Så hanterar du obehagliga försök att påverka beslut
Du ska inte behöva stå ut med att bli pressad och skrämd av någon som vill att du ändrar ditt beslut. Trakasserier får inte sopas under mattan. Anmäl incidenten till chefen, diskutera upplevelsen med kolleger och öva på svåra situationer.
– Trakasserier är den vanligaste formen av påverkansförsök som anställda på myndigheter drabbas av, säger Anna Jonsson, utredare på Brottsförebyggande rådet, Brå, och medförfattare till handboken Att förebygga och hantera påverkansförsök.
I boken delas trakasserier upp i två huvudgrupper, tydliga och diffusa. Exempel på tydliga trakasserier är okvädningsord, olovlig fotografering och inspelning under möten. Diffusa trakasserier innefattar bland annat självmordshot, obehagliga telefonsamtal, skuldbeläggning och obehagliga anspelningar.
– Det är förståeligt att människor kan hamna i affekt när de får ett oönskat besked. Men att trakassera dig som tjänsteman för att du gör ditt jobb och följer lagar och regler är inte acceptabelt, säger Anna Jonsson.
Trakasserier är inte bara ett problem för den enskilde tjänstemannen. Att någon försöker påverka myndighetsutövningen är också problematiskt ur demokratisk synpunkt, konstaterar hon.
Alla de händelser som kan kallas trakasserier är dock inte förbjudna och straffbara. Det kan också vara svårt att sätta ord på vad som skett.
– Därför tycker tjänstemän kanske inte att det är någon mening att föra dem vidare, säger Anna Jonsson.
Hon anser att det ändå är viktigt att anmäla trakasserier till arbetsgivaren för att få ett grepp om hur stort problemet är på arbetsplatsen. Det är också viktigt att det finns interna riktlinjer och rutiner, så att alla vet vad som gäller.
Arbetsplatsträffar är ett bra forum för att ta upp och regelbundet diskutera hur trakasserier ska hanteras. Förhoppningsvis leder kontinuiteten till att alla medarbetare känner sig tryggare med att berätta och på köpet blir mer förberedda inför olika sorters trakasserier, säger Anna Jonsson.
Hur man reagerar på trakasserier är dock individuellt. Vissa tänker på dem som något som ingår i jobbet. Andra anklagar sig själva och blir stressade för att de tycker att de inte lyckas hantera samtalen på ett bra sätt. En del kan ta väldigt illa vid sig och må dåligt lång tid efteråt.
Den som drabbats av trakasserier bör i första hand få stöd av kolleger och sin närmaste chef, anser Anna Jonsson. Men i vissa fall behövs även professionella insatser, exempelvis från företagshälsovården.
I Brås handbok finns flera tips om hur organisationer, arbetsgrupper och enskilda medarbetare kan hantera både tydliga och diffusa trakasserier.
Vid obehagliga anspelningar och skuldbeläggande kan exempelvis ett sätt vara att fråga vad personen menar med sitt uttalande. Om personen får förklara sig minskar utrymmet för att du faktiskt feltolkat det som han eller hon har sagt, säger Anna Jonsson.
Tydliga trakasserier, som okvädningsord, kan i stället bemötas genom att använda ett avväpnande språk eller en avledningsmanöver.
För att känna sig trygg i att man kan hantera trakasserier, eller för att förebygga sådana situationer, är det viktigt att man får utbildning och övar. Anna Jonsson ser gärna att utbildning om trakasserier ingår redan vid introduktionen på en arbetsplats.
– Är du nyanställd på en myndighet och inte fått den kunskapen kan det annars bli en chock och få dig att fundera på att lämna jobbet.
Det går också att vidta åtgärder för att förebygga trakasserier.
– Några exempel är medlyssning vid samtal, att tjänstemän inte är ensamma vid möten och att flera personer skriver under ett beslut, säger Anna Jonsson.
Flera statliga myndigheter har bidragit med sina erfarenheter i arbetet med Brås handbok. Kronofogden är en av dem.
– Det är främst de tjänstemän som delger och verkställer beslut som drabbas av trakasserier. Men även medarbetarna i kundservice kan bli utsatta, säger Cristian Svensson, säkerhetsrådgivare på Kronofogden.
Enligt honom förekommer hela skalan av påverkansförsök – från dem som försöker vara övertrevliga för att få tjänstemän att fatta andra beslut, till dem som vädjar eller framför förtäckta hot.
– Absolut vanligast är självmordshot. Många som står inför en konkurs eller utmätning tar till det som ett sista halmstrå för att försöka upphäva beslutet, säger han.
I Brås handbok återges Försäkringskassans interna riktlinjer för hur anställda ska bemöta självmordshot. Det handlar exempelvis om att ta sig tid att lyssna, anteckna namn och adress och hänvisa till vården. I akuta situationer är det viktigt att kalla på polis, men samtidigt behålla kontakten med den som hotar.
Det är inte är ett brott att hota att ta sitt liv, men att säga att hotet beror på ett beslut som du som myndighetstjänsteman tar kan vara trakasserier. Avgörande är hur den enskilde tjänstemannen uppfattar samtalet, förklarar Cristian Svensson och berättar att Kronofogden erbjuder avlastningssamtal för medarbetare som hamnar i sådana situationer.
Information om hur man ska hantera påverkansförsök är en viktig del av Kronofogdens interna utbildning, säger Cristian Svensson. Myndigheten har också infört rutiner för att förebygga trakasserier.
– Ibland skiftar man handläggare när en medborgare försökt påverka ett beslut, och ingen handläggare har längre »egna« fall, säger Cristian Svensson.
Sju råd till dig som riskerar att utsättas för trakasserier och påverkansförsök
- Var tydlig och rak i din kommunikation. Lova ingenting som kan komma att ändras.
- Förklara vilka alternativ som finns, utgå från regelverket men visa förståelse.
- Om du utsätts för något som du uppfattar som trakasserier och påverkansförsök, dokumentera det i detalj. Fråga vad personen menar och notera det. Beskriv när, var och hur det gick till, och vad det var som gjorde händelsen obehaglig.
- Diffusa trakasserier kan vara svåra att bedöma och förhålla sig till. Ta stöd av kolleger och chef.
- Var flera personer som hanterar svåra ärenden.
- Öva på att bemöta olika typer av trakasserier.
- Diskutera trakasserier på arbetsplatsträffar.
