Kritiserad kontorsmodell vinner mark

”En ny värld, helt enkelt. Ingen kommer kunna klaga på huset, det är sagolikt”.

Året är 2014 och mannen som uttalar sig heter Dan Eliasson. Han är vid den här tidpunkten generaldirektör på Försäkringskassan och beskrivs ha ett nöjt leende på läpparna när han välkomnar Dagens Nyheters reporter till myndighetens huvudkontor vid Telefonplan i Stockholm.

Då, i januari för tio år sedan, har medarbetarna precis flyttat in i det nya aktivitetsbaserade kontoret, som lovordas och beskrivs som ”banbrytande” av den högste myndighetschefen.

Dan Eliasson vet ännu inte att det kommer att klagas – rejält – på kontorsmiljön, där personalen saknar fasta skrivbordsplatser och i stället förväntas växla plats utifrån de arbetsuppgifter som ska utföras.

Vid huvudkontorets officiella invigning är han upptagen med att skåla med andra nyfikna generaldirektörer och företagsledare som lotsas runt bland saccosäckar, löpband och hammockar.

Försäkringskassan må vara först ut bland de stora statliga arbetsgivarna med att gå över till ett aktivitetsbaserat kontor och arbetssätt. Men intresset för konceptet är vid den här tiden mycket stort, enligt Christina Bodin Danielsson, forskare vid Kungliga Tekniska högskolan och docent i arkitektur med inriktning på interaktionen människa–miljö.

Det är nu, under 2010-talet, som det stora genomslaget kommer för kontoren där skrivborden ska lämnas tomma vid arbetsdagens slut. Modellen sprids över världen av stora företag som australiska Macquarie Bank och it-jätten Microsoft och möjliggörs av en accelererande digitalisering.

I Sverige är det i hög grad statliga myndigheter och banker som har anammat konceptet, berättar Christina Bodin Danielsson.

– Statliga arbetsgivare var snabba med att haka på trenden. När Försäkringskassan införde sitt första aktivitetsbaserade flexkontor 2014 så pratade alla om det, säger hon.

Att myndigheterna inte nöjt sig med att prata, utan i stor utsträckning följt Försäkringskassans exempel, bekräftas av en enkätundersökning som Publikt genomfört.

Enkäten, som skickats till statliga myndigheter med fler än 50 anställda, har besvarats av 135 arbetsgivare. Av dem svarar 62 ja på frågan om de har personal som jobbar i aktivitetsbaserade kontorsmiljöer.

Ytterligare nio myndigheter, som inte har aktivitetsbaserade kontor i dag, har beslutat att de ska övergå till en sådan kontorsmodell.

Det är med andra ord ungefär hälften av de svarande myndigheterna som har eller i närtid ska införa någon form av aktivitetsbaserad kontorslösning.

Hur stor del av personalen som berörs varierar. På vissa myndigheter omfattar förändringen alla kontor och samtliga medarbetare. Andra arbetsgivare har endast byggt om enstaka kontor eller valda delar av kontor, där vissa enheter sitter i en aktivitetsbaserad miljö. Det senare är exempelvis fallet på flera lärosäten.

Några stora myndigheter som Arbetsförmedlingen, Polisen och Kriminalvården har rullat ut konceptet i mindre skala, medan en majoritet av medarbetarna på Försäkringskassan, Trafikverket och Skatteverket i dag arbetar aktivitetsbaserat.

Att just statsförvaltningen i så stor utsträckning har valt att satsa på aktivitetsbaserade kontor har tydliga ekonomiska motiv, menar Christina Bodin Danielsson.

– Inom staten drivs intresset av en effektiviserings- och besparingstanke. Politiska direktiv till myndigheterna att spara har lett till att många har infört modellen för att minska lokalkostnaderna, säger hon.

Det här är en bild som delas av flera fackligt förtroendevalda och skyddsombud som Publikt har talat med – även om de ekonomiska incitamenten har varit mer eller mindre uttalade på myndigheterna.

