För många och för långa
De flesta svenskar tillbringar ungefär en arbetsdag i veckan på möten, bedömer kommunikationskonsult Eva Engström Dray. I sämsta fall kan det vara bortkastad tid.
Många jobbmöten har otydligt syfte och stjäl vår tid, anser Eva Engström Dray, som är konsult på företaget Nordisk kommunikation och håller utbildningar om effektiva möten.
– Det har blivit vanligare att man har fler möten än vad som behövs. Och om det är oklart vad man vill uppnå med mötet bjuder man ofta in fler än nödvändigt.
Ett annat problem som Eva Engström Dray noterat i offentlig sektor är att arbetsplatsträffarna tycks ha blivit sämre.
– Över tid har de förvandlats från dialog och delaktighet till en massa informationspunkter man behöver avverka. Många börjar inse att det inte skapar engagemang och mening.
Varierade mötesformer ökar delaktigheten, tror hon.
– Ståuppmöten kan vara bra för korta avstämningar. För kreativa möten är dialogcafé en spännande modell. Man samtalar först i små grupper och sedan i större. På så sätt kommer alla till tals, även de som inte brukar säga så mycket.
8 tips för en bra möteskultur
- Fråga dig om mötet verkligen behövs.
- Kom i tid, avsluta i tid.
- Bestäm spelregler för mobiler och datorer.
- Ägna mötet åt dialog, inte information.
- Variera mötesformen utifrån mötets karaktär.
- Placera stickspår i diskussionen på en »parkeringsruta« till ett annat möte.
- Avsluta med utvärdering.
- Se till att det finns »ställtid« före nästa möte.
Tipsare: Eva Engström Dray
Resfritt vinner mark på myndigheter
Nitton statliga myndigheter som vill minska på tjänsteresorna deltar i nätverket REMM, Resfria möten i myndigheter. »Målet är att var femte resa ska ersättas av ett resfritt möte«, säger projektledaren Ulf Pilerot från Trafikverket. På hemsidan remm.se finns en handledning för andra som vill minska resandet. Ett särskilt tekniknätverk har föreslagit lösningar på tekniska hinder när myndigheter ska ha gemensamma möten.
App räknar ut kostnaden
Det finns flera appar till din telefon som kan användas som argument mot möten som drar ut i det oändliga. De bygger på att du knappar in antalet deltagare, sedan mäter appen kostnaden för mötet sekund för sekund.
30 procent
30 % av de anställda på riksbanken svarade i en enkät att de anser att jobbmötena tar mer energi än de ger. Varannan tycker att mötena saknar tydliga mål.