Från Excel-dokument till en ny myndighet

17 januari 2018

Vi trycker på ringklockan en trappa upp i huset i Göteborgsförorten Angered. Det dröjer en stund innan en förbipasserande handläggare öppnar. Den nystartade Jämställdhetsmyndigheten har – i alla fall än så länge – ingen reception.

Här är nytt och fräscht i varje kvadratmeter, med glasväggar, sobert gråa textilgolv och färgklickar i orange och rostrött. Människorna är också helt nya, för varandra och i lokalerna.

– Jag gillar verkligen nybyggarandan, det här är en lerklump vi ska forma, säger ST-medlemmen Karl-Johan Nylén.

Han började på sitt jobb som kommunikatör för en dryg vecka sedan, och kommer närmast från Havs- och vattenmyndigheten – där han också var med vid starten, 2011. Här har han inget eget hörn att boa in sig i, eftersom kontoret i Angered är en aktivitetsbaserad arbetsplats. Fast just nu, tillfälligt, har alla kommunikatörerna placerat sig i ett storrum för att lära känna varandra.

Den första veckan var en »torktumlarupplevelse« för kommunikationsavdelningen, säger han. Myndigheten skulle lanseras på webben och i sociala medier, samtidigt som medarbetarna skulle få sina lösenord att fungera och hitta vanligt brevpapper. Dessutom förberedde man den officiella invigningen på fredagen, med besök av jämställdhetsminister Åsa Regnér, S, och landshövdingen Anders Danielsson.

– Jag fick fixa med snittarna.

Veckan innehöll också speeddating, där medarbetarna fick gå runt och presentera sig för varandra på ett par minuter, liksom föreläsningar om aktivitetsbaserade arbetsplatser, den statliga värdegrunden och offentlighetsprincipen.

Generaldirektören Lena Ag berättar att hon stod i dörren den första dagen för att ta emot var och en.

– Jag ville ha ett väldigt varmt välkomnande!

Hon är nöjd med starten.

– Vi hade lite luft i programmet så att man skulle hinna landa, och tekniken har faktiskt fungerat hyfsat. Speeddatingen var fantastisk, folk ville inte sluta.

Enda smolken i glädjebägaren var ett stopp i toaletten.

Utredaren Lisa Lindström har flyttat ända från Luleå för att vara med om att starta Jämställdhetsmyndigheten. Hon har arbetat på Länsstyrelsen i Norrbottens län, som ansvarig för verksamheten kring bland annat mäns våld mot kvinnor.

– Jag hade en fantastisk tjänst och jag älskar snö, men jag ville inte missa den här unika chansen, säger hon. Det känns historiskt.

Kollegan Ida-Maria Linder tar med sig erfarenheter som kommunal jämställdhetsstrateg och arbete med jämställdhetsintegrering på högskolan in i den nya myndigheten.

– Alla frågor som jag har jobbat med har lett fram till starten av Jämställdhetsmyndigheten, som ju har diskuterats i så många år. Om jag inte hade varit med skulle det kännas som att missa festen.

Att Lisa, Ida-Maria, Lena, Karl-Johan och ett fyrtiotal andra är på plats i Angered för att arbeta för jämställdhet beror förstås i grunden på ett politiskt initiativ från regeringen. Men det har också krävt ett års intensivt arbete av en organisationskommitté. Den leddes av Kerstin Alnebratt, föreståndare för Nationella sekretariatet för genusstudier vid Göteborgs universitet.

Våren 2017

Kerstin Alnebratt, Magnus Hedenskog från Försäkringskassan och Anna Aspegren från riksdagsförvaltningen träffades för första gången 9 januari 2017, i Regeringskansliets kommittélokaler i Garnisonen i Stockholm. Regeringen hade under hösten beslutat att inrätta Jämställdhetsmyndigheten och placera den i Göteborg, och de tre utgjorde organisationskommittén och kärntruppen i förberedelserna.

Endast Anna Aspegren hade erfarenhet av att starta en myndighet, men Magnus Hedenskog hade arbetat på en nystartad statlig arbetsplats. De började med att ladda ned Ekonomistyrningsverkets skrift »Myndighet startar – myndighet upphör«. Sedan skapade de ett Exceldokument där de listade alla processer som de kunde överblicka.

