till exempel ett nytt system för att fördela arbetsbördan. Det är ett elektroniskt bemanningsplaneringssystem där anställdas arbetsuppgifter, exempelvis undervisning på en kurs, och den tillgängliga arbetstiden läggs in. Den totala tiden för den anställdes arbetsuppgifter ska sedan stämma med den avtalsenliga arbetstiden. Blir det mer än en normal heltid, görs det synligt och kan åtgärdas. Ett gammalt problem är att yngre kvinnor ofta har fått större arbetsbörda än äldre män. När det problemet synliggörs kan kurserna fördelas annorlunda.

Att utveckla ledarskapet var ett annat delprojekt. Mats-Åke Moritz Lundkvist berättar att facket arbetar för att göra ledarutbildningen för universitetets chefer tydligare, så att cheferna vet exakt vart de ska vända sig när något händer.

– Ju bättre ledarskapet är, desto bättre mår medlemmarna, konstaterar han.

Högskolan en stressig miljö

Universitets- och högskolevärlden är stressig. Forskare måste söka anslag utifrån sina prestationer och studenterna kräver en utbildning med hög kvalitet och god tillgång till information, teknik och lärare.

– Högskolan är en kravfylld och prestationsdriven miljö. Man ska alltid vara i framkant, hela tiden utveckla, prestera och vara kreativ, säger Christer Åkerberg. Han är utvecklingskonsult med samordningsansvar för rehabilitering och friskvård och har arbetat med projektet från början.

– Det kan lätt bli väldigt stressande, men det är också en väldigt stimulerande miljö, lägger han till.

Christer Åkerberg berättar att Umeå universitet alltid har haft en väldigt generös inställning till företagshälsovården, de anställda behöver inte chefens tillstånd för att gå dit. Målsättningen är att företagshälsovården ska upplevas som lättillgänglig, att man kan ta kontakt tidigt, gärna i rent förebyggande syfte. Alla anställda har möjlighet till en friskvårdstimme per vecka under betald arbetstid och
erbjuds subventionerat träningskort. Antalet
anställda som köper träningskort har ökat stadigt de senaste åren. I år köpte cirka 1 700 av 4 000 anställda kortet och tränade i snitt en gång per vecka.

– Då är det inte bara en fluga, det är en beteendeförändring, säger Christer Åkerberg stolt.

Som en del av arbetsmiljöprojektet startade företagshälsovården också flera riktade insatser. Hjälp att sluta röka, att gå ned i vikt eller att hantera begynnande stressymptom är några exempel.  

Svårt att se resultat på kort sikt

Marguerite Olofsson är utvecklingskonsult på Umeå universitet och arbetar med psykosociala arbetsmiljöfrågor. Hon pekar på det svåra i att förändra något så abstrakt som hur människor känner sig och upplever sin vardag.

– Människan är så komplex i sig själv, då måste man jobba brett och på flera plan för att man ska må bra.

Och resultaten märks inte alltid omedelbart. När ST Press pratar med några medlemmar vid Umeå universitet säger de att friskvårdsarbetet har varit synligt, men att de inte direkt har märkt av arbetsmiljöprojektet i övrigt. Mats-Åke Moritz Lundkvist påpekar att en stor del av arbetsmiljöåtgärderna är långsiktiga projekt där det är svårt att se ett resultat nu.

– Men Kultur på campus är väldigt uppskattat, att få göra något annat och koppla av under dagen.

Kultur på campus är ett exempel på det breda arbetsmiljöarbetet. Musiker, författare och föreläsare bjuds in under lunchtid vid några tillfällen per termin för att ge både lärare och studenter en gratis kulturupplevelse.

Men det är svårt för dem som redan har mycket på sitt bord att ta sig tid för nya ledarskapsutbildningar och ägna sig åt kultur och friskvård. Därför har Marguerite Olofsson och hennes kollegor börjat satsa mer på webbbaserade arbetsmiljöutbildningar.

– Det höjer tillgängligheten, vi behöver inte vänta på ett tillfälle som passar alla, säger hon.

Nu kan cheferna hitta råd på webben om vad som bör tas upp i ett medarbetarsamtal, och hur. Handfasta råd som att hjälpa de anställda som känner sig stressade med att prioritera bland arbetsuppgifter blandas med allmänna tips om hur cheferna ska vara lyhörda för problem.

Guide till lönesamtal finns också. Marguerite Olofsson betonar vikten av att de anställda känner sig delaktiga i beslutet. Att de vet varför de får sin lön, vad den baseras på och hur de kan påverka den är viktigt för att må bra på jobbet.

Enkäter identifierar problem

I ett kontor på sjätte våningen sitter Nils
Eriksson som tar hand om medarbetarenkäterna, ett av de fyra delprojekten. Han beskriver NMI, nöjd medarbetarindex, som »chansen att du visslar på väg till jobbet«. 

– Syftet med NMI är att identifiera utvecklingsområden för att reducera stress, säger han. Undersökningarna fungerar som en input i arbetsmiljöarbetet. Vi kartlägger hur arbetssituationen ser ut, letar efter vad som behöver förbättras och utvecklar arbetet därefter.

Undersökningarna har visat att hög arbetsbelastning är ett återkommande problem. Ledarskapet, konflikter med kollegor, svårigheten att hinna med både undervisning och forskning och stressen av en tidsbegränsad anställning är andra faktorer.

Ständigt tillgängliga via mejl

Nils Eriksson sneglar mot datorn på sitt arbetsbord och säger att det finns ett problem med tekniken. Lärare är i dag konstant tillgängliga via mejl. För tio år sedan fick studenterna masa sig upp och knacka på dörren om de hade en fråga. Nu skickar de bara ett mejl. Men 200 studenter, med en mejlfråga var, blir väldigt mycket jobb.

– Lärare har mer att göra nu, men de har inte mer tid än förr, säger han.

En del institutioner försöker lösa problemet genom att ta fram förhållningsregler för när lärarna ska vara tillgängliga eller genom att sätta av specifik tid för att svara på mejl.

Medarbetarenkäterna löser inte i sig själva några arbetsmiljöproblem, men de ger en bild av vad som behöver åtgärdas, säger Nils Eriksson – och konstaterar att allt inte heller går att förebygga.

Men målet att halvera långtidssjukskrivningarna har uppnåtts, de är nu strax under två procent av den totala arbetstiden. Stressrelaterade sjukdomar har minskat och företagshälsovården har ökat det förebyggande arbetet.

På frågan om han är nöjd med resultatet av arbetsmiljöprojektet svarar den förre personalchefen Johnny Karlsson lite tvekande.

– Ja… Men man får ju aldrig ge sig. Det är ett kontinuerligt, långsiktigt arbete. Det här projektet var en punktinsats, men det varade så pass länge att den fortfarande ger effekt.