En del av vår demokrati

KOLL PÅ: PROTOKOLL2015-01-20

Protokollet är en del av den demokratiska beslutsstrukturen. Rätt skrivet ger det insyn och delaktighet – på jobbet och i föreningen. Och vi svenskar är särskilt duktiga på denna sorts dokumentation, anser språkforskaren Olle Josephson.

– Vi lärde oss att skriva protokoll i slutet av 1800-talet, när människor organiserade sig för att få vara med och styra samhället. Fackföreningsrörelsen, frikyrkan och inte minst nykterhetsrörelsen samlade många människor. I nykterhetsrörelsen fanns väldigt noggranna instruktioner om hur man skulle skriva protokoll.

Författaren Martin Koch orsakade skandal när han 1912 skildrade just nykterhetsrörelsen i den satiriska kortromanen Vattendroppen, som skrevs i form av protokoll från möten i en lokal nykterhetsförening. Koch hade själv varit aktiv i IOGT, men var kritisk till vad han uppfattade som formalism, hyckleri och sekttänkande.

– Även Torgny Lindgren har skrivit en roman i protokollform, säger Olle Josephson. Att flera författare gjort det säger något om protokollets ställning i Sverige.

Med demokratiseringen av arbetslivet blir det också fler jobbmöten som ska protokollföras. Samtidigt har protokollet fått större konkurrens av andra skriftliga genrer, säger Olle Josephson.

– Arbetslivet har blivit mer skriftspråksburet. Vi har mer minneslistor, pm, scheman och utvärderingar.

Bild: Thinkstock

Det som limmades främst

Ordet protokoll kommer från grekiskans protokollon (protos = den första eller främsta, kolla = lim). Protokollon var det som limmades främst, det första bladet i en papyrusrulle där det kunde göras anteckningar.

Vad är vad?

Protokoll
  • Ska vara en korrekt beskrivning av vad som skett på mötet.
  • Justeras, granskas, av en eller flera utsedda mötesdeltagare.
  • I vissa fall anger stadgar vad som ska finnas med i protokollet.

Minnesanteckningar

  • Är mindre formbundna.
  • Brukar inte justeras.
Protokollsanteckning
  • Kan göras av den som vill markera en avvikande mening. Argumenten mot exempelvis ett mötesbeslut läggs då i en bilaga till protokollet.

Den som skriver har kontroll

Den som för protokoll får tolkningsföreträde. En som förstod det var Svenska filminstitutets första chef Harry Schein. Vid möten erbjöd han sig alltid att göra minnesanteckningar, och formulerade då slutsatser av vad som hade sagts. Det skriver tidigare kulturministern Bengt Göransson, S, i minnesboken Citizen Schein. Bengt Göranssons lärdom var att »den bekväme låter andra skriva, men den som skriver själv och gör det snabbt tar ledningen«.

Bok som ger råd

Vad? När? Var? Vem? Och vad får det kosta? Det är frågor som ett beslutsprotokoll ska svara på, enligt boken Fästa prat på pränt av Kerstin Lundin och Åsa Wedin. Boken ger en rad exempel på hur ett bra protokoll kan utformas.

Enkät - Hur ska ett bra protokoll se ut?

  • Lejla Sadikovic, handläggare på polisen i Karlstad:
–  Protokoll ska ta det viktigaste först, och vara lätta att förstå och hitta i. Man ska välja form utifrån den tänkta läsaren. Jag brukar skriva i nutid, då kan den som inte var med få mer närvarokänsla.
 
  • Anna Högrelius, tågmästare på SJ:
–  Det viktigaste är att protokollet har en tydlig struktur. Jag skriver i punktform, med rubrikerna markerade i större stil. Man ska också tänka på språket, alla ska förstå oavsett utbildning och bakgrund.
 
  • Frank Nilsson, kartläggare, lantmäteriet i Luleå:
–  Protokoll är viktiga som dokument över beslut, och behöver bara ha med de punkter där det fattas beslut. De ska hållas så korta som möjligt, men samtidigt ge ett sammanhang till dem som inte var med.
Typ
Vet du mer om det ämne som artikeln handlar om, eller om du har tips till redaktionen i något annat ämne, kan du lämna ditt tips här. Du kan också skicka ett mejl till redaktionen.
Om du anser att artikeln innehåller fel, beskriv här vad dessa fel består i. Du kan också skicka ett mejl till redaktionen.

Om du vill debattera det ämne artikeln handlar om, kan du skicka in en debattartikel till Publikt för publicering under vinjetten Debatt. Publikt publicerar inte anonyma debattinlägg, du måste därför alltid ange ditt namn och dina kontaktuppgifter. Redaktionen förbehåller sig rätten att korta och redigera insända debattartiklar. Skicka ditt inlägg som ett Worddokument på mejl till redaktionen.

Innehållet i detta fält är privat och kommer inte att visas offentligt.
CAPTCHA