Samtidigt lyfter andra forskare och arbetsgivarrepresentanter fram fler skäl, utöver de ekonomiska, till att verksamheter övergår till aktivitetsbaserade kontor. En vilja att minimera sitt klimatavtryck och en önskan om att lättare kunna anpassa lokalerna när personalstyrkan växer eller krymper är två argument som återkommer.

På Trafikverket, som fick sina första aktivitetsbaserade kontor 2015, var det dock tydligt att det primära målet var att få ned hyreskostnaderna, anser Jerk Wiktorsson, tidigare avdelningsordförande för ST inom Trafikverket.

– Även om arbetsgivaren angav flera skäl, som att vi skulle få bättre kommunikation och öka effektiviteten, så var det rätt uppenbart att det var ett ekonomiskt projekt. Vi skulle spara på kvadratmetrarna, säger han.

Men att enbart se en övergång till ett aktivitetsbaserat kontor som ett flytt- eller inredningsprojekt, där överyta och kostnader snabbt kan skalas bort, är att underskatta projektets komplexitet, menar flera forskare.

På senare år har det gjorts flera studier och utvärderingar av olika aktivitetsbaserade kontor, men 2014 och 2015 då Försäkringskassans och Trafikverkets nya arbetsplatser stod klara fanns det mycket lite forskning för organisationerna att luta sig mot.

Inom Trafikverket var kunskapsbristen ett faktum, menar Bo Johansson, arbetsplatsstrateg på myndigheten.

– Trafikverket hade en låg beläggningsgrad på kontoren och valde därför att se över sina lokaler och övergå till ett aktivitetsbaserat koncept. Samtidigt saknades en insikt om behovet av olika miljöer för olika typer av arbete, både hos ledningen och medarbetarna. De kontor som stod klara 2015 blev därför inte bra, utan fick stark kritik, säger han.

Trafikverkets kontorsomvandling följdes av forskare vid Högskolan i Gävle, som bekräftar det missnöje som Bo Johansson beskriver.

Enkätundersökningar efter kontorsflyttarna visade att möjligheten till koncentration försämrats. Medarbetarna kände sig mindre produktiva och tyckte inte att de nya kontoren förbättrade möjligheterna till samarbete och interaktion.

Kritiken från personalen ledde till att myndigheten delvis byggde om sina nya kontor redan efter ett par år. Samtidigt omarbetade Trafikverket sitt kontorskoncept inför kommande lokalprojekt, exempelvis lades flera olika miljöer och zoner till. Myndigheten tog också fram en strategi för att förbereda medarbetarna inför flyttarna och förändringen av arbetssätt genom utbildningsprogram och workshoppar.

Det var ett arbete som gav resultat, enligt Eva Bergsten, doktor i arbets- och miljömedicin och en av forskarna i Gävle som har följt Trafikverkets kontorsövergång. Hon konstaterar att de anställda som flyttade in i aktivitetsbaserade kontor 2017 och 2018 var mer nöjda än de som hade bytt kontor 2015.

– Medarbetare som engagerat sig i processen var också mer positiva än de som inte hade deltagit i föreläsningar och aktiviteter. Det visar att det är väldigt viktigt med kommunikation och att involvera medarbetarna under förändringen, säger hon.

Även på Försäkringskassan fanns det ett utbrett missnöje bland personalen på myndighetens första aktivitetsbaserade kontor.

I en enkätundersökning från 2018 svarade inte mer än en tredjedel av medarbetarna att de var positiva till den nya arbetsmiljön. Endast en fjärdedel upplevde att den fysiska miljön och det nya aktivitetsbaserade arbetssättet mötte deras behov i det dagliga arbetet. De vanligaste problemen var överhörning vid telefonsamtal och en oro att störa kollegor.

Resultatet ledde till ett omtag också på Försäkringskassan. I stället för att rulla ut identiska kontorskoncept på alla orter beslutade myndigheten att i högre grad anpassa projekten till de lokala behoven, enligt Joakim Lindström, HR-specialist på Försäkringskassan.

