Så axlar du manteln efter jobbets älskling
Att efterträda en riktigt erfaren och uppskattad person på arbetsplatsen kan vara en skrämmande utmaning. Här får du hjälp att undvika de vanligaste fallgroparna.
Det finns en del människor som blir något av en institution på sin arbetsplats. Det kan vara en chef, men lika gärna en specialist eller administratör. En människa som genom sin karisma eller sitt kunnande liksom förkroppsligar sin tjänst.
Du som ska efterträda en sådan person undrar kanske hur du ska fylla ut kostymen.
Experterna är rörande eniga om svaret:
– Försök aldrig efterlikna din företrädare. Din uppgift är inte att ersätta någon annan, utan att bygga en helt ny plattform för dig själv, säger Eva Norrman Brandt.
Hon är psykoterapeut och organisationskonsult och författare till boken Ny chef, som nyligen utnämndes till årets HR-bok. Hon har bevittnat många chefsbyten genom åren.
– De nya chefer som lyckas har alltid gått in med sinaförutsättningar, sitt sätt att bidra, och öppnat upp för möjligheter till förnyelse.
Det gäller oavsett tjänst. Eller, som rekryteringskonsulten Nils Hallén säger:
– Försöker du ikläda dig företrädarens roll, ger du ett ihåligt och oäkta intryck.
Här nedan ger Eva Norrman Brandt och Nils Hallén sina bästa råd till den som ska fylla ut tomrummet efter en omtyckt företrädare.
1. Ta reda på hur man jobbat förut
Som ny behöver du lyssna och skaffa dig en uppfattning om hur man jobbat tidigare, vad som fungerat bra och vad som skulle kunna bli bättre. Gå runt och visa ditt intresse, det brukar vara mycket uppskattat. Kommer du med lösningar utan att först ha lyssnat på dem som berörs, är risken stor att folk känner sig överkörda och missförstådda.
2. Ta hjälp av din företrädare
Lyssna på vad din företrädare har att berätta.
– Men du behöver ändå skapa dig en egen uppfattning och göra dina egna bedömningar, säger Eva Norrman Brandt.
Du kan ta hjälp av din företrädare och göra axlandet av manteln till ett gemensamt problem: »Du har ju varit så uppskattad, hur löser vi det här tillsammans?«
– Jag hade nog själv blivit glad av den frågan … och förmodligen ganska hjälpsam, säger Nils Hallén.
3. Inventera förväntningarna
Ta reda på vilka förväntningar som finns på dig. Nils Hallén tycker att du rent av kan skicka ut frågan på mejl: »Fundera på vad du har för förväntningar på mig, så kan vi sätta oss ned och prata om det om några dagar.«
Ta emot informationen, utan att resonera eller gå i försvar: »Tack så mycket för inputen, får jag fundera lite och sedan återkomma till dig?«
Gör en analys av vilka förväntningar som är rimliga. Sedan kan du återkoppla: »Detta kan ni förvänta er av mig«. Om det finns sådant som du inte kan leva upp till, gör det till ett gemensamt problem: »Detta är förväntningar jag inte kan uppfylla, kan vi lösa det på
något annat sätt?«
4. Klara snacket om företrädaren
Om folk ständigt pratar om din företrädare, undvik att gå i försvar eller släta över.
– Visa intresse och låt dem formulera sig, säger Nils Hallén. »Det måste ha varit toppen med en sådan medarbetare/chef. Vad var det konkret han/hon gjorde som var så bra?« Låt det samtidigt framgå att du är en annan person, som inte kan göra på precis samma sätt.
Känns pratet laddat behöver du försöka förstå om det innehåller dold kritik.
– Då får du ta upp det till ytan på ett lättsamt sätt, säger Eva Norrman Brandt: »Hur känner ni för det här som jag försöker driva?«
5. Motivera förändringar
Om folk tycker att allt var bra innan, kan det vara svårt att få gehör för förändringar. Din bästa vän är en rejäl omvärldsanalys: skapa dig en bild av hur utvecklingen i omvärlden påverkar er organisation. Då blir det lättare att motivera förändringarna.
Råden som underlättar chefsbytet
- Chefsbytesmöte. Eva Norrman Brandt brukar rekommendera ett chefsbytesmöte i två delar. Den avgående chefen och gruppen ses och samlar ihop sina erfarenheter. Därefter lämnar den gamla chefen och gruppen över detta till den nya chefen. Gruppen får också formulera farhågor och förhoppningar. Det blir mindre dramatiskt om alla får möjlighet att sätta ord på sina tankar, särskilt i organiserad form. Det brukar bli väldigt lyckat.
- Etablera dig som chef. Som ny chef behöver du bygga allianser med gruppen, finnas där och säga något om vad du tänkt göra. Be om respit med detaljerade planer tills du har fått en bättre uppfattning om verksamheten. Betona att du vill ha hjälp, att ni ska hitta en väg tillsammans. Har du folk som motarbetar dig kraftigt måste du ta tag i det. Gör det i enrum och prata om vad det handlar om. Du måste vara tydlig med att du inte accepterar det.
