Ta kontroll över e-posten
Rätt använt är e-posten ett enkelt och smart arbetsredskap. Men det gäller att ha kontroll över situationen. Annars kan effekten blir den motsatta och utgöra ytterligare en stressfaktor. Och vem behöver det?
Idag behandlar vi fortfarande och gärna e-posten som ett telefonsamtal. Nyfikna och oroliga att missa något viktigt tar vi genast hand om breven när vi hör plinget eller ser den symbolen på skärmen. Det är helt fel.
Att lägga ifrån sig kalkylen eller det pm man jobbade med och läsa e-posten istället är en bedräglig tidstjuv som det gäller att se upp med. Ett sådant byte är inget annat än improduktiv tid, och vill det sig riktigt illa, det vill säga om man får uppåt femtio e-brev om dagen och är där och kollar stup i kvarten, kan resultatet bli timmar av improduktiv tid.
Svara inte direkt
Idag har vi visserligen blivit mycket bättre på att skriva och formulera e-post men för många kan det vara hög tid att se över sin arbetssituation och kanske uppdatera rutinerna.
För många är e-posten dessvärre en onödig stressfaktor i det dagliga arbetet. Men så behöver det inte vara, om man kan knepen.
– Det handlar om att ta kontrollen över e-posten och datatekniken och inte tvärtom. Annars är risken stor att man inte alls får så mycket uträttat som man tänkt, säger Olle Bälter.
Han är doktor i datologi vid KTH i Stockholm och en av de som bäst känner till våra e-postvanor.
– Det är faktiskt helt okej att inte svara direkt. Både när det gäller e-post och vanliga telefonsamtal, tillägger han.
Han menar att det räcker om vi kollar e-posten fyra–fem gånger per dag, såvida vi inte sitter och väntar på viktig information. Regelbundna vanor är ett erkänt bra sätt att hålla stressen borta och ta kontroll över arbetssituationen.
– Man tycker kanske att det går rätt snabbt att läsa ett nytt mail och i bästa fall tar det kanske bara en halv minut eller så. En sådan liten paus spelar väl ingen större roll? Förmodligen inte, men sammantaget gör de det. Att bli avbruten jämt och ständigt är inte bra, säger doktor Bälter.
Doktor e-post ger råd
Bland hans tips om smartare e-postvanor finns förslag om bättre och effektivare mappsystem i e-post programmet. Att tömma inkorgen ofta är också bra och underlättar läsandet och prioriteringen av nya mail. Att ha koll på mailprogrammets sökfunktion är en stor hjälp som många underskattar eller inte tänker på att använda, menar han. Renodla korrespondensen så mycket det går och skriv bara om ett ämne i varje mail du skickar.
Det underlättar även för mottagaren. Är det bråttom och handlar om korta meddelanden, skriv det i ämnesraden så slipper mottagaren öppna e-posten.
– Det är viktigt att hålla sig kort och till ämnet när man skriver. Annars slösar man både med sin egen och mottagarens tid i onödan. Korta och konkreta brev besvaras dessutom snabbare och i större utsträckning. Slarvigt skrivna brev ger signaler att avsändaren tar min tid i anspråk när han eller hon inte ens bemödar sig att skriva korrekt. De slösar med min tid för att spara sin egen. Då är det lätt att bli irriterad och sådana brev kan lätt bli liggande obesvarade någon dag extra, säger Olle Bälter.
Men att ta kontrollen över e-posten handlar lika mycket om att ta kontrollen över sitt eget liv och därmed även arbetslivet. Annars är risken stor att man inte alls få så mycket uträttat som det var tänkt. I ett djupare och mer psykologiskt perspektiv handlar flödet av e-post också om bekräftelse, om att vara någon. Gott om mail kan bli en bekräftelse på att vi är någon, kanske till och med en viktig person, särskilt om brevlådan är välfylld.
Det är vår tids syndrom detta att alltid vara anträffbara och det hör ihop med vår moderna livsstil och ständiga strävan efter effektivitet. I en sådan situation är det ännu viktigare att ha kontroll över rutinerna vid datorn och kanske effektivisera dem.
Knep som underlättar
Idag är utbildningen vid större arbetsplatser tämligen god när det gäller e-posthantering men det handlar lika mycket om eget engagemang, att testa nya funktioner och anpassa systemet efter de egna behoven. Många väljer att snabbläsa e-posten genom att dra upp den nedre listen i inkorgen och slipper på så sätt öppna hela brevet.
Att rödmarkera viktiga eller olästa brev är ett annat sätt att hålla ordning. En bra mappstruktur och helst inte mer än fem undermappar brukar underlätta sortering och översyn av information som kommit in.
Att rensa inkorgen med jämna mellanrum, helst dagligen, sparar också tid. Dessutom avlastas företagets server avsevärt vilket inte heller är oviktigt.
Mottagarbevis kan vara bra att använda när det verkligen behövs, men överdriven användning kan snarare bli ytterligare en arbetsbörda. E-posten går ju faktiskt fram så gott som alltid och skulle så inte vara fallet får vi meddelande om det.
Smart och socialt
Men rätt använt är e-posten både ett smart och faktiskt ganska socialt arbetsredskap.
– Vi är ju sociala varelser som vill prata och umgås. Men när tiden inte räcker till kan det bli problem. Att skicka elektroniska brev kan vara en bra lösning. Det är betydligt mer tidsbesparande än att knacka på vederbörandes dörr eller ringa ett telefonsamtal. Då förväntas man vara artig på ett helt annat sätt, fråga om familjen, barnen eller bilen som pajade förra veckan. Det tar tid men det kan man skippa i ett e-brev, tycker Olle Bälter.
Så blir du stressad av e-posten är felet förmodligen ditt eget. Då har du inte tagit kontrollen över e-posten. För rätt använt är det kommunikationsmedel som både kan spara tid och minska stressen.
Fakta
E-post – så stort är det
Sverige och Norden har störst datortäthet i världen.
Här görs fler Internetuppkopplingar per person än i något annat land.
80 procent av Sveriges arbetsföra befolkning har tillgång till e-post på jobbet; i Brasilien handlar det om knappt 10 procent.
Skriv rätt i dina e-brev
- Skriv välvårdat och kortfattat.
- Sätt en kort rubrik och håll dig till den.
- Var konkret.
- Blir breven för långa, ring istället.
- Ta sammanfattningen först.
- Använd feta mellanrubriker.
- Tänk på mottagaren, situationen, behov och förväntningar.
- Skriv bara om ett ämne i varje brev.
- Underlätta för mottagaren – skriv korta brev direkt i ämnesraden.
Bli en smart e-postanvändare
- Först av allt. Om du inte redan gjort det, gör det nu: stäng av e-postplinget!
- Lär dig e-postprogrammet ordentligt.
- Glöm två veckor gamla brev – de är ofta inaktuella.
- Spara tid – använd sökfunktionen.
- Skapa mapp för samtliga avslutade brev.
- Var i övrigt sparsam med att skapa fler mappar än du behöver.
- Ha endast olästa brev i inkorgen.
- Spara inte fler brev än att du kan se alla på en sida.
