”Brolle” tog över deras enformiga arbetsuppgifter
Lönespecialisterna på Trafikverket har fått en bättre arbetsmiljö sedan deras nya kollega Brolle – ett datorprogram – tog över flera av deras uppgifter. ”Det är mycket roligare nu, förut gjorde vi bara samma sak”, säger Madeleine Danerhag.
En stor arbetsbelastning fick Trafikverkets HR-avdelning att söka lösningar som kunde effektivisera verksamheten, berättar enhetschefen Eva Brodin. Det var bakgrunden till att den nya kollegan, som de döpt till Brolle, fick jobb i verksamheten.
– Vi fick tips om en mjukvara som man kunde installera i datorn och som kunde göra enformiga arbetsuppgifter, sådana som upprepas på ett likadant sätt varje dag.
De fick rådet att välja en enkel process för att prova. De valde arbetsuppgiften att skriva anställningsbeslut – tidigare var det fyra anställda som jobbade med det.
– Fastän de skrev hela tiden växte högen. Det var inte en hållbar situation, säger Eva Brodin.
När Brolle skulle lära sig jobbet visade det sig dock att det trots allt var en komplex process. Eva Brodin sticker inte under stol med att det har varit en resa och att första tiden var ”lite rörig”. Men nu avlastar Brolle sina kolleger.
HR-administratören och ST-medlemmen Madeleine Danerhag tycker att det är stor skillnad. Förut kunde de stressas av hundratals ärenden i kö.
– Administration upptog all vår tid förr. Det är bra att bli av med alltför monotona arbetsuppgifter. Jag tycker att det känns mindre stressigt.
Förutom att få hjälp av Brolle har medarbetarna också ändrat arbetssätt och delat in sig i team som roterar mellan olika arbetsuppgifter – antingen i drift eller support. I driften kan det handla om administration kring reseräkningar och kvitton. I supporten är det telefon- eller mejlsupport internt eller till andra aktörer, som Försäkringskassan och jobbsökande.
Löneadministratören Elin Emanuelz tycker att åtgärderna har lyft deras arbetsmiljö.
– Förut gjorde vi bara beslut varje dag. Det är roligare att göra olika saker, det är mer lärorikt.
Nu går Brolle på ett schema och tar hand om fyra olika arbetsuppgifter, bland annat registreringen av konsulter i HR-systemet. Men medarbetarna på HR-avdelningen är noga med att poängtera att Brolle inte tänker själv.
– Han gör det han är programmerad att göra. I början var det mer strul och vi behövde kontrollera honom. Det händer fortfarande att han kan fastna, och då måste systemfolket sätta i gång honom, säger Elin Emanuelz.
Enhetschefen Eva Brodin betonar att hon under hela processen varit noga med att det inte handlar om att dra ned på personal, utan om att frigöra tid eftersom Trafikverket växer, samtidigt som myndigheten har krav på sig att effektivisera verksamheten.
Hon tror att många fler myndigheter skulle ha nytta av en Brolle – och på HR-avdelningen har de fler planer för honom redan i höst.
Eva Brodin är nöjd med satsningen. Avdelningen har både bättre svarsfrekvens och en bättre arbetsmiljö, konstaterar hon.
– Jag kan också se på mina medarbetare att de ser gladare ut.
