Ta snacket med din jobbiga arbetskamrat
Det kan handla om kolleger som är yviga och högljudda i kontorslandskapet, som har en alltför brysk attityd eller gör ett slarvigt jobb. Här får du några råd inför det svåra snacket.
Har du också stått där, frustrerad över en kollegas beteende, men ändå inte sagt något?
Thomas Jordan, som är forskare och lärare på institutionen för arbetsvetenskap vid Göteborgs universitet, vet att många frågor är svåra att prata om.
– Det som hindrar oss är ofta farhågor om vad man får för reaktion i knät. Eller osäkerhet på den egna förmågan att prata om det på ett sådant sätt att man får gehör, säger han.
Thomas Jordan driver en hemsida som handlar om arbetsplatskonflikter. Han berättar att de samtal som upplevs som svåra, kolleger emellan, brukar handla om två olika saker.
– Dels frustration över hur andra beter sig gentemot mig: hur de kommunicerar, vilken ton de använder, om de är hjälpsamma eller inte. Och dels åsikter om hur andra gör sitt jobb: att de är slarviga, är för bryska mot kunder eller medborgare, eller tvärtom alltför serviceminded.
Samtal som handlar om andra människors beteende blir ju oundvikligen personliga, konstaterar han. Därför tycker han att det är bra att använda sig av »jag-budskap« när man vill lyfta frågan. Det innebär att man beskriver sin egen upplevelse, och försöker undvika att värdera den andras beteende.
Annica Galfvensjö, som är ledarskaps- och kommunikationskonsult, har skrivit boken Svåra lägen – tuffa samtal och brukar utbilda personer just i att hålla svåra samtal. Då får deltagarna träna genom att ha samtal med skådespelare.
– Då märks det vilken skillnad det är mellan att bara vara fysiskt närvarande i rummet, och att verkligen lyssna uppmärksamt, respektfullt och nyfiket.
Hon säger att hon har reflekterat över att även om budskapet kommer fram lite klumpigt, så funkar det ändå när det sägs på ett empatiskt sätt av en person med en god vilja.
Men en person som är stressad, inne i sitt och redan har sin bild klar kan däremot formulera sig precis enligt boken, men ändå inte nå fram.
Hennes tips handlar om att ge kollegan tid att smälta budskapet, vara konstruktiv och att tillåta de känslor som kan dyka upp under samtalet.
Så använder du dig av jag-budskap
1. Gör en observation
Var tydlig med vad som ger dig anledning att ta upp samtalet. Beskriv vad som hänt, vad du sett eller hört. Var väldigt konkret, rensa din observation från värdeomdömen och svepande formuleringar. Beskriv det på ett sätt som den andra rimligen måste hålla med om.
2. Berätta om din reaktion
Tala om hur du reagerar när det här händer: om du blir stressad, frustrerad, orolig för att det inte ska fungera, förvirrad eller kanske arg.
3. Förklara varför du reagerar så
Undvik att säga vad den andra gör för fel. Tala i stället om vilka behov du själv har: »Jag behöver de här uppgifterna för att kunna göra ett bra jobb själv« eller »Jag vill känna stolthet över vårt bemötande på den här arbetsplatsen«.
4. Berätta om ditt önskemål
Berätta vad du vill: »Jag skulle vilja prata med dig om det, höra hur du ser på det«, »Skulle vi kunna sätta oss och prata om hur vi gör med den här typen av situationer?« Eller: »Jag skulle vilja att vi inte gör så här i fortsättningen, men jag vill veta hur det ser ut från ditt håll.«
5. Jämför era berättelser
Sedan har ni möjlighet att ha ett samtal, där ni kan lyssna och jämföra era berättelser. Det är en förutsättning för att ni ska kunna hitta lösningar som tillfredsställer bådas behov. Glöm inte att lyssna för att se om det är någon pusselbit som du inte har sett.
3 tips för samtalet
- Ge tid. Den som har gått och grubblat på hur man ska lyfta en fråga med en kollega är oftast lättad när det väl är gjort: »Puh, nu är det klart«. Men för den andra personen börjar processen först i det ögonblicket. Det är bra om även kollegan får lite tid att fundera innan ni pratar vidare. Det gäller både för den som brukar behöva tid på sig och för den som är snabb från tanke till handling – annars blir det lätt fort och fel.
- Var lösningsfokuserad. Fokusera på att tillsammans leta lösningar, snarare än att kretsa kring problemet och vem som bär skulden. Det bästa är om båda får tid att fundera över hur man själv kan bidra till en lösning och vad den behöver av den andra. Ömsesidig respekt är viktigt.
- Låt känslorna finnas. Våga vara kvar i rummet och låt känslorna finnas och ta plats. I den här typen av samtal kan det vara väldigt effektivt att sätta ord på känslorna. »Jag ser att du är arg«, »jag hör att du är ledsen«, »jag förstår att du är besviken«. Det kan göra oerhört mycket i ett samtal.
