Så arbetar du hjärnsmart
De drivkrafter som styr vårt tänkande kan hindra oss från att fokusera och vara effektiva på arbetet. Men genom att anpassa vårt arbetssätt efter hur hjärnan fungerar kan vi bli mer produktiva och jobba mer hållbart.
De krav som det moderna arbetslivet ställer på oss rimmar inte alltid så bra med hur den mänskliga hjärnan fungerar, menar föreläsaren och författaren Sissela Nutley, som har doktorerat i kognitiv neurovetenskap med fokus på hjärnans formbarhet.
– Vår hjärna är fortfarande styrd av djupa drivkrafter som handlar om överlevnad här och nu. Det är drivkrafter som rädsla, nyfikenhet och sökande efter belöning, säger hon.
Eftersom hjärnan söker sig till snabba belöningar är det lätt att gå i fällan att göra sådant som känns enkelt, i stället för det som kanske verkligen behövs.
– Hjärnan vill ha tillfredsställelse så fort som möjligt. Får vi chansen att känna oss nöjda efter bara en kvart gör vi hellre det än att tankemässigt ens börja orientera oss kring ett större projekt som har längre deadline och kräver mer tankeverksamhet och planering – trots att det kanske ger oss en större och mer långsiktig belöning.
För att få hjärnan att gilla även större – kanske tråkigare – uppgifter kan du behöva lura den lite genom att ge belöningar längs vägen. Ett sätt att göra det är att sätta upp delmål. Helst ska de vara så lättöverkomliga att de konkurrerar med andra enkla uppgifter som du kanske annars hellre söker dig till, förklarar Sissela Nutley.
– Dela upp större projekt i mycket mindre bitar så att de också ger känslan av ”det här kan jag göra ganska enkelt och snabbt bli klar med”, råder hon.
Viljan att få en snabb belöning för arbetsinsatserna kan också leda till att vi försöker göra flera saker samtidigt – det som ibland kallas multitasking. Men även om vi kan känna oss effektiva när vi försöker bocka av flera punkter på att göra-listan samtidigt är det en villfarelse. När vi multitaskar gör vi inte två saker samtidigt utan växlar väldigt snabbt mellan olika uppgifter, förklarar Helena Post Mårtensson, författare till boken Workflow – Hållbar och effektfull på jobbet, som handlar om hur man maximerar hjärnans kapacitet när man arbetar.
– Om koncentrationen dalar under ett möte är det lätt att exempelvis gå in och kolla mejlen, för där finns möjlighet att få de belöningsåterkopplande effekterna. Men det som i stället händer är att man tappar koncentrationen på mötet, säger hon.
Att multitaska blir dessutom mer slitsamt för hjärnan än att göra en sak åt gången, förklarar Sissela Nutley.
– Problemet som uppstår är att båda uppgifterna ofta kräver tankemässiga resurser, alltså arbetsminneskapacitet. När vi försöker göra två saker samtidigt som båda kräver den aktiviteten blir effekten att båda uppgifterna får sämre kvalitet. Hjärnan blir överbelastad och det tar mycket längre tid än om man i stället gör en sak i taget, säger hon.
Även om du gör en sak i taget kan hjärnan bara hålla fokus en begränsad tid innan du behöver en paus.
– Arbetsminnet är det vi använder när vi arbetar och tänker smarta tankar, det kan vi bara belasta i ungefär 20 till 25 minuter innan vi behöver en paus. Efter det börjar vi tänka långsammare och kroppen går in i viloläge. Helst ska man ta en rörelsepaus för att väcka i gång systemet igen. Åtminstone inte göra något kognitivt, utan något med kroppen, säger Sissela Nutley.
Har du möjlighet kan det vara smart att planera när under arbetsdagen du ska göra vad. Hjärnan är nämligen inte lika alert hela dagen.
– Hjärnan är generellt piggast på förmiddagen. Lägg eget arbete som kräver viljestyrka och ett riktat fokus då. Eftermiddagen kan användas till sådant där man får hjälp med sin koncentration – workshopar eller möten där man diskuterar med andra och får draghjälp med att hålla fokus uppe. På eftermiddagen passar även mer rutinmässiga arbetsuppgifter, säger Helena Post Mårtensson.
Ett sätt att spara på hjärnans energi för att den ska orka med hela arbetsdagen är att stänga ute onödiga intryck. Det kan handla om att lägga ifrån sig mobiltelefonen, eller att sätta sig i ett tyst rum för att undvika störande ljud, förklarar Helena Post Mårtensson.
– Vår hjärna överbelastas av alla stimuli som hela tiden når oss. Det belastar vårt stressystem, och vår impuls- och stimulihantering går på max, vilket gör att vi får mindre tillgång till våra smarta delar i hjärnan. Om man aktivt stänger igen olika ingångar för stimuli under delar av sin dag får man ned sina stressnivåer och får större tillgång till sina smarta funktioner.
När du vet hur hjärnan fungerar är det enklare att bli medveten om fallgropar du ofta hamnar i och därmed också kunna förebygga dem. Ett sätt att göra det kan vara att underlätta för dig själv att fatta smarta beslut. Om du exempelvis lätt tappar koncentrationen på långa möten och börjar söka efter någon typ av belöningsåterkoppling, så bör du ta hänsyn till det när du förbereder dig, råder Helena Post Mårtensson.
– Då kanske du inte ska ta med dig telefonen till mötet eftersom du riskerar att trilla in i den, utan i stället välja att anteckna för hand. Det blir då ett sätt att hjälpa dig själv att hålla koncentrationen uppe.
Tips för att arbeta hjärnsmart
- Var selektiv med stimuli. Stäng ute onödiga distraktioner, som aviseringar om nya meddelanden på mobilen och i mejlen.
- Sätt upp delmål. Dela upp stora uppgifter i mindre bitar som känns lätta att ta itu med.
- Gör en sak i taget. Jobba fokuserat med en uppgift åt gången.
- Ta regelbundna pauser. Arbeta med intellektuellt krävande uppgifter i 20 till 25 minuter och ta sedan paus.
- Pausa på rätt sätt. Ta korta pauser för att inte tappa fokus helt. Rör på kroppen för att väcka den och vila hjärnan ifrån intryck.
- Planera din dag. Ta hand om kognitivt krävande uppgifter på förmiddagen och rutinmässiga uppgifter på eftermiddagen.
