Bra start grunden för gott samarbete
Introduktionen på en ny arbetsplats påverkar inte bara den nyanställdes första intryck. Den kan också bidra till ett effektivare samarbete på sikt.
Annika Lantz Friedrich, professor i arbets- och organisationspsykologi vid Stockholms universitet, och Mette Sandahl, organisationsutvecklare, menar bägge att introduktionen av en nyanställd medarbetare har stor betydelse för hur bra samarbetet sedan fungerar.
– Introduktionen är ett fantastiskt bra tillfälle för arbetsgruppen att samlas och reflektera. Det blir en omstart och ett nuläge med ny, samlad kompetens, säger Annika Lantz Friedrich.
Mette Sandahl framhåller att det är viktigt att introduktionen börjar så fort rekryteringen är klar och den nya medarbetaren har skrivit på. Exempelvis kan den nya medarbetaren bjudas in att delta på videomöten och få åtkomst till intranätet. Att kollegerna möter upp och är mötesfria när den nya medarbetaren kommer är också en viktig signal.
– Det gäller att visa att vi vill investera i den relation som vi ska börja bygga med dig. Ju mer man investerar i början, desto bättre kommer den här medarbetaren att må och prestera, säger Mette Sandahl.
Men den nyanställde behöver också ta eget ansvar för sin introduktion, poängterar hon. Det kan handla om att lära sig så mycket det går om verksamheten och kollegerna, men även om att ställa krav: ”det här skulle jag vilja och det här behöver jag hjälp med”. Ett sätt kan vara att boka in individuella samtal med alla i teamet över en lunch eller en kaffe. Man kan också be om att få delta på olika möten och att få ”skugga” en kollega.
Men det Mette Sandahl framför allt lyfter fram är nyfikenheten – och det gäller både för den nyanställde och för kollegerna.
– Det gäller att visa: ”jag är nyfiken på dig”. Var nyfikna tillsammans och börja lära känna varandra!
Hon betonar även vikten av att som arbetskamrat hjälpa den nya medarbetaren att bli en del av ett sammanhang. Det innebär att hjälpa den nyanställde att förstå vad det är för grupp och vad som gäller i den.
– Det handlar om ”huret”. Hur vi har det när vi jobbar, hur vi stöttar varandra och hur vi genomför möten, säger Mette Sandahl.
Även Annika Lantz Friedrich anser att varje ny medarbetare måste få veta vad det är för tradition man kommer in i.
– Annars famlar man sig fram. I många arbetsgrupper finns det ju ett mycket gott minne av ”så här har vi alltid gjort”, men den förståelsen har inte en ny medarbetare.
När den nyanställde är på plats bör gruppen därför samlas och göra det som inom psykologin kallas en debrief, förklarar Annika Lantz Friedrich. Det betyder att blicka bakåt för att sedan gemensamt kunna gå framåt på ett bättre sätt. Debriefen behöver innehålla ett antal centrala frågor om hur gruppen har det med varandra och hur de jobbar tillsammans, och måste genomföras på ett strukturerat sätt.
– Det är en tid för omprövning av invanda rutiner: vad tänker vi, hur gör vi, hur fattar vi beslut och vilka är våra mål? Vad menar vi är gott samarbete och hur fördelar vi arbetsuppgifter? Och att i nästa fas prata om hur vi skulle vilja ha det, säger Annika Lantz Friedrich.
Gruppen kan ha nytta av att forma ett slags teamkontrakt som tydliggör hur man jobbar, vad som kan förbättras och vad som fungerar väl, menar hon.
– Ibland tror vi att en ny person ska smälta in i gruppen och att allt sedan är som det brukar. Men det är det inte. Har vi en ny person i gruppen, då har vi en ny situation. För den nyanställde gäller det att lyssna in och försiktigt bidra. Man får anpassa sig till det rådande, det är inte alltid en grupp vill omstöpa allt direkt.
Om det saknas sådana reflekterande möten kan man som nyanställd gärna ta initiativet till något liknande, tycker Annika Lantz Friedrich. Exempelvis genom att vänligt uttrycka att man känner sig lite osäker på förväntningar och roller, och att det skulle vara lättare att bidra om detta kunde förtydligas.
Kollegerna bör regelbundet stämma av hur det fungerar för den nya medarbetaren, rekommenderar Mette Sandahl. Naturligtvis bör även chefen, eller i förekommande fall mentor eller handledare, avsätta tid för regelbundna avstämningar de första månaderna.
– Man kan fråga: hur har du det, hur har veckan varit, vad har du lärt dig och vad ska du lära dig inför nästa vecka? Med tiden kan du addera ”vad har du börjat göra” och ”vilka är dina utmaningar”.
Beroende på erfarenhet kan behovet av avstämningar självfallet variera, och som ny medarbetare måste man ta ansvar för att uttrycka vad man själv behöver.
Men det som Mette Sandahl anser gör störst skillnad under introduktionen är att stötta den nya medarbetaren i att bygga ett eget nätverk, för då går det ofta snabbt att komma in i en organisation.
– Att få tillgång till den kompetens som finns i andra delar av organisationen är så mycket viktigare än att hitta en policy på intranätet, säger Mette Sandahl.
Så får ni en bra start på samarbetet
- Visa nyfikenhet! Att få en bra start på samarbetet är ett delat ansvar mellan den nya medarbetaren, kollegerna och chefen.
- Investera tid. Var tillgänglig och avsätt tid för regelbundna avstämningar.
- Diskutera arbetssätt. En ny kollega betyder nya förutsättningar för hela gruppen. Samtala om hur ni ska jobba framöver.
- Hjälp till att bygga nätverk. Sammanför den nya kollegan med rätt personer i organisationen.
