Först outsourcade – sedan uppsagda

Deras berättelse är ett exempel på vad som kan hända när en myndighet lägger ut en del av sin verksamhet på ett privat företag.

–När upphandlingen väl var gjord fick vi välja mellan att följa med eller bli uppsagda från universitetet på grund av arbetsbrist, förklarar Kerstin Norburg.

–Universitetet kunde ha försökt omplacera oss i stället, anser Kjell Ohlsson.

I fyra år jobbade de kvar i universitetets lokaler.

–Men lokalytan var halverad, vi var hoppressade som i en sardinburk, säger Kjell Ohlsson.

–Arbetsmiljön blev sämre och arbetsuppgifterna fler. Vi fick sköta vår egen administration och jobbade även åt externa kunder, säger Kerstin Norburg.

Nya företaget förlorade

Varken Kerstin Norburg eller Kjell Ohlsson kan se något positivt med att universitetet lade ut deras arbete på entreprenad.

–Det är en rovdrift på personalen och jag tror inte universitetet tjänade så mycket på det heller, säger Kerstin Norburg.

När det sent i höstas stod klart att Pitney Bowes Management Services denna gång förlorat universitetets upphandling hade Kerstin Norburg och Kjell Ohlsson en månad på sig att göra klart allt påbörjat arbete, packa och utrymma lokalerna.

–Att vi hade många tjänsteår hjälpte inte. Vi blev uppsagda eftersom vårt företag inte längre skulle finnas kvar på universitetet.

Ingen känner till omfattningen

ST Press har varit i kontakt med Statskontoret och Ekonomistyrningsverket för att få en uppfattning om hur vanligt det är med outsourcning i staten. Men det tycks inte finnas någon samlad bild.

Känt är att många myndigheter och bolag har lagt ut IT-verksamhet, reception, städning och vaktmästeri på privata företag. Till exempel uppger IT-företaget WM-data att de har uppdrag på nästan alla större myndigheter.

På Luftfartsverkets flygplats i Kiruna har ett privat företag hand om delar av driften och nu förbereds en upphandling av driften vid flygplatsen i Östersund. Något som inte uppskattas av ST-avdelningen.

–Vi gillar inte alls det här. Vi vill behålla personalen i egen regi, förklarar Sven-Erik Olsson, ordförande för ST inom Luftfartsverket.

Han anser att effekten av outsourcning är lönedumpning och försämrade arbetsvillkor.

Men på Posten blev de glada

Men outsourcning kan också upplevas som positiv. I höstas tog WM-data över lönehanteringen från Posten. 80 anställda erbjöds att följa med.

–Det känns som om det finns större möjligheter att utvecklas här än på Posten, säger Lisbeth Thudin, som var en av dem som antog erbjudandet.

När WM-data tog över blev också några som tidigare haft tillfälliga anställningar vid Posten fast anställda på WM-data, berättar hon.

Lisbeth Thudin har samma arbetsuppgifter som tidigare. Lönen är också densamma och tills vidare även antalet semesterdagar. Dessutom får hon en bonus om företaget går bra. Men förmåner som ledighet för familjeangelägenheter och fria läkarbesök har fallit bort.

–Jag är garanterad att ha kvar jobbet i 18 månader, sedan vet jag inte vad som händer. Men jag är inte särskilt orolig, förklarar hon.

Orsaken till att ett företag eller en myndighet väljer att lägga ut verksamhet på entreprenad är i första hand att spara pengar. Man slipper kostnader för lokaler och maskiner och har inget arbetsgivaransvar för personalen.

Andra argument är att man behöver koncentrera sig på kärnverksamheten eller få tillgång till större kompetens än den som finns i den egna organisationen.

Men outsourcning löser inte några problem i sig. Det har Lars Bengtsson, professor i industriell ekonomi vid Högskolan i Gävle, kommit fram till i en studie han gjort med Christian Berggren vid Linköpings universitet och Jonny Lind vid Handelshögskolan i Stockholm.

Sämre lönsamhet

–Det finns en stark övertro på att outsourcning leder till sänkta kostnader och bättre effektivitet. Men vår studie visar att det inte är någon mirakelmedicin.

De tre forskarna kom fram till att de företag som det gick bäst för var de som satsat på att vidareutveckla den egna verksamheten. Om de använt sig av outsourcning eller inte saknade betydelse.

