Ett halvt år i Europas centrum

På granskningsenheten på tredje våningen pågår visserligen arbetet som vanligt. Annars är fler vakter än tjänstemän synliga. Och det har inte att göra med att EU-ministern Cecilia Malmström presenteras som nästa EU-kommissionär just i dag eller att den ryske ledaren ansätts av frågor om krigsfångar.

– Visst är det lugnt, det har det varit länge, säger en skyddsvakt, och ser ut att mena att det är just hans kårs förtjänst att allt går sin gilla gång.

För de anställda på Rosenbad gäller, som i så många andra av Regeringskansliets lokaler, att en stor del av personalen befinner sig på fältet. Några utför representativa uppgifter, tar hand om gäster, förser dem med presenter. Andra dokumenterar möten och rapporterar tillbaka till statsråd och statssekreterare.

– Att Sverige är ordförandeland i EU är något som påverkar oss alla inom Regeringskansliet. Alla tillfälliga anställningar och alla nya arbetsuppgifter gör att vi alla på ett eller annat sätt påverkas, säger Susanna Wiener, kanslisekreterare och skyddsombud på justitiedepartementet och statsrådsberedningen.

Susanna Wiener, som också sitter i STs avdelningsstyrelse, betonar samtidigt att personalen är van vid både stor arbetsbelastning och snabba förändringar.

– Vi har alltid mycket att göra. Men det är klart att vi nu reser mer än vanligt och har mer möten. De som arbetar med ordförandeskapet anställdes ett halvår innan det hela började, och även under den tiden blev det mer av planeringsmöten och utbildningar.

Enligt Susanna Wiener tycker alla inblandade att ordförandeåret är en spännande och givande utmaning. Det beror inte på, menar hon, att det kommer som ett välkommet avbrott i en rutinfylld vardag. Nej, spänningen består i att ha en roll i händelsernas centrum.

– Om vi lyckas i Köpenhamn om klimatet tycker jag personligen att vi skriver historia. Varje ordförandeland skriver historia när de genomför stora saker på agendan, säger Susanna Wiener.

Som nu: Lissabonfördraget, Stockholmsprogrammet, den ekonomiska krisen och det internationella klimatmötet.

Upptagna någon annanstans

Ett par kvarter från Rosenbad, nära Gallerian på andra sidan Drottninggatan, sitter Jan Janonius, medieattaché vid Sekretariatet för EU-möten i Sverige 2009 och medlem i STs avdelningsstyrelse. Han ger ett avspänt intryck, trots alla vägavspärrningar, pressuppbåd och annat som hör toppmöten till.

Han har varit med förr och blivit van vid stora möten. Från sin arbetsplats på Malmtorgsgatan är han med och organiserar och dirigerar det som kallas medielogistik under ordförandeåret.

Även hans kansli ger ett ödsligt intryck. De upptagna människorna är upptagna någon annanstans än på sina rum. De stressade stressar någon annanstans än på kansliet. Vid ett tillfälle som detta är en stor del av personalen utlokaliserad på olika möten och förmöten på stan.

Medieattachén Jan Janonius har skaffat sig gedigen erfarenhet av nyhetsjagande journalisters arbetssätt. Möjligen är det de kontakterna som har fått honom att formulera sig i rubriker.

– Vår uppgift är att hindra ministrarna, säger han.

Lång röd matta led i öppenheten

Det ämbetsmannen menar är att politikernas promenad från fordon till möteslokal inte ska bli för snabb. Därför introducerade han till det svenska ordförandeskapet en lång, röd matta. Längs den ska skrivande och fotograferande journalister kunna ställa sig och hindra en och annan minister – för att få ett uttalande som inte alltid har med ämnet för dagen att göra.

Så gick det inte till under ordförandeskapet år 2001. Då var det dessutom trasmattor som gällde.

– Vi vill hindra ministrarna, och andra enheter vill att ministrarna ska in så snabbt som möjligt, säger Jan Janonius och ler.

Hur lösa konflikten med dem som strävar efter att mötesdeltagarna snabbt är vid bordet och inte gör uttalanden utanför huset? Inga problem, försäkrar medieattachén, och den som lyssnar anar diplomatiska talanger.

En princip under ordförandeskapet som stundom vårdas är värdighet. Av tradition ska mötena hållas värdigt, enligt protokollet.

– Då brukar vi hänvisa till statsminister Fredrik Reinfeldt, som gett klara direktiv om öppenhet. Vi vill vara båda öppna och värdiga.