Utöver beläggningsmätningar gör Försäkringskassan i dag även kartläggningar av medarbetarnas faktiska arbetsuppgifter på respektive kontor när arbetsplatserna planeras, berättar han.

– De kontor som vi gör nu är mycket bättre. Vi har lärt oss mycket om planeringen av aktiva ytor och fokusytor, vilka rum som behövs och hur vi kan arbeta med ljudabsorbering, säger Joakim Lindström.

STs huvudskyddsombud på Försäkringskassan, Emma Erak, håller med om att en del förbättringar har skett. De enskilda rummen och de avskärmade arbetsplatserna har till exempel blivit fler. Trots det är ljudnivån i de öppna landskapen fortsatt problematisk, anser hon.

– Utvecklingen av kontoren har gått framåt, men inte tillräckligt snabbt. Vi måste kunna göra koncentrationskrävande arbetsuppgifter på våra arbetsplatser och då måste ljudmiljön bli bättre, säger Emma Erak.

Att medarbetare blir störda och har svårt att utföra fokusarbete är ett återkommande resultat i studier av aktivitetsbaserade kontorsmiljöer, enligt Maral Babapour Chafi, utvecklingsledare vid Institutet för stressmedicin och adjungerad forskare vid Chalmers tekniska högskola.

Men det betyder inte att alla upplever en bestående försämring av arbetsmiljön eller att missnöjet är lika stort i alla grupper, understryker hon. De medarbetare som har ett varierande och mötesintensivt jobb är exempelvis generellt sett mer nöjda än de som i stor utsträckning har koncentrationskrävande arbetsuppgifter.

En annan faktor som har stor betydelse för upplevelsen av det nya aktivitetsbaserade kontoret är vad medarbetarna jämför med. De som upplever den största försämringen är anställda som tidigare har haft cellkontor – även om det finns studier som tyder på att de vänjer sig och blir mer positivt inställda till det aktivitetsbaserade kontoret med tiden.

Har man däremot arbetat i öppet kontorslandskap behöver inte kontorsbytet kännas som ett nedköp, enligt Maral Babapour Chafi.

– De medarbetarna kan vinna på en flytt till ett aktivitetsbaserat kontor, om det innebär att de får tillgång till flera olika typer av miljöer. Men ska upplevelsen vara positiv kan det inte bara vara mer eller mindre öppna ytor, utan då måste behovet av avskilda rum verkligen tillgodoses, säger hon.

Ska arbetsgivaren lyckas med detta och skapa aktivitetsbaserade kontorsmiljöer som även stödjer kognitivt krävande arbete krävs en gedigen analys av den egna verksamheten och personalens arbetsuppgifter, menar Maral Babapour Chafi.

I det planeringsarbetet behöver man ta höjd för stora variationer i behoven – både inom och mellan olika arbetsgrupper, framhåller Viktoria Wahlström, som är forskare vid institutionen för folkhälsa och klinisk medicin vid Umeå universitet. Utformas lokalerna i stället utifrån ett genomsnitt, där behoven hos ett stort antal medarbetare slås samman och där arbetsgivaren stirrar sig blind på medelvärden, riskerar man att hamna snett, menar hon.

– Då får man en kontorsmiljö som kan fungera för en del, men som inte kommer att fungera alls för andra. Lägger man huvuddelen av arbetsplatserna i öppna landskap kommer vissa grupper, till exempel de som har koncentrationskrävande arbetsuppgifter, att få svårare att producera, säger Viktoria Wahlström.

Att arbetsgivarna ser och tar hänsyn till de medarbetare som har behov av anpassningar redan i skissarbetet ser hon som avgörande för att arbetsmiljön ska bli bra för alla.

– Har jag till exempel en neuropsykiatrisk diagnos som gör att jag behöver sitta själv, så är det inte ett problem så länge det finns tillräckligt med enskilda rum. Men saknas det sådana rum, så blir det problem, säger Viktoria Wahlström, som dock inte känner till några studier som fokuserat på hur personer med funktionsnedsättningar upplever aktivitetsbaserade kontor.

