Personligheten allt viktigare

Som ST Press visade i förra numret är de statligt anställda synnerligen välutbildade – sju av tio på Arbetsgivarverkets område har eftergymnasial utbildning. Högskola är ett måste för allt fler statliga tjänster. För många arbetsgivare är det också viktigt med tidigare erfarenhet från statlig verksamhet.

Men utbildning och erfarenhet är inte nog. Dina personliga drag, talanger och förmågor väger minst lika tungt om du ska få jobb i staten.

Vilka »mjuka« förmågor som efterfrågas varierar förstås med arbetsplats och tjänst.

Men en gemensam nämnare för så olika myndigheter som Folkhälsoinstitutet, Arbetsförmedlingen och Regeringskansliet är samarbetsförmåga.

– Men det skriver vi inte i annonsen, det blir för klyschigt, säger Gunilla Edgren Nybom på utbildningsdepartementet. Vi förutsätter att man har det.

Under anställningsintervjuerna ställer hon och hennes kollegor många frågor på temat, om situationer där samarbetsförmågan satts på prov och hur man löste dem.

På utbildningsdepartementet finns inte plats för ensamvargar, understryker personalhandläggaren Carl-Johan Nordahl.

– Man ska vara en teampersonlighet. Man »äger« inte sin fråga här.

Beslut ska stämmas av

Carolina Östgren, nybliven departementssekreterare på utbildningsdepartementet, minns att hon under intervjun fick frågan om det händer att hon fattar beslut utan att först förankra det.

– Här ska man alltid stämma av med alla berörda innan man tar ett beslut. Men nu när jag jobbar märker jag att det också är viktigt att ta egna initiativ.

Även personalstrategen Sari Hammarberg på Arbetsförmedlingens huvudkontor ser samarbetsförmåga som en av de viktigaste kompetenserna när en arbetsförmedlare ska rekryteras.

– Det är väsentligt både i förhållande till kollegorna i arbetslaget och gentemot de arbetssökande.

Viktigt kunna kommunicera

En annan tungt vägande merit är god förmåga att kommunicera. Exempelvis måste en arbetsförmedlare kunna förmedla information till människor som kanske är i kris, och lämna negativa besked på ett bra sätt. Det kräver också personlig mognad.

– Man måste kunna skilja mellan professionen och privatpersonen.

På Folkhälsoinstitutet och i Regeringskansliet sätts kommunikationsförmågan på prov när handläggarna ska hålla muntliga presentationer eller skriva om komplexa frågor på god svenska.

– Det talades mycket om min skrivförmåga under anställningsintervjun, berättar utredaren Carolina Nordlinder på Folkhälsoinstitutet. Det hade varit svårt att få jobb om jag inte haft min uppsats som stilprov.

I Regeringskansliet ägnar departementssekreterarna en stor del av sin arbetstid åt att författa propositionstext.

– Vi tittar noga på hur de sökande formulerat sin ansökan. Vi tar alltid minst två referenser, bland annat om skrivandet, säger Carl-Johan Nordahl.

Men nu ska Regeringskansliet införa ett formulär för jobbansökningar, och Carl-Johan Nordahl befarar att det kan bli svårare att värdera kandidaternas skrivförmåga.

– Det finns en risk att friheten att formulera sig minskar.

För att passera nålsögat till ett jobb i Regeringskansliet eller på Folkhälsoinstitutet krävs också att man är flexibel och klarar att arbeta under stress.

– Det de verkligen tryckte på var att man skulle kunna hålla flera bollar i luften samtidigt, säger Carolina Östgren på utbildningsdepartementet. Exemplet var att jag hamnat i en omöjlig situation där jag måste göra två saker samtidigt, för att något brådskande kommer emellan.

Carolina konstaterade för sig själv att det egentligen inte fanns något svar på frågan. »Man kan inte klona sig.«

– Jag minns inte vad jag sa, men jag tänkte att man måste kunna lämna ifrån sig något som inte är perfekt, bara det är tillräckligt bra.

Hon fick också frågan hur hon är i en förhandling. Efter att de vridit och vänt på temat en stund sade hon till slut att hon tror på rationella argument.

– Men jag vet inte om det var rätt svar! Här kan man nog se att den som är starkast vinner.

Ska gilla förändringar

På Arbetsförmedlingen är det delvis andra personliga egenskaper som är i fokus inför en anställning. En arbetsförmedlare ska gilla förändringar, framhåller personalstrategen Sari Hammarberg.