– Det var budgetplan, underlag för regleringsbrev, lokal, möbler, personal… en dag i maj var det någon som sa ordet företagshälsovård. Då fick vi lägga in det också, säger Kerstin Alnebratt.

Under de första veckorna skrev kommittén brev till de myndigheter som skulle lämna ifrån sig arbetsuppgifter och kanske även personal till den nya myndigheten. Man bad att få kontaktpersoner och om att få till stånd ett möte.

De skickade även brev till de fackliga organisationerna på central nivå.

– Vi började träffa facken långt innan vi hade något att förhandla om, säger Kerstin Alnebratt. De fackliga företrädarna hade varit med om detta förr, så de har varit en stor källa till kunskap för oss.

Den fackliga närvaron har även fått uppväga att Jämställdhetsmyndigheten ännu inte har några anställda som kan tycka till om exempelvis lokalernas utformning. De fackliga företrädarna har bland annat haft synpunkter på hur gångstråken skulle placeras och hur väggar och ljudabsorbenter kan bidra till en god arbetsmiljö.

ST-ombudsmannen Marie-Therese Gyllhede var representant för ST och Offentliganställdas förhandlingsråd under processen.

– Vi har nog haft runt 15 träffar med organisationskommittén under året, och en rad kontakter via e-post, säger hon.

Hon är nöjd med hur det fungerade.

– Kommunikationen var öppen, tydlig och lyhörd. Och vi hade – med nöd och näppe – tillräckligt med tid.

Kommittén behövde även etablera kontakt med framtida samarbetspartner för Jämställdhetsmyndigheten, som länsstyrelser, Sveriges Kommuner och Landsting och frivilligorganisationer. Dessutom skulle kommittén skriva verksamhetsplan och budget »för en verksamhet som vi inte visste så mycket om«.

Lokalfrågan var en stor arbetsuppgift och akut redan från början.

– Ett år är väldigt kort tid för att hitta och ställa i ordning ett kontor, säger Kerstin Alnebratt. Det finns ingen Statens lokalbank att ringa till och rekvirera en lokal, men vi hade lite tur och fick veta att det skulle vara en mässa för lokaler i Göteborg.

De stegade in på mässan, gick fram till utställarna och sade att »vi ska starta en myndighet men har ingen lokal«.

– Det var inte alla som förstod att vi var seriösa. Många frågade efter vårt lokalprogram, men det hade vi ju inte.

Så småningom hörde en fastighetsförvaltare av sig och kunde erbjuda en nedlagd vårdcentral i förorten Angered.

– De ringde en fredag, och jag var där på måndagen och tittade. Lokalen var väldigt nedgången, men det fanns en stor potential och placeringen var bra, berättar Kerstin Alnebratt.

Efter förhandlingar kunde de skriva kontrakt, i början av maj. Ett omfattande ombyggnadsarbete väntade efter sommaren.

17 oktober 2017

Kontoret är fortfarande en byggarbetsplats. De gamla innerväggarna är rivna och nya rum har skapats med hjälp av glasväggar. Ovanpå inlagda heltäckningsmattor ligger dammig skyddsplast, och i ett konferensrum står en toalettstol och väntar på sin rätta placering.

Suzanne Gyllenswärd har bra koll på bygget. Hon är tillfälligt inlånad från Regeringskansliets förvaltningsavdelning, och visar runt medan hon väjer för sladdar som hänger ned från taket.

– Här ska det bli vilrum, där är ett tyst rum, där är fler toaletter och i hörnet blir det lunchrum med runda bord och soffor.

Glasväggarna och de stora fönstren bidrar till känslan av ljus och luftighet i kontoret, som är hästskoformat och inramar en innergård. Fönsterbågarna är ommålade i ursprungskulören engelskt rött.

