Viktigt att ta vara på utvecklingssamtalet
De flesta anställda har återkommande utvecklingssamtal med sin närmaste chef. Det är ett utmärkt tillfälle att resonera om förväntningar och behov – därför är det viktigt att förutsättningarna för samtalet är så goda som möjligt.
- Avtal kan ge riktlinjer
I lagstiftningen finns inget krav på att anställda ska ha utvecklingssamtal med sin chef. I den statliga sektorn slår det centrala kollektivavtalet fast att medarbetare och chef ska ha en fungerande dialog; i en partsgemensam kommentar preciseras att utvecklingssamtal eller motsvarande ska hållas regelbundet, och att de ska ha en koppling till lönesamtalet. På den privata sidan är frågan reglerad i vissa branschavtal. Det kan även finnas överenskommelser i lokala löneavtal eller samverkansavtal.
- Till nytta för bägge parter
Utvecklingssamtalen mellan chef och medarbetare är tänkta att vara till ömsesidig nytta. För den anställde är det ett tillfälle tala om sin roll och utveckling samt ge återkoppling till chefen. För chefen är det ett tillfälle att tala om verksamhetens mål och medarbetarens prestation, samt få bättre inblick i arbetssituationen.
- Viktigt med struktur
Utvecklingssamtal hålls oftast bara en eller två gånger per år, så det är viktigt att de har en tydlig och genomtänkt struktur. Ta reda på om din arbetsplats har en mall för hur samtalen ska genomföras. Både chef och medarbetare bör förbereda sig och tänka igenom de olika aspekterna, så att inget viktigt glöms bort. Samtalet kan utmynna i en konkret utvecklingsplan för den anställde.
- Lyssna noga på varandra
Experter rekommenderar att utvecklingssamtal hålls i en miljö där det går att tala ostört, på en plats som upplevs som neutral – vilket till exempel innebär att det inte är så lyckat att träffas på chefens rum. Ett lyssnande förhållningssätt är viktigt, så att båda parter förstår varandras perspektiv.
- Undvik att prata lön
De flesta arbetsplatser genomför utvecklingssamtal och lönesamtal vid skilda tillfällen. Om lönefrågan ska tas upp vid utvecklingssamtalet kan det göra det svårare för den anställde att lyfta brister i den egna kompetensen, utvecklingsbehov och svårigheter. Samtalet är dock en möjlighet att ställa frågan om vad som krävs för att få en högre lön. I ett senare lönesamtal kan chefen värdera den anställdes prestationer utifrån mål som satts i utvecklingssamtalet.
- Samtalet bör dokumenteras
Normalt sker någon form av dokumentation av utvecklingssamtalet – som stöd för minnet och för att möjliggöra uppföljning. Noteringarna kan innehålla en utvecklingsplan: kommande arbetsuppgifter, utvecklingsområden och formell kompetensutveckling, när olika förändringar ska genomföras och vem som ansvarar för vad. Om det inte går att dokumentera fullt ut under samtalet, till exempel under en promenad, kan det göras i efterhand.
Bra samtal kan göra medarbetare mer nöjda
Som medarbetare kan det kännas svårt att vara ärlig i utvecklingssamtalet eftersom man befinner sig i en beroendeställning till chefen. Forskningsstudier av bland andra Aslaug Mikkelsen vid Universitetet i Stavanger tyder på att samtalets kvalitet är viktig för vilka effekter det får. En tydlig samtalsprocess och en hög delaktighet från medarbetarens sida kan leda till att samtalet upplevs som mer rättvist. Det finns indikationer på att bra utvecklingssamtal leder till att medarbetaren blir mer tillfredsställd med sin arbetssituation, mer motiverad och mer engagerad i verksamheten.
