Så håller ni ihop arbetslaget
Att samarbeta i en arbetsgrupp som är spridd över landet ställer krav på både
chefer och medarbetare. När kollegerna sitter många mil bort blir kommunikationen viktig.
Varje onsdag är det fika och videokonferens med regionerna. Då berättar jag vad som har hänt i veckan och medarbetarna har i sin tur möjlighet att ställa frågor till oss i ledningen. Det är väldigt lätt och kostar ingenting, säger Christer Åkerlund på SMHI.
Han är chef för avdelningen Företag och media med huvudkontor i Norrköping och har över hundra anställda bland annat i Sundsvall och Malmö. Under sig har han funktionschefer och platschefer med lokalt personalansvar. Sedan några år tillbaka växlar hans avdelning mellan virtuella möten och fysiska, för att bevara teamkänslan i arbetsgruppen.
Fysiska möten behövs
Även om det går att sköta det mesta på distans, är det viktigt med kontinuerlig kommunikation – och det allra bästa för en utspridd arbetsgrupp är att ha en tät kommunikation och att inte tappa kontakten, poängterar Maria Nordengren, konsult inom organisationsutveckling:
– Det finns poänger med fysiska möten som kan vara värdefulla att ta till vara. Även kroppsspråk är viktigt, eftersom så mycket i kommunikationen är förknippat med det. Vill man lära känna varandra lite mer personligt, är fysiska möten förstås att föredra.
Skapa mindre grupper kring projekt
Ett sätt att hålla ihop arbetsgruppen kan vara att dela upp teamet i mindre grupper med deltagare som sitter på olika platser och få dem att jobba självständigt kring ett projekt.
– Man kan till exempel bilda grupper som ska utreda eller komma med förslag i någon specifik fråga, föreslår Maria Nordengren.
När man arbetar på distans kan det vara svårt att hitta en naturlig balans för hur kontakten mellan chefer och medarbetare ska fungera. Om en chef har väldigt tät kontakt kanske medarbetarna känner sig kontrollerade, säger Maria Nordengren.
– Har chefen däremot för lite kontakt med sina anställda kan de tappa både motivation och intresse.
Tänk på videomötestekniken
Vid videomöten är det viktigt att tänka på mötestekniken. För att öka medarbetarnas delaktighet är det bra att »gå laget runt«, precis som man brukar göra vid telefonmöten, säger Maria Nordengren.
– Ett annat tips för att alla ska delta aktivt under videomöten är att se till att alla har någon form av uppgift med sig.
I en arbetsgrupp där medarbetarna är utspridda krävs det också att man hittar nya vägar för att kommunicera effektivt och att ta vara på tiden. Ett sätt att göra det på är att blanda olika mötesformer, säger Bengt Olsen, docent vid Uppsala universitet och konsult inom organisationsutveckling.
– Det bästa är att ha ett internt samverkanssystem som »communities« där man alltid kan ställa frågor till sina kolleger. Frågorna lämnas sedan öppna så att alla kan gå in och svara när de har tid. Ett exempel på sådana system är Open text social workplace, som är som ett slutet Facebook.
Dynamiskt ledarskap
När chefen inte finns på samma plats som medarbetarna räcker det inte med att hon eller han förmedlar information – de anställda måste också kunna hantera och söka information själva. Ledaren behöver i sin tur säkerställa att medarbetarna har tagit till sig informationen utan att vara alltför kontrollerande.
– Det viktiga är att man är tydlig som chef. Kom överens i förväg om hur ni vill kommunicera och vad som krävs av medarbetare respektive chef, uppmanar Maria Nordengren.
För att det ska fungera behöver ledaren också vara dynamisk och situationsanpassad. Man måste ta hänsyn till att alla medarbetare inte fungerar på samma sätt, säger Maria Nordengren.
– Vissa anställda föredrar skriftlig kommunikation. Andra tycker det är krångligt att skriva och då kanske andra sätt, som telefonmöten, passar dem bättre.
Tips: Så behåller ni lagandan på avstånd
- Effektiv kommunikation är viktigt. Håll regelbundna telefon- och videomöten. Kombinera med chatt via interna system. Videokonferensmöten där alla kan se och höra varandra är bra.
- Träffas så ofta det går.
- Dela in teamet i grupper som jobbar självständigt kring projekt.
- Chefen måste ge tydlig information och se till att medarbetarna har tagit den till sig. Det kan behövas olika verktyg för kommunikation beroende på vem man kommunicerar med.
- Medarbetarna måste kunna ta mycket eget ansvar. Det är viktigt att kunna hantera och söka information själv.
- Ta fram riktlinjer för hur ni ska jobba i arbetsgruppen och vad som förväntas av chefer och medarbetare.