– Vi är en politiskt styrd organisation där det sker täta och snabba förändringar.

Ett annat karaktärsdrag som Arbetsförmedlingen värderar högt är mål- och resultatorientering. Det gäller att få igång den arbetssökande och rikta in sig på lösningar. Förmedlarna har också tydliga, givna mål i arbetet. Det kan exempelvis vara att besöka arbetsgivare två gånger i veckan.

– Man måste vara bekväm med det. Det här är ett väldigt styrt arbete, säger Sari Hammarberg.

På det statliga bolaget Svevia, tidigare Vägverket Produktion, är värderingar väsentliga när man ska rekrytera.

– Vi har en värdegrund som vi talar om under intervjuerna. Den visar vilka förväntningar vi har på alla medarbetare. Vi har även klargjort vilka förväntningar vi har på våra ledare, berättar HR-specialisten Eva Karlsmyr.

Inställningen till jobbet har blivit allt viktigare, anser hon. Utvecklingen mot ett tjänstesamhälle innebär att relationer kommer mer i fokus, och Svevia verkar på en konkurrensutsatt marknad.

Alla bär på varumärket

– Alla medarbetare är varumärkesbärare. Förr kunde man kanske gå och muttra, men nu måste man ha en annan
approach.

Den information om kandidaterna som kommer fram i ansökan, under intervjuer och vid referenstagning struktureras på olika sätt av rekryterarna. Sammanställningarna kan komma till användning även i efterhand. På statliga myndigheter – utom inom Regeringskansliet – går det att överklaga tjänstetillsättningar. Då gäller det att ha på fötterna när de sökandes meriter granskas av Statens överklagandenämnd.

Arbetsförmedlingen har en intervjumall som kan användas för poängsättning av formella och informella meriter; »förtjänst och skicklighet«, som det står i Anställningsförordningen. Poängbedömningen har kommit till användning även i fall där människor överklagat på »mjuka« grunder.

– Vi får förhoppningsvis rätt om vi har använt mallen på rätt sätt, och vi har en gemensam definition på exempelvis samarbetsförmåga, säger Sari Hammarberg.

I definitionen ingår bland annat att man relaterar till andra på ett lyhört och smidigt sätt, löser konflikter konstruktivt, tar initiativ till samarbete samt ser och bekräftar andras förmågor.

Strukturerade protokoll

Folkhälsoinstitutet i Östersund har också haft nytta av det strukturerade protokoll som man använder vid rekryteringar. Vid två tillfällen har det hänt att tillsättningar av utredare överklagats.

– De som överklagade upplevde att de hade bättre formella meriter, men vi värderade de mjuka delarna lika högt, säger institutets personalchef Jan Kallin.

Även information som kommer fram vid referenstagning förs till protokollet, såsom att personen inte är så lätt att samarbeta med.

Överväger att införa skrivprov

Tester används i allt högre utsträckning för att fördjupa beslutsunderlaget vid anställningar. När Svevia ska hitta en ny chef börjar man ibland med ett kort självskattningstest, som används som stöd under intervjuerna. Om det gäller en hög chefsposition kan det bli ett längre test.

Även Arbetsförmedlingen har använt sig av korta tester. Och på utbildningsdepartementet har man övervägt att införa någon form av skrivprov, till exempel att snabbt sammanfatta en text.

– Många sökande är inte så bra på att skriva, noterar departementets personalchef Gunilla Edgren Nybom.

Bevakar de »mjuka« frågorna

På Folkhälsoinstitutet har tester hittills bara använts när rekryteringsföretag gått in vid chefsrekryteringar, men personalchefen Jan Kallin skulle för sin del gärna se att möjligheten utnyttjades mer. Enligt Jan Kallin är dock många medarbetare kritiska till personlighetstester.

– De är skeptiska till material som inte är vetenskapligt prövat. Vad man än kommer med skulle folk säga »och vilken grund finns det för det?«. Det faller inte i god jord.

Så åtminstone tills vidare får Jan Kallin nöja sig med att själv delta i anställningsprocessen, och bidra till att de »mjuka« frågorna inte glöms bort för det inomvetenskapliga vid rekryteringar till expertmyndigheten Folkhälsoinstitutet.

– Vi på personalsidan är beteendevetare. Vi kan observera personerna och ställa de mjuka frågorna. Ofta märker de andra det först när de hör svaren.