Det visade sig också att företag som valt outsourcning hade sämre lönsamhet än de som inte gjort det.

Men lönsamhet är ett knepigt mått, påpekar Lars Bengtsson. Dels är det oftast företag med ekonomiska problem som lägger ut verksamhet, dels beror lönsamheten vid en viss tidpunkt på insatser som gjorts flera år tidigare.

Studien »Alternativ till outsourcing« (publicerad på Liber förlag) bygger på enkätfrågor till ett urval av landets samtliga verkstadsföretag, och är därför inte direkt överförbar på statlig verksamhet.

Enligt Lars Bengtsson är outsourcning inget nytt. Det har förekommit sedan industrialismens barndom och är ett uttryck för ökad specialisering. När det kostar för mycket att sprida sina resurser på all verksamhet, väljer man att koncentrera sig på kärnverksamheten.

Med kärnverksamhet avses det som är synligt – till exempel att producera bilar – men det säger inget om vilken kärnkompetens som behövs, förklarar Lars Bengtsson.

Plockar man bort allt som inte är kärnverksamhet finns risk för att även kärnkompetensen drabbas, menar han.

Kan tappa utvecklingsförmåga

–Vad som är support respektive kärnkompetens är flytande och rörligt i tiden. Företagen stirrar sig ofta blinda på vad de tjänar pengar på i dag. Men den som skär ner för att öka lönsamheten i dag kan tappa en del av den utvecklingsförmåga som är så viktig för morgondagen.

Om det är lönsamt att lägga ut verksamhet eller inte beror till stor del på hur starka banden är mellan den egna kärnverksamheten och det man vill lägga ut.

Till exempel kan outsourcning av reception och telefonväxel fungera bra på vissa myndigheter, medan det kan vara olämpligt på andra – exempelvis en 24-timmarsmyndighet där tillgänglighet och kunskap om verksamheten är central.

»Strulkostnad« på 25 procent

–Ofta underskattas kostnaderna för uppbrutna nätverk och behovet av att hålla kontakt med leverantören. Det behövs även en viss överlappning av kompetens för att man inte ska vara helt i händerna på sina leverantörer.

Inom industrin tillkommer också kostnader för lagerhållning, längre leveranstider och transporter.

–Företag som har lång erfarenhet av outsourcning har som tumregel att om leverantören kan ge ett pris som är minst 30 procent lägre än det egna, då kan man köra. De vet att »strulkostnaden« är 25 procent.

Men Lars Bengtsson betonar att han inte är motståndare till outsourcning.

–Verksamhet som inte uppfattas som kärnverksamhet får ofta lite uppmärksamhet från ledningen och dåligt med resurser. Om den i stället förs över till ett företag där den betraktas som kärnverksamhet kan det bli en positiv spiral. Att outsourca kan också ge tillgång till världsledande kompetens.

Migrationsverket »insourcar«

På Migrationsverket har man tänkt om och tagit tillbaka stora delar av den IT-verksamhet som tidigare lagts ut. Bakgrunden är en rapport från Statskontoret från 2004 där Migrationsverket kritiserades för att sakna beställarkompetens. I stället för att styra verksamheten, var verket styrt av de IT-företag man anlitat, ansåg Statskontoret.

–Det blir ganska dyrt om externa krafter ska avgöra vad vi behöver köpa in. De kan föreslå vad som helst om vi själva inte har tillräcklig kompetens för att ta ställning, säger Migrationsverkets IT-chef, Willis Åberg.

Lätt att tappa kompetensen

Migrationsverket har hela tiden haft några anställda som arbetat med IT och enligt Willis Åberg fick de ta alltför mycket ansvar för att det hela skulle fungera. De var också för få för att kunna styra verksamheten.

–Det måste hela tiden finnas några i den egna förvaltningen som sätter en grundstandard för systemutvecklingen och som kan ställa krav på konsulterna. Men om man inte själv arbetar med det, tappar man snart kompetensen.

Willis Åberg hoppas att Migrationsverket ska kunna spara ett antal miljoner kronor på att ha tagit hem IT-verksamheten.

Han säger att det alltid behövs en beställarkompetens så att det går att styra IT-verksamheten.

–I övrigt finns inget som säger vad som är bäst. Just nu tror jag att det här är det bästa för Migrationsverket, sedan får tiden utvisa om jag har rätt.