Suzanne Gyllenswärd säger att arbetet med Jämställdhetsmyndighetens lokaler varit väldigt roligt, med många snabba puckar. Men det är mängder av detaljer att hålla reda på. I dag har hon lånat en lasermätare från bygglaget för att mäta utrymmena för de 68 beställda förvaringsskåpen. Jämställdhetsmyndigheten blir en aktivitetsbaserad arbetsplats utan fasta platser, och skåpet blir det enda egna utrymmet för de anställda.

En annan inredningsdetalj är konsten. Statens konstråd har varit på besök och ska tänka igenom utsmyckningen. Suzanne Gyllenswärd och hennes kolleger i organisationskommittén har dock lämnat en del önskemål.

– Konsten ska gärna kännas lite upplyftande, med tanke på att myndigheten kommer att arbeta inom tunga områden som våld mot kvinnor och människohandel.

Samtidigt, på kommitténs kontor inne i city, förbereder Kerstin Alnebratt de anställningsintervjuer som hon och Anna Aspegren ska hålla under eftermiddagen. De började med att anställa en HR-specialist till den blivande myndigheten, och under sommaren utlystes chefstjänsterna. Nu har de sorterat bland omkring tusen ansökningar till ett fyrtiotal tjänster som utredare, kommunikatör och administratör.

Rekryteringarna är så pass arbetskrävande att Kerstin Alnebratt har svårt att få tid för en intervju – ett tidigare försök fick ställas in på grund av »ett litet panikläge vad gäller möbelupphandling«. Ett tag övervägde organisationskommittén att ta hjälp av ett rekryteringsföretag.

– Men det är en så viktig uppgift för oss att säkra myndighetens kompetens, så jag ville inte lämna det ifrån mig, säger Kerstin Alnebratt.

Att ansvara för uppbyggnaden av Jämställdhetsmyndigheten har varit det mest udda jobb hon haft under sin karriär, säger hon.

– Jag har inte varit med om ett år där jag lärt mig så mycket: om upphandling, central facklig samverkan, hur Regeringskansliet fungerar inifrån, lagstiftning, it-frågor, grafisk profil och säkerhetsklassning, men också om verksamhetsfrågor som prostitution och människohandel.

Den korta planeringshorisonten har också varit något nytt. Anteckningarna i kalendern sträcker sig bara två–tre veckor framåt. Sedan är det tomt, även om hon vet att det kommer att bli hektiska dagar.

– Man får försöka vara trygg utan att veta exakt hur det kommer att vara. Vi gör regelbundna avstämningar mot vårt Excelark för att säkerställa att vi har koll på alla processer.

Likaså har det känts ovant att ha en så tunn mejlkorg som hon har nu.

– Nu har det börjat rulla in lite, men ingen vill oss något om vi inte vill dem något. Vi måste vara motor i alla processer.

Kommittén har börjat skissa på hur den första tiden för myndigheten ska gestalta sig för personalen. När många människor som inte känner varandra ska arbeta ihop är det nödvändigt att lägga mycket tid på arbetsplatskultur, spelregler och att lära känna varandra, resonerar Kerstin Alnebratt. Kittet i kulturbygget ska vara statstjänstemannarollen och den statliga värdegrunden, slår hon fast.

Men samtidigt ska medarbetarna inte bara ägna sig åt grupparbete.

– Man ska kunna börja jobba ganska direkt. Och alla vill veta vad de ska göra det närmaste halvåret. Där har vi tankar, och dem måste vi överföra till cheferna när de kommer i december.

26 oktober 2017

Jämställdhetsminister Åsa Regnér, S, håller presskonferens i Rosenbad för att presentera Jämställdhetsmyndighetens första generaldirektör. I inbjudan hänvisar ministern till #metoo, som under några veckor lett till tusentals vittnesmål om sexuella trakasserier och övergrepp.

Åsa Regnér äntrar scenen tillsammans med den blivande generaldirektören Lena Ag.

– En myndighet i sig löser inte problemet, konstaterar Åsa Regnér. Men Jämställdhetsmyndigheten kommer att vara en oerhört viktig kraft för att hålla samman åtgärder och se till att de leder till mer rättvisa i människors liv.

Kerstin Alnebratt var en av dem som sökte jobbet som generaldirektör. Men hon har inte tappat entusiasmen för den sakens skull, försäkrar hon i telefon.