Det brukar gå bra. Svenska statsråd är med på noterna. Bara vid European Development Days, på Stockholmsmässan i Älvsjö i oktober, var reaktionen skeptisk. Då fungerade Jan Janonius och hans kollegor som underleverantörer till arrangören Europeiska kommissionen.

– Då gällde det att trippa väldigt försiktigt. Det var ett tufft möte för alla inblandade.

Avspänt och till synes lustfyllt berättar Jan Janonius om arbetsmetoden med projekt (varje möte är ett projekt) och deadlines (vilka ska hållas, oavsett hur mycket eller lite som är färdigt).

Underlag, om dagordningar och substansen i mötena, ska fram väldigt snabbt till journalister och deltagare. Till detta kommer de logistiska utmaningarna med hotellbokningar och ackrediteringar för journalister. Den ryske presidentens besök karaktäriseras som ett stort möte med uppskattningsvis mellan 150 och 200 journalister.

Traditionella arbetstider är inte att tänka på. Det som tillämpas kallas förtroendearbetstid.

Förtroendearbetstiden innebär oreglerad arbetstid, möjlighet att jobba hemma ibland och inskränkningar i semesterns förläggning. För Jan Janonius del blev det en semestervecka i maj och en vecka i augusti.

Stimulerande miljö

Vad kommer han att sakna mest när han återgår till UDs pressavdelning i februari?

– Ja, då återgår jag till stämpelklockan… Jag kommer att sakna den stimulerande miljön. Detta att arbeta så tätt med olika människor och olika kompetenser. Å andra sidan får jag en arbetsvecka att bestämma över – där lördag och söndag verkligen är lördag och söndag.

På gatorna ljuder sirener och blinkar blåljus tätt denna dag. Polisens säkerhetsarrangemang är minutiösa. Jan Janonius är kontaktperson med polisen, både Rikspolisstyrelsen och Säkerhetspolisen. Det berättar han utan att blinka, det är inte hemligt. Men han vill inte gå in på varför så mycket gick snett kring säkerheten i Göteborg under den förra ordförandeperioden, 2001.

– Jag vet, men jag tänker inte prata om det.

Snart upphör alltså förtroendearbetstiden för Janonius och hans kolleger. Den finns inskriven i det så kallade specialistavtalet, som omfattar 90 tillfälligt anställda för uppgifter under ordförandeskapsåret. Ett avtal som Per Hellman, ordförande för STs cirka 1 300 medlemmar vid Regeringskansliet, var med om att förhandla fram.

– Det handlar kort sagt om vad som ska gälla för de specialister som arbetar under ordförandeskapet, både medarbetare inom Regeringskansliet och medarbetare som lånas från andra myndigheter, säger Per Hellman när han möter ST Press i en paus mellan olika förhandlingar, en dag för regn och Rysslandsmöte.

En förändring för de tillfälligt anställda specialisterna är att semesterlagen inte gäller fullt ut. Det blev inte möjligt att ta en längre sammanhängande sommarsemester, eftersom ordförandeskapet inleddes 1 juli och krävde mycket av förberedelser. Per Hellman säger att detta också var en faktor när medarbetare rekryterades.

– Det var ju inte alla som kunde hoppa på ett sådant här jobb. Av familjeskäl till exempel.

Hur känns det att som facklig företrädare vara med om att sätta semesterlagen ur spel?

– Det känns naturligtvis konstigt, även om det var nödvändigt just i det här fallet för att få allt att fungera.

Per Hellman understryker också att lagen är dispositiv när det gäller tillfälligt anställda.

Annars var det rekryteringen av gruppchefer som var det svåraste inslaget i processen, säger Per Hellman.

– Men alla som vi rekryterade har svarat mot förväntningarna.

Merit för den fortsatta karriären

Det är Sekretariatet för EU-möten i Sverige, SES-09, som har ansvaret för det praktiska genomförandet av de 113 EU-mötena i Sverige. Generalsekreterare är Mårten Grunditz, med ett förflutet bland annat som ambassadör i Aten. Han framhåller det stora intresset för att ägna sig åt ordförandeskapsåret.

Uppgiften uppfattas som en fin merit, vare sig man ser sin framtid i regeringen eller i konferensbranschen.

Sekretariatet har drygt 60 anställda. Till dessa kommer 60 mötesattachéer på deltid. Hälften av dem är inhyrda av Proffice.

