Assistenten lämnar kontoret
Trenden är tydlig: Assistenterna blir färre och färre, medan handläggare och chefer får sköta allt mer administration själva. Men assistenter på Åklagarmyndigheten och på Socialstyrelsen är övertygade om att de skulle kunna göra jobbet till lägre kostnad – och får medhåll av sina kolleger.
– När jag börjadehade vi skrivmaskin med karbon mellan pappren. Det var grå Facit, handjagare kallade vi dem. Blev det fel var vi tvungna att skriva om allting, minns Lena Mogren, beredningsassistent på Åklagarmyndigheten.
Nu är det snart fyrtio år sedan hon började som kontorsbiträde på Åklagarkammaren i Falun. Då var de en kanslist på varje åklagare. I dag jobbar där arton åklagare och sju administratörer.
Trenden är densamma i hela statsförvaltningen. Det är ett minskat antal assistenter och administratörer som arbetar med allt från enklare till mer kvalificerat administrativt stöd – oavsett yrkestitel.
– Jag har varit administrativ specialist. Sedan var jag ADB-administratör och IT-administratör ett tag. Tidigare var jag kansliskrivare, kontorsbiträde, kontorsskrivare, byråsekreterare och byråassistent, skrattar Lena Mogren.
I mitten av 1990-talet, i samband med datorisering och besparingskrav, gjordes en stor omorganisation av hela Åklagarmyndigheten. Hälften av assistenterna i Falun fick gå hem, berättar Lena Mogren. På ett år gick de från 500 till 300 assistenter på hela Åklagarmyndigheten.
– Det var ju en enorm förändring. Vi fick hantera att en del kamrater gick hem i arbetslöshet och att en del flyttade från orten. 1996 var ett förskräckligt år på många sätt. Det var en oerhört jobbig tid.
Lena Mogren menar att det är hårdare krav på administrationen nu, och ett mer kvalificerat arbete som utförs. Det har också tillkommit helt nya uppgifter. Själv har hon beredningsuppgifter – hon gör förslag till stämningar och strafförelägganden som åklagaren sedan vanligtvis bara skriver på.
Det har varit utvecklande att få arbeta mer självständigt, tycker Lena Mogren. Och hon anser att assistenter och administratörer skulle kunna avlasta åklagarna ännu mer.
Åklagaren Margareta Brolin håller med. Hon har länge arbetat nära Lena Mogren och hade tidigare mer administrativt stöd.
– Nu ska vi åklagare beställa resor, kopiera och lägga i posten. Och det behöver man inte vara jur kand för att göra, säger hon.
Margareta Brolin menar att det blir allt mer administration som flyttas från den övriga personalen och läggs på åklagarna.
– Varje liten sak tar inte så mycket tid, men flera små tar snart ganska mycket tid, konstaterar hon.
Marja Larsson, administratör på Socialstyrelsen, känner igen sig i Lena Mogrens och Margareta Brolins beskrivning av utvecklingen. Nu arbetar hon på avdelningen för kunskapsstyrning och stöttar flera chefer med personaladministration. Liksom Lena Mogren minns hon gärna hur det började, på dåvarande Medicinalstyrelsen.
– Det var en höstdag i november 1965. För att få börja på myndigheten var jag tvungen att gå till den omtalade fru Delblanc och göra skrivmaskinsprov.
Marja Larsson hade tur, hon klarade provet och slapp sitta på skrivcentralen där frun gick omkring bland kontoristerna med ett vakande öga. I stället hamnade hon direkt på en enhet.
Nu är det nästan svårt att förstå den gamla tidsandan, säger hon.
– När generaldirektören Arthur Engel gick runt och sa god jul och gott nytt år till alla anställda fick jag rådet att inte säga »Tack detsamma«. För det kunde ju uppfattas som om man önskade honom en enkel kontorsbiträdesjul.
Men precis som på Åklagarmyndigheten gick utvecklingen framåt. 1990 slog datorerna igenom på Socialstyrelsen. Det medförde att kontorsbiträden sades upp. En trend som fortsätter, om än i långsammare takt. I stället delas de administrativa uppgifterna på Socialstyrelsen ut på chefer, handläggare, utredare och inspektörer. De ska göra administrativt arbete själva i olika datasystem – vid sidan om sina vanliga arbetsuppgifter. Flera enheter saknar helt administratörer. Marja Larsson ifrågasätter om det är kostnadseffektivt och vill framhålla administratörernas professionalism.
– Det blir inte bra. Vissa saker som mer högavlönade anställda gör skulle administratörer kunna göra mycket bättre och billigare.
Lena Mogren på Åklagarmyndigheten håller med.
– Men vi har varit alldeles för få sedan nittiotalet. Med vår kompetens skulle vi kunna göra fler uppgifter snabbare och effektivare än åklagarna, som då skulle få mer tid att ägna sig åt det som de är utbildade för.
Mari Forslund är en av de enhetschefer på Socialstyrelsen som Marja Larsson stöttat med personaladministration, till exempel med att introducera ny personal i tidsredovisningssystemet Palasso. Trots att Mari Forslund är chef för omkring tjugo anställda har hon de senaste två åren varit utan administrativt stöd.
– Det är slöseri med tid och resurser. Jag har fått göra allt från att skriva namnlappar till minnesanteckningar. Det vore bättre om jag kunde lägga den tiden på verksamhetsstöd, ledning och stöd. Dessutom blir mina medarbetare lidande eftersom jag ofta måste prioritera annat och det administrativa arbetet blir liggande.
Men sedan några veckor tillbaka har hon en inhyrd administratör. För hur lång tid är osäkert.
– Det omprövas vid årsskiftet och hänger på myndighetens ekonomi och organisation. Jag tycker att det hade varit bättre om det hade gått att anställa eftersom det tar tid för mig att introducera nya personer och tid för en nyanställd att sätta sig in i en organisation.
Men Mari Forslund är ändå privilegierad. Det finns inget som tyder på att myndigheten satsar på assistenter och administratörer. En efter en går de i pension utan att ersättas. Marja Larsson är bara en av dem. I september arbetar hon sina sista dagar på Socialstyrelsen.
– Vi är ett utdöende släkte, konstaterar hon.