– Jag och Lena Ag har lite olika profil, och det är den här profilen regeringen har velat ha.

Nu kan hon i stället rapportera att myndigheten precis har fått ett växelnummer. Därmed är det dags att fråga de redan anställda vilken dator de vill ha, stor eller liten. Rekryteringarna går också vidare och snart är det dags att gruppera personalen i team med olika inriktning.

Samtidigt återstår en hel del praktiskt.

– Möbler, it, ekonomisystem och administrativa system, installation av kopiatorer, ordna larm och lås, ta fram kontoplan, ansluta oss till Statens servicecenter, kommer det rappt från Kerstin Alnebratt.

Hon räknar med att träffa Lena Ag under hösten.

– Vi har sparat ett antal frågor till generaldirektören. Och sedan finns det ju jättemycket kunskapsöverföring att hantera.

12 december 2017

Riksdagen fattar beslut om drygt 80 miljoner kronor i anslag till den nya myndigheten. Moderaterna, Centerpartiet, Kristdemokraterna och Sverigedemokraterna röstar nej. De är motståndare till inrättandet av Jämställdhetsmyndigheten.

17 januari 2018

Invigningsfesten är avklarad. Bakom entusiasmen och förväntningarna hos ledning och medarbetare anas ett stråk av nervositet inför de högt ställda förväntningar som också regeringen har på att Jämställdhetsmyndigheten ska börja leverera. Regeringens styrdokument, regleringsbrevet för 2018, kräver redovisningar på flera områden redan under våren, och myndigheten ska också förbereda två internationella konferenser.

– Det är ganska tydligt att det finns ett tryck utifrån, säger kommunikatören Karl-Johan Nylén. Då blir det lätt frustration om exempelvis datorerna inte fungerar som de ska. Men förberedelsearbetet verkar vara väldigt välgjort, vi får det mesta serverat på ett fat.

Lisa Lindström, som ska arbeta med sexuella trakasserier och våldsförebyggande insatser, säger att hon vet rätt väl vad hon ska göra den närmaste tiden. Det pågår diskussioner om vilka som ska ingå i grupperingen kring våldsförebyggande arbete.

– I går fick jag en sådan här stor utredning att gå igenom, säger hon och måttar med händerna.

Ida-Maria Linder vet att hon ska arbeta med jämställdhetsintegrering i högskolan, även om förutsättningarna för uppdraget ännu inte är spikade.

– Jag var ledig i jul och är så peppad att komma i gång, både att sätta arbetsgruppen och att ta itu med arbetsuppgifterna.

Lena Ag säger att alla medarbetare snart kommer att veta vad de ska göra de närmaste månaderna.

Känner du dig stressad?

– Det vill jag inte säga, men jag är ganska fokuserad. Det har varit ett väldigt tufft tempo med massor med frågor, högt och lågt. Det är lite så att nu får vi inte ha fler stopp i toaletterna.

Vill att erfarenheterna ska komma till nytta

Kerstin Alnebratt, som ledde organisationskommittén för Jämställdhetsmyndigheten, anser att man bör ta till vara erfarenheterna från bildandet av Jämställdhetsmyndigheten nästa gång en myndighet ska startas.

Kerstin Alnebratt tyckte att hon hade hygglig koll på vad som skulle göras när hon tackade ja till uppdraget att leda organisationskommittén.

– Men det var svårt att föreställa sig hur operativt det skulle bli. Och det har varit en utmaning att lämna stort utrymme till dem som kommer. Vi måste se till att det finns funktion, men inte slå fast allt, säger hon.

Kerstin Alnebratt tycker att kunskaperna från bildandet av en myndighet skulle kunna tas till vara på ett bättre sätt inför nästa tillfälle. Samtidigt har hon fascinerats av att så mycket måste börja från början varje gång, trots att Sverige haft en

modern statsapparat sedan 1600-talet.

– Det som är så spännande är att man tänker sig staten som en koloss, men när en ny myndighet bildas tillsätter man tre personer som ser till att allt kommer på plats, alltifrån papper i kopiatorn till anställningar och flytt av verksamhet. Det har varit som att se staten födas.