Så får ni nya arbetsgruppen att funka
Att slå ihop två arbetsgrupper till en är ett riskprojekt med många fallgropar. Men det går att göra sammansmältningen på ett bra sätt – och komma stärkt ut på andra sidan.
Carina Eriksson Lindvall vet vad en illa skött sammanslagning kan leda till.
– Om medarbetarna inte får tillräcklig information uppstår oro som tar energi och kan skapa ångest. Sådana känslor smittar lätt i organisationen.
Hon är docent vid företagsekonomiska institutionen på Uppsala universitet och har forskat om organisationsförändringar och ledarskap. Men hon har också arbetat praktiskt med frågorna – bland annat på Regeringskansliet och Astra Zeneca.
Hon ser fler vanliga fallgropar. En är att den nya arbetsgruppen blir för stor.
– Då faller den snart isär i spontana undergrupper. Det kan bli klickbildningar och revirtänkande. Om en stor grupp slås ihop med en mindre riskerar den mindre gruppen att slukas upp och dess kultur utplånas. Det kan vara jättejobbigt för dem från den mindre gruppen. Som om allt de gjort innan inte räknas.
Men man kan hantera sådana här svårigheter, om man bara känner till hur grupper fungerar och utvecklas, menar Doris E Sundberg. Hon är arbetspsykolog och har tidigare varit konsult med många uppdrag inom offentlig sektor. I dag är hon anställd som psykolog på Arbetsförmedlingen.
– Det är bra att veta att en arbetsgrupp alltid behöver gå igenom en rad faser innan den blir mogen och välfungerande, berättar hon.
Först ska man lära känna varandra och hitta sina roller.
I varje grupp finns en formell ledare, men också informella. Där finns också andra formella och informella roller – som »medlaren«, »lustigkurren« eller »den som alltid ska ifrågasätta«.
– Varje gång gruppen förändras blir det en ny grupp. Processen börjar om på nytt, för hela den informella strukturen omförhandlas. Men ju mognare gruppen är från början, desto snabbare blir det en ny arbetsgrupp av den igen.
Här behövs handfast stöd och styrning från ledningen, menar Doris E Sundberg, annars kan det leda till den oro som skapar ineffektivitet.
Hon pekar ut tre risker när vi ska hantera oron: vi kan fly och byta jobb. Vi kan stanna, men bli frustrerade. Eller så kan vi anpassa oss och ge upp.
I samtliga fall drabbas effektiviteten.
– Sammanslagningar görs ju för att uppnå någon sorts förbättring. Men när vinsten uteblir är det värsta som kan hända att man tror att man organiserat fel och gör ännu en organisationsförändring. För riskerna blir större för varje gång.
Råden som underlättar när arbetslagen ska slås ihop
3 råd från Doris E Sundberg
- SLÅ INTE IHOP – BYGG NYTT I STÄLLET.Man kan jämföra det med ett par som ska flytta ihop. Det är sällan lämpligt att den ena flyttar in hos den andra. Det är bättre om båda flyttar till något nytt. När det gäller arbetsgrupper är det bra om den nya gruppen får en ny chef.
- GÖR EN KONSEKVENSANALYS.Gå igenom vad ni ska uppnå, vad det kommer att innebära för ledning, arbetsgrupp, individer och kunder. Sammanfatta vilka vinster och risker som kan uppstå. Utvärdera sedan efteråt för att se om det blivit bättre. Det är ledningens ansvar att analysen görs, men hela arbetsgruppen behöver involveras. Som medarbetare kan du bevaka att detta sker – ta hjälp av ditt skyddsombud. Och bidra aktivt till arbetet.
- OM DU MÅR DÅLIGT – SÖK HJÄLP. Om du själv far illa i processen kan du kontakta en vårdcentral, eller företagshälsovården, som ofta har tillgång till samtalsstöd. Ibland kan man själv ta kontakt med företagshälsovården, ibland måste man gå via arbetsgivaren. Du kan hänvisa till arbetsgivarens ansvar för den psykosociala arbetsmiljön.
3 råd från Carina Eriksson Lindvall
- HANTERA BÅDE TANKAR OCH KÄNSLOR. Ledningen behöver hela tiden ge svar på frågor om varför, när, vem, hur och var. Transparens är ett ledord. Med obesvarade frågor kommer oro, som slukar mycket energi. Ledningen ska besvara frågorna, men också involvera gruppen i förändringsprocessen och ta vara på medarbetarnas kunskap.
- LÅT INTE DEN LILLA GRUPPEN BLI UPPSLUKAD. Båda grupperna kommer med sin egen kultur. För att inte kulturen i den mindre gruppen ska försvinna, behöver man inventera och uppmärksamma vad som varit bra i båda grupperna. Därifrån kan man ta avstamp mot en ny, gemensam kultur. Ledningen måste ta initiativet, men som medarbetare behöver du bidra med dina erfarenheter.
- SKAPA RELEVANTA UNDERGRUPPER. Den optimala gruppstorleken är mellan fem och nio personer. En större grupp riskerar att falla isär i undergrupper. Ledningen bör i stället aktivt skapa undergrupper i större grupper, med utgångspunkt i arbetsuppgifterna. Som medarbetare kan du välja ett inkluderande förhållningssätt.
