En del av vår demokrati
Protokollet är en del av den demokratiska beslutsstrukturen. Rätt skrivet ger det insyn och delaktighet – på jobbet och i föreningen. Och vi svenskar är särskilt duktiga på denna sorts dokumentation, anser språkforskaren Olle Josephson.
– Vi lärde oss att skriva protokoll i slutet av 1800-talet, när människor organiserade sig för att få vara med och styra samhället. Fackföreningsrörelsen, frikyrkan och inte minst nykterhetsrörelsen samlade många människor. I nykterhetsrörelsen fanns väldigt noggranna instruktioner om hur man skulle skriva protokoll.
Författaren Martin Koch orsakade skandal när han 1912 skildrade just nykterhetsrörelsen i den satiriska kortromanen Vattendroppen, som skrevs i form av protokoll från möten i en lokal nykterhetsförening. Koch hade själv varit aktiv i IOGT, men var kritisk till vad han uppfattade som formalism, hyckleri och sekttänkande.
– Även Torgny Lindgren har skrivit en roman i protokollform, säger Olle Josephson. Att flera författare gjort det säger något om protokollets ställning i Sverige.
Med demokratiseringen av arbetslivet blir det också fler jobbmöten som ska protokollföras. Samtidigt har protokollet fått större konkurrens av andra skriftliga genrer, säger Olle Josephson.
– Arbetslivet har blivit mer skriftspråksburet. Vi har mer minneslistor, pm, scheman och utvärderingar.
Det som limmades främst
Ordet protokoll kommer från grekiskans protokollon (protos = den första eller främsta, kolla = lim). Protokollon var det som limmades främst, det första bladet i en papyrusrulle där det kunde göras anteckningar.
Vad är vad?
- Ska vara en korrekt beskrivning av vad som skett på mötet.
- Justeras, granskas, av en eller flera utsedda mötesdeltagare.
- I vissa fall anger stadgar vad som ska finnas med i protokollet.
Minnesanteckningar
- Är mindre formbundna.
- Brukar inte justeras.
- Kan göras av den som vill markera en avvikande mening. Argumenten mot exempelvis ett mötesbeslut läggs då i en bilaga till protokollet.
Den som skriver har kontroll
Bok som ger råd
Enkät - Hur ska ett bra protokoll se ut?
- Lejla Sadikovic, handläggare på polisen i Karlstad:
- Anna Högrelius, tågmästare på SJ:
- Frank Nilsson, kartläggare, lantmäteriet i Luleå: