Insynen en hörnsten i Sveriges demokrati
Grundregeln är att alla har rätt att ta del av myndigheternas allmänna handlingar. Att allmänheten har insyn i offentlig förvaltning och hur skattepengar används betraktas som en hörnsten i den svenska demokratin.
I Sverige har det funnits en offentlighetsprincip sedan 1766. Medborgarnas rätt att ta del av allmänna handlingar regleras i tryckfrihetsförordningen, medan reglerna om sekretess finns i offentlighets- och sekretesslagen. De lagarna måste varje tjänsteman ha kunskap om, betonar yttrandefrihetsexperten Nils Funcke. Men att värna rätten till insyn är också en kulturfråga, menar han:
– Om inte den grundläggande inställningen och den positiva attityden finns på myndigheterna – då blir det lätt att man missköter sig.
Nils Funcke berättar att han sett exempel – inte sällan då chefer plockats in från det privata näringslivet – där det suckats över kravet på att lämna ut allmänna handlingar. Men att utlämna en allmän handling ska inte ses som något som tar tid från verksamheten, utan är en del av själva kärnuppdraget, menar han.
– Alla tjänstemän behöver inse att regeln inte bara är till för krångliga personer eller ivriga reportrar. Den är för alla, och innebär ett stöd för verksamheten. Det är genom att vara transparent som man kan hushålla med tilliten från medborgarna.
En myndighet ska lämna ut allmänna handlingar »skyndsamt«. Normalt bör besked ges samma dag.
För att offentlighetsprincipen ska fungera bra är det viktigt med tydliga rutiner för hur inkomna handlingar hanteras, påpekar Nils Funcke. Han lyfter fram att diarierna ska vara lätttillgängliga, och att alla tjänstemän ska veta vad de ska lämna ut och inte.
Digitaliseringen har gjort utlämnande av allmänna handlingar enklare på många sätt.
– Men det finns en risk att tjänstemän städar för mycket i sina mejlkorgar och datorer, säger Nils Funcke.
Vad är en handling?
Tryckfrihetsförordningen delar in handlingar i två typer: Den första är »framställningar i skrift och bild«. Den andra typen är en »upptagning« där man bara kan ta del av informationen med hjälp av ett tekniskt hjälpmedel, exempelvis en dator.
Vad menas med »allmän«?
En handling är allmän om den är förvarad, inkommen eller upprättad hos en myndighet. Det gäller exempelvis handlingar som skickats till eller från myndigheten samt beslut och protokoll.
Sekretess ska vara undantag
Huvudregeln är att allmänna handlingar är offentliga. Men det finns undantag, som regleras i offentlighets- och sekretesslagen. Sekretessen är till för att skydda bland annat rikets säkerhet och enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden.
389 ärenden
389 ärenden om utlämnande av allmän handling registrerades hos Justitieombudsmannen, JO, under 2017. I de flesta fall handlar klagomålen om att en myndighet dröjt för länge med att lämna ut handlingarna.
Begärde ut alla handlingarna
I augusti 2017 kom ett mejl till Länsstyrelsen i Västerbottens län där en person begärde ut alla allmänna handlingar dittills under året. Det rörde sig om 8000 ärenden. Myndigheten började med att ta fram handlingarna från årets två första veckor, vilket tog 120 timmar. Men personen som begärt ut handlingarna dök aldrig upp, rapporterade P4 Västerbotten.
Oläslig leverpastej inte allmän handling
En plastpåse med en skiva leverpastej orsakade bryderi på Länsstyrelsen i Östergötlands län när den damp ned i brevlådan 2007. Det fanns visserligen text på skivan, men den var oläslig. Med hänvisning till lagens formulering att en handling är en »framställning i skrift eller bild« förklarades leverpastejskivan som icke-handling och kastades i soporna.
Tre undanflykter som inte duger
Allmänna handlingar ska utlämnas »skyndsamt«. Justitieombudsmannen, JO, har underkänt flera argument för att vänta med att lämna ut dem. Exemplen kommer från sajten allmanhandling.se.
- »Vi har inte tid just nu.«
Enligt både JO och rättspraxis ska myndigheter normalt lägga andra arbetsuppgifter åt sidan eller ha dimensionerat personalresurserna för att klara kraven i tryckfrihetsförordningen. - »Återkom under expeditionstid.«
Enligt JO är myndigheter skyldiga att lämna ut allmänna handlingar under hela kontorstiden. - »Handlingarna finns hos en medarbetare som inte är här« eller »den som ska besluta om utlämnande är inte i tjänst«.
Tillgången till allmänna handlingar får inte vara beroende av vilka som är i tjänst, enligt flera beslut från JO.
