Viktigt att förbättra den digitala arbetsmiljön
It-strul på jobbet bidrar till arbetsrelaterad stress som hotar vår hälsa. Därför är det viktigt att vidta åtgärder för att förbättra den digitala arbetsmiljön på arbetsplatserna, skriver Magdalena Stadin, forskare inom området människa–datorinteraktion. Hon ger också flera exempel på vad som behöver göras.
Att datorn hänger sig, att skrivaren strular, att e-postens inkorg ständigt är full, eller att vi har svårt att förstå oss på ett system – det är situationer som många känner igen sig i.
De kanske ses som banala arbetsmiljöproblem, men om de är många och frekvent återkommande kan de bidra till arbetsrelaterad stress, i form av digital stress eller ”technostress”.
Sådan stress är ett allvarligt hot mot människors hälsa – och innebär en stor samhällsekonomisk kostnad. Stressrelaterade åkommor är enligt Försäkringskassan den främsta orsaken till sjukskrivning i Sverige och kostar årligen samhället miljardbelopp.
Vad är då digital stress eller technostress? Begreppet innehåller flera olika dimensioner, kopplade till allt från överbelastning och krav på tillgänglighet till icke fungerande teknik. Därtill kommer svårigheter som har sin orsak i komplexa system och bristande digital kompetens, liksom rädsla för att bli ersatt av robotar och artificiell intelligens eller av en kollega med högre digital kompetens.
Vems ansvar är då en bristande digital arbetsmiljö, och hur kan den digitala arbetsmiljön förbättras? Ett stort ansvar ligger på organisationen. Organisationen kan stärka den digitala arbetsmiljön exempelvis genom att tillhandahålla välfungerande teknik, erbjuda utbildning och ge de anställda möjlighet till återkoppling om nya systems användarbarhet.
Organisationen bör även se över hur många olika slags hårdvara i form av datorer, läsplattor, telefoner som en arbetstagare förväntas behärska, och om det går att begränsa antalet mjukvaror. Organisationen bör också se till att medarbetarna har tillgång till en kompetent, pedagogisk och lättillgänglig it-support. Det är också viktigt att anta och upprätthålla en god e-postpolicy.
Det finns även saker den enskilda arbetstagaren kan tänka på, som att kräva utbildning och stöd för att lära sig hantera it-systemen och att ha en strikt struktur för e-posthantering som ger utrymme för återhämtning såväl under som efter arbetet.
En åtgärd för att förbättra den digitala arbetsmiljön, som kanske inte är lika uppenbar, är att förmedla ett arbetsmiljötänk till framtida systemutvecklare, förslagsvis redan under utbildningen.
Om systemutvecklarna utgår från ett antal tumregler i sitt arbete kan den digitala arbetsmiljön bli bättre.
En sådan tumregel är att ge användaren en känsla av kontroll genom att göra systemen konsekventa, lättnavigerade och med möjlighet att ångra saker som gått fel.
En annan tumregel är tillgången på stöd, exempelvis genom att erbjuda en pedagogisk användarmanual, ge återkoppling på det utförda arbetet och förebygga att något går fel.
Ytterligare en tumregel är att ta hänsyn till relativ ansträngning, vilket innebär att ansträngningen av att använda ett system bör spegla förtjänsten av att använda det.
En tumregel kopplad till användningsområde är också högst relevant. Ett system bör anpassas på ett sådant sätt att det speglar verkligheten, arbetsuppgifterna och terminologin inom användningsområdet. Det är också önskvärt att sätta det i relation till de övriga systemen inom användningsområdet. Är det exempelvis möjligt att integrera system med varandra, i stället för att använda flera olika system med överlappande tillämpning?
Slutligen är även digital kompetens hos användaren en viktig tumregel. Ett system bör kunna anpassas till användarens digitala kompetens, exempelvis genom att gränssnittet kan ställas in på olika svårighetsnivåer.
Det finns många och stora vinster med en mer hållbar och hälsosam digital arbetsmiljö. Därför är det viktigt att sådana konkreta och kunskapsbaserade åtgärder som jag här gett exempel på prioriteras.
Magdalena Stadin
Postdoktoral forskare inom området människa–datorinteraktion vid institutionen för informationsteknologi, Uppsala universitet
Detta är ett debattinlägg. Det är skribenten som svarar för innehållet och de åsikter som förs fram i texten.
