Deras verktyg gör det enklare att söka forskningsbidrag
När fyra olika institutioner vid Göteborgs universitet gick samman tog medarbetarna med sig en flora av olika mallar för budgetering. Nu har ekonomerna, med ST-medlemmen Gunilla Gisslevik i spetsen, tagit fram ett verktyg som besparar alla inblandade både arbetstid och frustration.
När institutionen för marina vetenskaper bildades 2015 hade forskarna med sig flera olika mallar för budgetering av projekt som helt eller delvis finansieras med externa medel.
– Det var väldigt tidsödande och nästan omöjligt att följa upp våra ungefär 300 projekt, säger Gunilla Gisslevik.
Hon och hennes kolleger, Mattias Lagerberg och Lotta Willerstrand, tog därför fram en ny mall för alla forskare som samtidigt gav mer information. Den gjorde IT-enheten om till ett användarvänligt webbbaserat verktyg.
– Problemet med de tidigare mallarna var att dokumenten inte var låsta och hade en tendens att förlora funktioner. Vi hittade också helt missvisande budgetar som kunde leda till stora underskott.
många forskare lägger ned mycket tid på sina forskningsansökningar. Så även Jonathan Havenhand, en av de forskare som har testat verktyget i skarpt läge. Han har nyligen gjort två stora ansökningar om forskningsbidrag till Vetenskapsrådet och Formas.
– Verktyget spar tid för att det är så mycket lättare, konstaterar han.
Jonathan Havenhand berättar att han förut behövde räkna ut kostnader manuellt och att det särskilt för overheadkostnader var väldigt komplicerat – och lätt blev fel.
– Nu får vi ut overheadkostnaderna med en knapptryckning. Det här verktyget underlättar och är mindre frustrerande – både för oss och ekonomerna.
En annan fördel är att flera kan vara inne i programmet samtidigt.
Det underlättar exempelvis när Gunilla Gisslevik ska diskutera med en forskare som befinner sig i Australien.
– Vi kan sitta med samma fönster uppe och diskutera, i stället för att skicka excelfiler mellan oss, säger hon.
Hittills har reaktionerna varit väldigt positiva. Gunilla Gisslevik berättar att forskare sagt att »det här har vi saknat i tjugo år«. Och inte bara forskarna är nöjda. Nyligen fick gruppen ta emot Göteborgs universitets administrativa pris. Priset består av ett diplom och ett bidrag på 15 000 kronor per person för en studieresa.
Gustav Bertilsson Uleberg, kanslichef, är mer än nöjd.
– Verktyget innebär en förenkling av arbetet och arbetstidsbesparing både för ekonomer och forskare, säger han.
Det nya verktyget är också mindre sårbart, anser han.
– Men den främsta vinsten är att det blir en brygga för dialog mellan forskare och ekonomer. Det vinner både arbetsmiljön och verksamheten på.
