Framtidens kontor måste vara en hälsosam arbetsplats
Vi behöver kontorsarbetsplatser även i framtiden, skriver forskarna Hanne Berthelsen och Tuija Muhonen vid Malmö universitet. Hälsosamma arbetsplatser kräver förändringar, menar de – och en sådan kan vara att återgå till kontorsmiljöer med flera personliga, enskilda rum.
Öppna kontorslandskap, ibland aktivitetsbaserade utan fasta arbetsplatser, är populära bland landets arbetsgivare. Men inte alltid bland medarbetarna. Vår forskning visar att införande av aktivitetsbaserade kontorsplatser i universitetsmiljö medförde att hemarbetet ökade och att fler enbart kom till kontoret vid möten och föreläsningar.
Vår studie genomfördes innan pandemin bröt ut, och gjordes på en arbetsplats där kontorsmiljön förändrades, men vissa slutsatser kan vara relevanta även för situationen under pandemin – då alla som har möjlighet att arbeta hemifrån uppmanas att göra det – och för en framtid när pandemin är över.
Visst trivs många med att jobba på distans, men inte alla. Vi såg att ökat hemarbete i sig gjorde att den psykosociala arbetsmiljön blev sämre. Deltagarna kände sig mindre involverade och arbetstillfredsställelsen blev lägre.
Den sociala gemenskapen i arbetet och det sociala stödet från kolleger minskade. Det blev mer sällsynt med gemensamt fika och utrymmet för humor och skratt minskade. Kommunikationen via mejl ökade markant. Flera påpekade att den stora mängden mejl var en stressfaktor eftersom hanteringen blev mer komplex och tidskrävande. Dessutom ökade risken för missförstånd.
Samtliga dessa aspekter har blivit än mer aktuella under pandemin. Det är svårt att få till stånd det småprat som fungerar som ett organisatoriskt kitt mellan kollegerna. Många av oss undviker informella telefon- och videosamtal – de möten som blir av är mer formella.
Dessutom kan arbetsmiljön hemma vara en utmaning i sig.
Under pandemin är barnen oftare hemma på grund av striktare regler på förskola och skola. Samtidigt kanske båda föräldrarna måste samsas om en lugn vrå till sina digitala möten.
Många arbetar vid köksbordet och saknar den ergonomiska utrustning som tagits för självklar på kontoret. Det finns risk för att såväl den fysiska hälsan som de anställdas prestationer äventyras.
Förmodligen kommer många att jobba mer hemifrån än tidigare även när pandemin är över. Men vi behöver kontorsarbetsplatser även i framtiden – distansarbete kan inte ersätta mänskliga möten. Arbetsgivarna bör därmed tillsammans med sina medarbetare fundera över det framtida kontorets utformning och vilka förändringar som bör ske för att skapa hälsosamma arbetsplatser. Det handlar om att säkra en hållbar psykosocial arbetsmiljö, men också om smittskydd. Åtgärder för att minska smittorisken för olika former av infektioner kommer att behövas även när coronapandemin är över.
Sådana förändringar kan exempelvis inkludera återgång till flera personliga (enskilda) kontor, för att även kunna hantera digitala möten utan att störa andra, indelning av medarbetare i mindre grupper, åtgärder för att upprätthålla god hygien och utökade hälsokontroller. När alla kanske inte kan vara på plats samtidigt behöver arbetsgivarna även tänka på hur de säkerställer att ingen blir utesluten ur den sociala gemenskapen, särskilt med tanke på dem som tillhör en riskgrupp.
Att många medarbetare nu arbetar hemifrån kan få arbetsgivare att vilja minska kontorsytorna ytterligare för att på så sätt minska lokalkostnaderna. Detta bör dock vägas mot medarbetarnas behov av att kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett hållbart sätt utifrån smittorisksynpunkt och effektivitet samt fysiskt och psykiskt välbefinnande.
Tuija Muhonen
Professor i arbetsvetenskap vid Malmö universitet
Hanne Berthelsen
Docent i ledarskap och organisation vid Malmö universitet
Detta är ett debattinlägg. Det är skribenten som svarar för innehållet och de åsikter som förs fram i texten.
