Med medkänsla och respekt går budskapet fram
Klar och tydlig feedback hjälper alla framåt. Men alltför ”raka” budskap kan få både samarbeten och kollegor att gå i baklås. Återkoppling som bygger på medkänsla och dialog funkar bäst.
På jobbet behöver vi ibland framföra synpunkter på varandras agerande. Men hur tydlig bör jag vara i min återkoppling när kollegans beteende eller sätt att utföra en uppgift gör mig frustrerad, irriterad, kanske till och med arg?
– Du måste fråga dig vad som fungerar. Om du vill se en förändring är det ju smart att lägga fram det på sätt som gör den andra öppen för att prata med dig, säger Thomas Jordan, tidigare lektor i arbetsvetenskap, numera konsult och utbildare.
Alltför ”rak kommunikation” fungerar dåligt. Begreppet är ändå positivt laddat och förknippas ofta med att tala klarspråk, vara ärlig och tydlig.
– Därför kan det legitimera att folk kräks ur sig precis vad som helst till sin omgivning, säger Thomas Jordan.
Han talar hellre om ”öppen konstruktiv och lösningsinriktad kommunikation”.
– Det signalerar både att det är bra att uttrycka det vi behöver prata om, och att vi behöver göra det på ett konstruktivt sätt.
Elizabeth Kuylenstierna, terapeut och konsult inom ledarskap och konflikthantering, framhåller skillnaden mellan ”ärlig” och ”brutalt ärlig”:
– Att vara ärlig är bra. Men om jag är brutalt ärlig eller rak har jag ingen medkänsla med den som lyssnar. Det är alltid dåligt. Den andra hamnar i en försvarsposition, där målet är att skydda sig själv. Då är det svårt att ta till sig vad som sägs.
Att visa omtanke – och en vilja att genom återkopplingen utveckla samarbetet – är en smartare väg framåt, menar Elizabeth Kuylenstierna.
– Då brukar det bli bra, säger hon.
Både hon och Thomas Jordan tycker att man ska tänka efter innan man för fram sin återkoppling. Är det nödvändigt att ta upp saken? Är det jag eller någon annan som ska göra det? När ska det ske?
– Redan i den här första sorteringen behöver jag inventera syftet med feedbacken. Det behöver finnas ett gott syfte för att vi ska kunna få till ett givande samtal. Är det hämnd, maktpositionering eller att trycka till någon – då måste jag göra om jobbet med mig själv, säger Elizabeth Kuylenstierna.
Kommer man fram till att samtalet ska tas så bör man först fråga när det passar. Då ger man den andra personen lite kontroll över situationen, så att den inte känner sig ställd mot väggen. Och säg inte ”det bara tar ett par minuter”, utan avsätt den tid som behövs.
– Jag vill ju att det ska få landa också. Den andra vill säkert fråga lite, och vi kan behöva resonera en stund, säger Elizabeth Kuylenstierna.
Just dialogen är något både hon och Thomas Jordan betonar – raka motsatsen till ”feedback-smockor” i förbifarten som mottagarna själva får hantera bäst de vill.
Fokusera i samtalet på vad du önskar framöver, inte vad den andra gjort för fel, råder de. Använd gärna jag-budskap som tydligt förklarar både hur nuläget påverkar dig och vilka effekter den förändring du önskar skulle innebära för dig.
– Om jag kommer med ett jag-budskap är det väldigt svårt för den andra att vifta bort det och säga ”nej, det stämmer inte”. Just därför kan det vara lite tuffa budskap att ta också, säger Thomas Jordan.
Ett respektfullt tonläge tycker han är viktigt, eftersom det öppnar för konstruktiva samtal och ett sunt arbetsklimat i stort.
Elizabeth Kuylenstierna betonar att trivsel och samarbete hänger på att vi vill varandra väl, tar ansvar för hur vi uttrycker oss och inser att vi arbetar mot samma mål.
– Sunt förnuft och grundläggande bussighet är väldigt fint på alla arbetsplatser. Man kan vara snäll var man än jobbar, säger hon.
På många håll är tonläget också vänligt och återkopplingen ofta diplomatiskt formulerad. Det är trivsamt och sunt, men det kan också innebära en risk att budskapen blir otydliga och svårtolkade.
– Fast mottagaren av informationen har också ett ansvar. Jag hänger inte riktigt med, kan man säga, kan du förtydliga lite vad du menar? säger Elizabeth Kuylenstierna.
Det är inte ovanligt att någon eller några personer i en arbetsgrupp kommunicerar alldeles för ”rakt”, ogenomtänkt och bryskt. Då kan man be om en pratstund och förklara hur den typen av återkoppling påverkar en, tycker både Elizabeth Kuylenstierna och Thomas Jordan.
Om det känns svårt att själv ta samtalet kan man föreslå tonläget på jobbet som ett tema för ett möte, eller be chefen eller ett skyddsombud hantera frågan mer övergripande.
– Det är jätteviktigt att det på jobbet finns tillfällen att prata om hur samarbete och kommunikation fungerar. Ju tätare man har dem, desto mindre frustration och irritation hinner det byggas upp över saker som inte fungerar, säger Thomas Jordan.
En del människor är brutalt ärliga inte bara i arbetsrelaterade diskussioner, utan även när det kommer till privata ämnen. Om någon vräker ur sig klumpiga och irrelevanta saker, till exempel om andras utseende eller privatliv, kan man säga att man inte känner sig bekväm med den sortens kommentarer, tycker Elizabeth Kuylenstierna. Antingen i stunden eller i ett snack direkt efteråt. Möts det av ”har du ingen humor” eller ”du är ju överkänslig”, kan man svara ”Ja, jag har humor, men inte den sortens humor” eller ”Ja, så känslig är jag”, föreslår hon.
– På så sätt markerar du dina gränser.
Återkoppling har generellt en tendens att fastna i det som behöver förbättras. Den kvardröjande klangen blir lätt negativ. Som forskare och konsult har Thomas Jordan sett effekterna när återkopplingen i stället är positiv.
– Vilken verkan på stämningen och känslan hos folk det har! På många arbetsplatser ger man alldeles för sällan varandra beröm och positiva kommentarer. Det kan man behöva bestämma sig för att göra oftare, på arbetsplatsträffar eller liknande.
Så ger du återkoppling som fungerar
- Börja med att tänka efter. Behöver saken tas upp? Är det jag som ska göra det? När?
- Kolla när den andra personen har tid. Avsätt ordentligt med tid.
- Visa medkänsla och respekt i samtalet. Öppna för dialog.
- Fokusera på den förändring du önskar, inte de misstag som gjorts.
- Förklara hur nuläget påverkar dig och vilka följder den önskade förändringen skulle få för dig.
- Om någon eller några på jobbet har ett tonläge som skaver, ta upp det med dem, eller vänd dig till chefen eller ett skyddsombud.
- Beröm och positiv feedback gör gott för arbetsklimatet.
