Vägen till ett lyckat möte
Du har säkert suttit på ett och annat möte och känt att din tid bara rinner iväg. Vill du att de möten du själv håller ska vara annorlunda? Här får du tips.
Möten är motsvarigheten till löpande bandet i en kunskapsintensiv verksamhet, säger Gunnar Westling, forskare i ledarskap på Handelshögskolan i Stockholm.
Han har funnit att de flesta chefer använder ungefär 60 procent av sin tid till möten, formella och informella. Medarbetare kanske 40 procent. Men Gunnar Westling tillhör inte dem som bara förfasar sig över alla möten.
– Vad är alternativet? Att man bara sitter i rummet eller framför datorn? Men man kan säkert göra mötena väldigt mycket bättre och mer kreativa.
I sin forskning har han funnit att det inte främst är formen som gör att människor tycker att ett möte är bra eller dåligt.
– Det är vilken position man har i mötet som avgör. Som överordnad tycker man ofta att mötet är mycket bättre än den som bara är inbjuden eller underordnad – den som har mindre kontroll.
Lösningen är att få med alla, att alla får uttala sig.
– Det är en grundregel: Ju snabbare man får med alla mötesdeltagare på banan, att bidra på något sätt, desto bättre blir ofta mötena. Vill man göra dåliga möten, då gör man tvärt om…
Han vill också slå ett slag för korta möten. Sådana där folk är väl förberedda.
– Om de inte är förberedda börjar folk leka att de är förberedda. Då blir mötet jättedåligt. Om alla i stället har läst på, kan man konstruera mötet efter de frågor som finns, inte slösa tid på det man redan är överens om. Då gör man mycket av arbetet utanför själva mötet.
Jan Kronqvist är inne på samma linje. Han har vid det här laget varit på hundratals arbetsplatser och föreläst och utbildat i kommunikation och retorik. Här är hans bästa tips för dig som ska hålla i ett möte:
Förbered mötet
Boka in tid i almanackan för förberedelser. Resultatet går att påverka långt innan mötet börjar.
Vilket är syftet? Det kan rimligtvis inte vara detsamma, vecka ut och vecka in. Tänk efter vilka nya projekt som är på gång. Känn även in hur stämningen är. Om gruppen till exempel haft det tufft, kanske man behöver ett uppsamlingsmöte där man lyssnar på varandra och delger känslor.
Vilka är deltagarna? Vad har de för funktion, vad jobbar de med, vilka förväntningar har de på mötet? Du kan börja mötet med att fråga vad deltagarna har för förväntningar. Eller skicka ut frågan innan. Vad behöver deltagarna förbereda? Läsa in? Ta med? Är det någon viktig fråga de ska fundera på? Eller ta med konkreta förslag kring?
Sätt mål för mötet. De kan vara väldigt olika, och de måste inte alltid vara mätbara. »Att ge information« är sällan något bra mål. Information har inget egenvärde om man inte gör något med den. Det är bättre om alla görs delaktiga, får diskutera eller komma med förslag.
Någon gång kanske målet bara är att få tid att mötas och reflektera. Var i så fall tydlig med det målet, annars undrar folk bara varför du inte har någon agenda.
Led och disponera mötet
Mål och struktur. Det ska framgå vad syfte och mål är med dagens möte. Presentera också en enkel agenda – men håll inte slaviskt på den.
Ange ramarna. Vi tycker om att veta vad som ska hända. Bestäm hur lång tid mötet ska ta, gärna varje punkt. Välj en plats och en möblering som passar mötets syfte. Det är tryggt att sitta på sin vanliga plats, men ibland behöver man ta bort borden och göra en annan sittning.
Introduktion. Om det är en ny projektgrupp kan du inleda mötet med en introduktionsdel, där deltagarna får presentera sig för varandra.
Överraskning. Om gruppen har träffats varje vecka i flera år, kanske du behöver lägga in veckans överraskningspunkt. Det räcker till exempel med en liten tävling, en fråga, veckans goda gärning eller veckans skämt.
Sätt att skapa engagemang
Bekräfta. Börja med att titta på varandra och hälsa, så det blir ett möte.
– Jag har pratat med mötesdeltagare som är 45–50 år, som säger »min chef hälsar inte på mig«. Det där är viktigt, oavsett ålder, säger Jan Kronqvist.
Ställ frågor. Ställ frågor till deltagarna eller be dem diskutera parvis eller gruppvis. Det gör att de blir delaktiga, men kan också ge viktig information.
– Använd fingertoppskänsla om du ska ställa en fråga till en enskild deltagare. Det ska inte kännas som ett ifrågasättande, utan som något positivt.
Lyssna. Vi har alla behov av att bli hörda. Om det blir ett mönster att vissa alltid pratar mycket medan andra alltid sitter tysta, behöver man gå in och ändra det. Till exempel med en rundfråga.
Användbara mötestekniker
Hälsningsövningar. Bra i nya grupper. Alla tar en minut och berättar något om sig själva. Eller så berättar man två och två, och återger sedan för hela gruppen.
Rundfråga. Bra i en mindre grupp. Skicka runt en penna, och låt den som håller den säga sitt. På så sätt får alla komma till tals.
Bikupa. Bra i stora grupper för att få alla engagerade. Dela in i grupper på två till sex personer, som får diskutera. Dessa får sedan sammanfatta inför storgruppen.
Backspegel. Bra i befintliga grupper, för att skapa kontinuitet. Ta en runda eller bikupa och prata om vad som hänt den senaste veckan eller vad som hände under förra mötet. Vad är viktigt att vi fortsätter med i dag? Vad glömde vi säga sist?
Brainstormning. Bra för att lyfta upp en frågeställning eller lösa problem. Vem som helst får ta tag och dela med sig. Släpp alla hinder och se bara kreativa lösningar. Anteckna allt väl synligt. Samla sedan ihop och se om det finns något konkret att jobba med.