I Regeringskansliet i Stockholm arbetar flera hundra personer direkt med ordförandeskapsfrågor. Till dessa kommer flera hundra inom utrikesförvaltningen och representationen i Bryssel. Det är en massiv kraftsamling det handlar om. Och ett krävande uppdrag, konstaterar Mårten Grunditz.

Stressen i fokus för skyddsombudet

Nu går ordförandeskapet in i den kanske mest intensiva fasen. Inför toppmötet i december återstår bland annat att nå enighet om de många inslagen i Stockholmsprogrammet för det kommande arbetet på justitie- och inrikesområdet 2010–2014. Vidare ska det formuleras slutsatser om framtiden för Lissabon-strategin, EUs gemensamma strategi för hållbar tillväxt och sysselsättning. Flera frågor om tillsynen över finansmarknaderna ska också lösas.

Dessutom ska det vardagliga arbetet – med exempelvis propositioner och lagar – fungera. Men de ordinarie och extraordinära uppdragen får inte leda till att medarbetarna blir stressade. Detta är, säger Susanna Wiener, alltid centralt i arbetsmiljökommitténs sammanträden och skyddsronder.

Hennes uppdrag som skyddsombud har inte ändrat karaktär; möjligen har det fått en förskjutning mot att särskilt noga bevaka just stressen, säger hon. Till sin hjälp har hon de tidrapporter som personalenheten varje kvartal levererar till de fackliga representanterna och skyddsombuden.

– Cheferna har arbetsmiljöansvaret även under ordförandeskapsperioden och ska bevaka och ingripa om någon drabbas av stressyndrom, säger Susanna Wiener.

Hon framhåller att individen också själv har ett ansvar för sin hälsa och sin arbetsmiljö, medan vi vandrar i en korridor som är kringgärdad av kodlås och säkerhetszoner.

Också här är ödsligheten påfallande. Många rum står tomma, men när kungariket Sverige återgår till att bli en medlemsstat bland andra i EU lär det avspegla sig på arbetsplatsen genom att det blir färre möten på topp och fler oglamourösa överläggningar mellan sakkunniga om rutinfrågor.

Redan nu är det klart att några medarbetare på justitiedepartementet kommer att få dela rum med varandra, en åtgärd mot trångboddhet kallad förtätning.

Susanna Wiener är noga med att inte hävda att den ena ordförandeskapsuppgiften är mer krävande än den andra. Hon vill inte säga att Stockholmsprogrammet tar mer kraft än något annat, att toppmötet med Ryssland – som alltså pågår när vi träffas – eller klimatmötet i Köpenhamn är mer krävande än något annat möte. Sverige får alltid väldigt mycket statsbesök, så alla inblandade är mycket erfarna. Det går på rutin.

– Däremot kan man säga att om det går vägen i Köpenhamn är vi många som känner att vi är med om något stort.

Jämfört med Sveriges förra ordförandeskap 2001 är förutsättningarna helt annorlunda nu. Då var informationsverksamheten bristfällig, enligt Susanna Wiener. Nu finns en väl uppdaterad webbsida. Då behöver inte tusentals personer ringa och ställa en massa frågor.

Personalen har inte heller behövt känna sig hotad. Sådana sammandrabbningar med våld och skadegörelse som inträffade under förra ordförandeskapsperioden har inte upprepats i år. Under toppmötet i Göteborg 2001 var hot och rena attacker ett arbetsmiljöproblem för vissa av Regeringskansliets anställda. Under hösten har det inte inträffat några kända liknande tillbud med hot eller våld.

Bra rapportsystem krävs

Vad har Susanna Wiener för råd till sin motsvarighet i nästa ordförandeland?

– När det gäller arbetsmiljöfrågorna är rådet att organisera ett bra rapportsystem och bra planering, bevaka att ingen drabbas av stresssyndrom, att landets arbetsmiljölagar följs, att det finns särskilda riktlinjer till chefer, en särskild logistikenhet och, enbart för ordförandeåret, särskilda informationssekretariat – och förstås, att bevaka arbetstider, arvoden och ersättningar och ha bra informationssajter, sammanfattar hon.

Därefter lovar Dmitrij Medvedev att bekämpa korruptionen i sitt land, och Fredrik Reinfeldt säger ja till gasledningen i Östersjön. Men det sker på behörigt avstånd från centrum, det Rosenbad som kan vara både händelsernas och händelselöshetens centrum.