Frisk miljö – friska människor
Som anställd på CSN i Eskilstuna kan man inte längre beskylla chefen för dåliga beslut, eftersom man själv varit med och fattat dem. Trivseln har ökat och sjukfrånvaron minskat.
Det är bara att kliva på. När Centrala studiestödsnämndens (CSN) lokaler på Smedjegatan 32 byggdes om togs de flesta mellanväggarna bort. Nästan alla dörrar försvann också. Den som arbetade här på Bofors-tiden skulle inte känna igen sitt gamla kontor.
Nu sitter alla anställda – även de tre cheferna – i »öar« av halvöppna kontorslandskap. De olika landskapen binds samman med breda gångar, där taket sänkts en aning för att fungera som ljuddämpare.
Hela inredningen känns ny och fräsch, men det är endast gardinerna som är nya, berättar Gittan Jonsson, platschef på kontoret. Kompletterande möbler och konst har kontorets egen projektgrupp, tillsammans med inredningsarkitekten, plockat ihop från nu nedlagda CSN-kontor.
Trots 60 anställda är det förvånansvärt tyst på de två våningsplanen, utom när det är kaffe- eller lunchrast. Då skrattas och skojas det friskt i det gemensamma fikarummet eller runt de elva mikrovågsugnarna i lunchrummet.
Det har hänt mycket på CSN i Eskilstuna under de senaste två till tre åren. Det hela började med att man fick en ny platschef sommaren 2001.
Gittan Jonsson kom från Eskilstuna kommun, där hon varit skolledare i många år. För henne var det självklart att arbeta med samverkansgrupper. Hon blev därför lite förvånad över att man först nyligen börjat med det på CSN.
–Det var då det. Vi har under resans gång fått mycket hjälp från CSNs centrala personalavdelning. Jag tycker också att vi ganska fritt tillåtits tolka den centrala samverkansmodellen. Huvudsaken är ju att man samverkar på ett naturligt sätt och att det sker kontinuerligt, påpekar Gittan Jonsson.
Alla blir sedda
En del CSN-kontor har arbetsplatsträffar endast en gång i månaden, i Eskilstuna sker det betydligt oftare. Då diskuterar man aktuella frågor och fattar gemensamma beslut. Det är endast beslut om tjänster som inte fattas i grupp.
De 60 anställda är idag indelade i tre arbetslag, som alla har personal från de tre verksamhetsområdena studiemedel, återbetalning och studiehjälp. Varje arbetslag har en chef, som har personalansvaret, men grupperna ansvarar själva för de uppdrag de fått. Gittan Jonsson har ansvar för hela kontoret.
–Det är naturligtvis bra att man som anställd har mer att säga till om när det gäller det egna jobbet, men det är ändå den öppna atmosfären jag värdesätter mest. Förr kunde man gå in på sitt rum, stänga dörren och behövde inte tala med sina arbetskamrater på hela dagen, ifall man inte ville. Nu sitter alla öppet och blir sedda, och jag tror att de flesta mår bra av det, säger Jim Asplund, arbetsplatsombud för ST.
Lagarbete ger telefonfri tid
Varannan vecka har man telefonfritt på förmiddagarna, varannan vecka på eftermiddagarna. Då tar lokalkontoret i Sundsvall samtalen så att arbetslagen i Eskilstuna får arbeta ostörda och även ha sina återkommande samtal/möten, antingen i det egna arbetslaget eller med hela kontoret.
På motsvarande sätt tar kontoret i Eskilstuna hand om telefontrafiken till lokalkontoret i Sundsvall.
–Tidigare hade vi telefonfritt endast en halv dag i veckan. Nu hinner vi arbeta undan mer än tidigare, även om det fortfarande blir körigt vid arbetstoppar, säger Jim Asplund.
Mycket av arbetet på CSN är idag automatiserat. Ungefär 35 procent sker redan maskinellt, resten måste handläggas manuellt. En del skolor är lättarbetade, andra sköter rapporteringen sämre.
Sjukfrånvaron har minskat…
Det märks att de anställda trivs. Den goda stämningen syns även i sjukfrånvarostatistiken: Från 3,86 procent 2003 sjönk den under 2004 till 2,65 procent (för hela CSN från 5,1 till 3,5).
Men Gittan Jonsson vill inte jämföra. Hon anser att det blir missvisande, eftersom förutsättningarna ändrats så mycket.
Endast en person har varit långtidssjukskriven under de senaste tre åren. Det finns inga psykiska diagnoser, utan det handlar om vanliga förkylningar, något fall av magsjuka, en bruten handled och vård av barn. Mest vård av barn. Förra våren anställdes 21 nya medarbetare, vilket ökat antalet småbarnsföräldrar.
De nyanställda har bidragit till en bättre könsfördelning, sänkt medelåldern på kontoret och även fått många av de tidigare anställda att »blomma«, säger Jim Asplund.
… men stressen finns kvar
Trots telefonfri tid är stressen fortfarande påtaglig. En nyligen gjord friskvårdsprofil avslöjar att även många vältränade och kostmedvetna anställda på CSN hade höga kolesterolvärden. Stressbekämpning är något man därför ska arbeta lite extra med under våren.
Som orienterare och flitig motionär gläds platschefen naturligtvis åt att alla anställda utnyttjar sin motionstimme. Den som inte vill gå ut i vinterkylan kan smyga in i det egna lilla gymet. Där finns två motionscyklar, hantlar, mattor, stretchgummiband och annat användbart.
Öppna landskap har gjort det svårare för cheferna att gå runt till de anställda och fråga hur de mår. I stället skickar man nu regelbundet ut ett mail med frågorna »Hur mår du?« och »Är det något du vill ta upp med mig!«
–Märkvärdigare än så behöver det inte vara, försäkrar Gittan Jonsson.
Fakta CSN
o CSN har sammanlagt cirka 1000 anställda. Efter den senaste omorganisationen är de uppdelade på 13 CSN-kontor, där kontoret i Kiruna är ett kundcentrum som i huvudsak tar emot telefonsamtal och e-post.
o Kontoren i Eskilstuna, Sundsvall, Falun-Gävle och Kiruna är så kallade FO-kontor (Första fronten in-kontor). Det är dit samtalen först går. Klarar inte FO-kontoret av ärendet, skickas det vidare till ett BO-kontor (Back office).
o 2003 var sjukfrånvaron på hela CSN 5,1 procent. För hela den statliga sektorn Ekonomi, med drygt 17 000 anställda, var motsvarande siffra 5,5 procent. Andra myndigheter inom samma sektor är bland annat Skatteverket med 5,9 procents sjukfrånvaro, Tullverket 5,1 procent, Konsumentverket 4,6 procent, och Finansinspektionen 2,8 procent.