De arbetsgivarrepresentanter som Publikt talat med uppger att de har rutiner för att möta individuella behov och göra anpassningar, ofta i samråd med företagshälsovården, när det krävs. Exempelvis kan medarbetare få personliga arbetsplatser eller dedikerade rum, om de har svårt för distraktioner i det öppna landskapet eller har tunga ergonomiska hjälpmedel som är besvärliga att flytta runt.

Joakim Lindström på Försäkringskassan tycker att myndigheten lyckats väl i det arbetet.

– Behöver du till exempel en personlig specialstol så får du en sådan, som du flyttar med dig på kontoret och förvarar på en särskild stolsparkering. Behöver du en egen arbetsplats, så ska vi tillgodose det också. Det har inte varit ett problem att de inte räcker till, säger han.

Men Emma Erak, huvudskyddsombud på Försäkringskassan, delar inte den bilden.

– Det här är inte en utformning av lokalerna som passar alla. Jag tycker att kontorsmiljön begränsar chefers möjligheter att göra anpassningar och rehabilitera personal, till exempel när det är ont om tysta rum, säger hon.

Emma Erak tycker också att det kan vara svårt för medarbetare, fack och skyddsorganisationen att veta vart de ska vända sig när det krävs förändringar av kontoren. De närmsta cheferna saknar ibland förutsättningarna att ta sitt arbetsmiljöansvar fullt ut, eftersom de har begränsade möjligheter att besluta om kompletterande inköp eller kostsamma justeringar av lokalerna, menar hon.

Generellt behövs ett tydliggörande och en omorganisering av det systematiska arbetsmiljöarbetet när en arbetsplats inför aktivitetsbaserade kontor, anser Viktoria Wahlström. Annars riskerar det att bli oklart vem som är ansvarig för – och har mandat att ta beslut om – gemensamma ytor, som flera arbetsgrupper delar på.

Hon påpekar också att aktivitetsbaserade kontor medför en förskjutning av ansvaret för arbetsmiljön till medarbetarna, som varje dag måste ställa in sina arbetsplatser på egen hand.

– Över tid finns risken att man börjar småslarva med justeringar av stol, bord och skärm. Därför rekommenderar vi att man utbildar personalen så att de kan ta det här ansvaret, säger Viktoria Wahlström.

Hon betonar även vikten av att arbetsgivarna inser att justeringar av kontoret behöver göras löpande för att säkerställa att miljön stödjer arbetet och att det aktivitetsbaserade konceptet därför i sig kräver resurser.

Viktoria Wahlström får medhåll av forskarkollegan Christina Bodin Danielsson, som dock anser att det är vanligt att arbetsgivare som inför aktivitetsbaserade kontorskonceptet slarvar med detta och tar genvägar. Ska arbetsmiljön bli bra krävs stora möjligheter till variation, gott om stödmiljöer och ett tydligt ledarskap som tar tillvara den kunskap som finns. Men här märks tydliga brister, anser Christina Bodin Danielsson.

– Söker man inte kunskap, utan bara sätter upp en lapp där det står ”tyst zon” så blir begreppet bara en plattityd. Miljöerna måste verkligen skilja sig åt, men tyvärr har ledningar i många fall inte mäktat att styra processen och göra det här på rätt sätt. Man hänvisar till forskningen men gör sedan tvärt emot, säger hon.

Även Maral Babapour Chafi ser i många fall brister i planeringen av aktivitetsbaserade kontor. Hon menar att det finns en tendens att arbetsgivare i hög grad kopierar andra arbetsplatsers design – ofta med stora öppna ytor och lounger – snarare än att lära av andras misstag och planera kontoret utifrån de egna behoven.

– Tyvärr går många organisationer på studiebesök hos varandra och inför sedan likartade kontorslösningar. Men det blir fel. Det aktivitetsbaserade konceptet har stor potential, men ska det bli bra måste man utgå de lokala behoven. Den insikten saknas dessvärre ofta, säger hon.

