Så klarar du att flytta hem jobbet
Distansarbete och distansmöten har blivit vardag för många i coronapandemins spår, men ställer krav på nya arbetssätt. Förbered era digitala möten extra noga, råder experterna. Och glöm inte den digitala fikapausen!
Var snälla och toleranta mot varandra. Det är ett av de viktigaste råden Terese Raymond vill ge. Hon är frilansande pedagog och projektledare, och har tillsammans med Ulrika Eklund skrivit boken Distansmöten.
– Fokus bör vara på att göra det enkelt att delta. Utmaningen med distansmöten är att försäkra sig om att alla är trygga med att delta med den teknik man erbjuder, säger Terese Raymond.
När hela arbetsgrupper eller olika konstellationer av samarbetspartners ska mötas digitalt i stället för fysiskt behöver man tänka ett varv till på förberedelser och upplägg, menar hon. En bra princip är att samla allt som deltagarna behöver på ett lättillgängligt sätt, såsom dagordning och länkar till relevanta dokument.
Syftet med mötet måste vara tydligt, liksom de digitala mötesreglerna. Alla måste veta hur man ska begära ordet, exempelvis via chatten, och hur man förväntas uttrycka en åsikt, kanske med tummen upp-tecken.
Mötesstrukturen kan variera beroende på typen av möte, säger Terese Raymond.
– I stormöten är fokus ofta på information. I andra fall är det bra om det finns verktyg för att dela upp sig i mindre grupper och diskutera, eller ha ”bikupor” två och två och sedan redovisa för gruppen.
Om man ska ha idémöten eller någon annan form av brainstorming är det viktigt att veta i förväg vilka verktyg man ska använda.
– Den typen av möten bör alltid förberedas, men behovet är större vid distansmöten, säger Terese Raymond.
Under möten med många deltagare eller där mer komplexa frågor behandlas tycker hon att det kan vara värdefullt att vid sidan av mötesordföranden ha en så kallad facilitator, som ska främja diskussionen utan att själv delta i den. Facilitatorn – som kan vara en extern person eller en medlem i gruppen – uppmuntrar alla att delta aktivt, exempelvis genom att bryta in med frågor när det behövs. I rollen ingår också att se till att mötet håller tiden.
Problem med tekniken i distansmöten är ett kapitel för sig. De kan bero på att verktygen inte fungerar som de ska, men också på att användarna saknar tillräckliga kunskaper. Dessa problem framträder särskilt tydligt nu, då coronapandemin lett till att många distansarbetar för första gången. Därför är det extra viktigt att hjälpas åt, understryker Terese Raymond.
– Den som kan systemen måste stötta den som inte förstår och kan.
”Det är viktigt att alla lyssnar! Om det finns risk att man
förlorar folk är det bättre att hålla mötena korta.”
Ett annat mötesproblem kan vara att deltagare tappar fokus och sysslar med annat. Det brukar märkas efter ett tag, och det skapar irritation i gruppen, konstaterar Terese Raymond.
– Det är viktigt att alla lyssnar! Om det finns risk att man förlorar folk är det bättre att hålla mötena korta eller ta täta pauser.
Kortare distansmöten med få personer kan ofta upplevas som mer effektiva än fysiska möten. Det blir mindre av småprat, och ingen hämtar kaffe eller går på toaletten, menar hon.
Det kan ju vara positivt. Men samtidigt behöver vi det vardagliga sociala samspelet med kollegerna. Även detta är det bra att skapa strukturer för, anser Terese Raymond. Man kan ha en särskild ”social chatt” och mötas i digitala fikapauser. Man kan också koppla in sig på möten lite i förväg för att hinna prata om annat innan mötet börjar.
ST-ombudsmannen Inger Ehn Knobblock har själv stor erfarenhet av att arbeta på distans. Hon ingår i STs enhet för kommunikation och påverkan, som är placerad i Stockholm, men har sin arbetsplats i hemmet i Umeå. Hon har skapat rutiner som hon tycker ger henne energi och bra arbetsdagar. Hon klär sig som om hon skulle i väg till jobbet, och jobbar oftast normala kontorsarbetstider.
– Det ger en tydlig gräns mellan arbete och fritid, säger hon.
Hon tar också regelbundna pauser varje timme – och undviker att surfa i pausen, utan passar kanske på att ta ett varv runt huset.
Som mestadels hemarbetande har hon ett ordnat hemmakontor med god ergonomi. För många av dem som nu blivit hemkommenderade är det inte lika lätt, men på nätet finns tips om att ställa skärmen på en strykbräda eller en hög med böcker, och att använda ett separat tangentbord och mus.
Om man är fler som distansarbetar eller studerar i hemmet kan det vara en bra idé att dagen innan gå igenom hur man kommer arbeta under dagen, var man vill sitta, informera om viktiga möten och diskutera upplägget för lunch och pauser.
Inger Ehn Knobblock säger att hon för egen del inte behöver så mycket vardaglig bekräftelse från kolleger och chefer. Hon framhåller att cheferna också måste lita på att medarbetarna sköter sitt jobb och inte ”ligger på soffan, äter praliner och viftar på tårna”, som hon uttrycker det.
Men när så många nu arbetar på distans ser hon ändå en risk för att medarbetare går miste om en del av den uppmuntran och bekräftelse som arbetslivet annars kan erbjuda.
– Eftersom vi också är begränsade i privatlivet är det viktigt att vi är snälla och uppmärksammar varandra. Människor reagerar olika på pandemin, en del har mycket ångest.
Fyra råd för distansmöten
- Stötta varandra och se till att få det stöd som behövs för att alla ska vara trygga med tekniken. Lär er de verktyg som används.
- Förbered möten noga. Se till att deltagarna känner till syftet med mötet och samla gärna allt material lätt tillgängligt.
- Tänk över om det ska finnas en person som fördelar ordet. Om det är många deltagare kan man använda chattfunktionen för att be mötesledaren om ordet.
- Koppla gärna upp er några minuter innan mötet börjar och använd den tiden till social samvaro.
Fem råd till dig som distansarbetar
- Upprätthåll rutiner som ger dig en tydlig början och ett tydligt avslut på dagen.
- Planera in regelbundna pauser och försök att komma ut i friska luften.
- Avsätt tid till sociala kontakter. Boka gärna in digitala fikapauser med kollegerna för vardagligt småprat.
- Se över ergonomin på din hemarbetsplats. Har du inte optimal utrustning, var kreativ och försök hitta lösningar för att variera din arbetsställning.
- Om andra i hushållet också jobbar eller studerar hemma – berätta för dem om din planering för din arbetsdag och om dina behov.