När Mälardalens universitet i mitten av 2010-talet planerade sitt nya aktivitetsbaserade campus i Eskilstuna ansåg skyddsorganisationen att det fanns viktiga lärdomar att dra från ett liknande byggprojekt vid Malmö universitet. Där hade en uppföljande studie av en flytt till aktivitetsbaserade arbetsplatser i Niagarahuset 2015 visat på ett stort missnöje med arbetsmiljön. Men i stället för att hörsamma personalens oro inför nybyggnationen upprepades misstagen från lärosätet i Malmö, menar Eduardo Medina, huvudskyddsombud vid Mälardalens universitet.

Han hänvisar till en nyligen sammanställd enkätstudie, som visar att en stor del av personalen vid campuset i Eskilstuna upplevt tydliga försämringar av arbetsmiljön efter flytten. När mätningen gjordes våren 2022 besvärades fler medarbetare av ljud, de tysta rummen ansågs vara för få och ergonomin, den sociala gemenskapen och arbetstillfredsställelsen upplevdes ha blivit sämre.

Susanna Toivanen är en av forskarna som har följt de två lärosätenas flyttar till aktivitetsbaserade arbetsplatser. Hon konstaterar att resultaten från Eskilstuna och Malmö ligger i linje med varandra.

– Även om varje flytt är unik så är resultatet och slutsatserna i stort sett desamma. I Eskilstuna sjönk andelen som ansåg att kontorsmiljön bidrog positivt till att man kunde utföra sitt arbete från 74 procent till 21 procent. Det är alarmerande, säger hon.

Enkätundersökningen visar också att andelen medarbetare som jobbar hemifrån ökat markant i Eskilstuna, något som huvudskyddsombudet Eduardo Medina tror beror på ett starkt missnöje med att inte ha en fast arbetsplats på jobbet.

– Många medarbetare mår inte bra och gör inte mer än nödvändigt på arbetsplatsen, utan jobbar hellre hemma, säger han.

Peter Liljenstolpe, campuschef vid Mälardalens universitet, beklagar att så många medarbetare upplever brister i arbetsmiljön och understryker att arbetsgivaren gjort flera justeringar och ommöbleringar av lokalerna utifrån deras synpunkter. Enligt honom var det svårt för lärosätet att hinna tillgodogöra sig erfarenheterna från Malmö eftersom planeringen av campuset i Eskilstuna, som byggstartade 2017, redan var långt gången när Niagarahuset var inflyttningsklart 2015.

I Malmö byggdes lokalerna delvis om efter kritiken, men det är inte aktuellt i Eskilstuna, enligt Peter Liljenstolpe. Däremot tycker han att det finns anledning att vara självkritisk inför en kommande ombyggnation av universitets campus i Västerås.

– Vi har fått ett solklart medskick från Eskilstuna. Vi måste omhänderta olika individers och gruppers behov bättre. Jag tycker inte att vi ska göra ett renodlat aktivitetsbaserat koncept i Västerås, utan att vi ska ha någon form av mix av personliga och flexibla arbetsplatser, säger Peter Liljenstolpe.

Huruvida en ökad andel distansarbete i Eskilstuna hänger samman med missnöje med arbetsmiljön tycker han dock är svårt att säga. Även i Västerås, där personalen främst har cellkontor, ekar många arbetsplatser tomma efter pandemin, framhåller han.

Publikts enkätundersökning visar att flertalet statliga arbetsplatser, likt Mälardalens universitet, har övergått till aktivitetsbaserade kontor under och efter pandemin, 2020–2023, samtidigt som distansarbetet har fått ett brett genomslag inom staten.

Att hybridarbete har blivit vanligare kan påverka upplevelsen av – och förväntningarna på – de aktivitetsbaserade kontoren, tror experter och myndighetsföreträdare som Publikt talat med.

Flera av forskarna menar att acceptansen för kontorsmodellen kan ha ökat när koncentrationskrävande arbete i högre grad kan utföras i lugn och ro i hemmet. Samtidigt kan förståelsen för att arbetsgivare inte erbjuder alla anställda personliga arbetsplatser ha vuxit, när skrivbord på kontoren står tomma flera dagar i veckan.

Men på Skatteverket, vars första aktivitetsbaserade kontor stod klart i januari 2021, tror huvudskyddsombudet Anders Pettersson Klein att hybridarbetet tvärtom kan ha försvårat övergången till ett aktivitetsbaserat arbetssätt. De som uppskattar att jobba på distans – och som vill göra det i större utsträckning än vad Skatteverkets riktlinjer medger – har svårt att förstå varför de ska åka till kontoret flera dagar i veckan och jobba aktivitetsbaserat, berättar han.

– Efter pandemin när man sett fördelarna med distansarbetet, och när den egna arbetsplatsen på kontoret har försvunnit känner sig en del besvikna. Vissa medarbetare förstår inte syftet med de här förändringarna. Här har arbetsgivaren en utmaning att förklara varför vi har gjort om kontoren och vad vi ska ha kontoren till, säger Anders Pettersson Klein.

På Försäkringskassan och Trafikverket anser fackliga företrädare att distansarbetet löst en hel del av de problem som kontoren tidigare drogs med. Trängsel och en ständig jakt på lediga arbets- och mötesrum förekommer exempelvis sällan i dag. Samtidigt menar de att medarbetare fortsatt upplever svårigheter att hitta och jobba nära sina närmsta kollegor.

STs avdelningsordförande på Trafikverket, Mikael Sandberg, tycker att den sociala gemenskapen har försvagats på arbetsplatserna. Det beror delvis på distansarbetet, men även på lokalernas utformning, menar han.

– Det är inte lika lätt att bygga relationer när man ska byta plats och sitta i stora landskap. Hade jag haft ett cellkontor hade jag hejat på alla i min korridor och lärt känna de nya som flyttat in. Nu vet jag inte vilka alla är som passerar mig under en arbetsdag och om jag har skäl att introducera någon ny, säger han.

Emma Erak, STs huvudskyddsombud på Försäkringskassan, tror att förväntan på personalen att flytta runt och det faktum att enheterna inte får ha fasta hemvister, där de närmsta kollegorna kan samlas, gör det svårare för Försäkringskassan att locka medarbetarna till kontoren.

– Den främsta anledningen till att folk vill arbeta på kontoren är att de vill träffa sina kollegor. För att man ska trivas tycker vi att det är viktigt att man kan få sitta med sitt team på en utsedd yta på kontoret, men det har vi inte fått igenom, säger Emma Erak.

HR-specialisten Joakim Lindström har förståelse för att medarbetarna vill sitta med sina närmaste arbetskamrater och berättar att många på myndighetens större kontor samlas enhetsvis om morgnarna vid bestämda ”utgångspunkter”. Däremot vill arbetsgivaren inte öronmärka arbetsplatser till varje enhet.

– Man kan inte säga att ”på de här arbetsplatserna sitter bara vår enhet” för då skapas hinder och gränser som försvårar det aktivitetsbaserade arbetssättet. Men i praktiken sitter många enheter ofta på samma platser och det fungerar bra. Men allting på kontoret är allas, säger han.

Vad medarbetarna på Försäkringskassan tycker om de aktivitetsbaserade kontoren i dag kan han inte svara på. Någon ny övergripande enkätundersökning har inte gjorts sedan 2018.

Emma Eraks bild är att de anställda har accepterat myndighetens vägval och gett kontoren ett slags tyst godkännande. Även på Trafikverket upplever Mikael Sandberg att medarbetarna i allmänhet har vant sig vid konceptet, även om det inte uppskattas av alla.

I dag är de båda fackligt förtroendevalda mest oroade över att myndigheterna, som pressas av snabba kostnadsökningar och sparbeting, återigen ska se krympta kontor som en enkel väg att kapa sina kostnader. Några sådana beslut har inte fattats av myndighetsledningarna, men ligger i farans riktning, menar de.

– Vårt budskap är att arbetsgivaren inte ska ha för bråttom med att minska antalet kvadratmeter. Självklart ska man värna skattekronorna, men går man för snabbt fram finns risken att det blir galet, säger Mikael Sandberg.