ST-medlemmarna Anna Höglund och Mats Edström på Bolagsverket är nöjda med föränd-ringarna på post- och diarium­enheten. »Vi känner oss oerhört delaktiga«, säger Mats Edström.
Bild: Peter Hamberg
ST-medlemmarna Anna Höglund och Mats Edström på Bolagsverket är nöjda med föränd-ringarna på post- och diarium­enheten. »Vi känner oss oerhört delaktiga«, säger Mats Edström.

Ordning och reda med större ansvar

PÅ JOBBET: BOLAGSVERKET2014-10-28

För några år sedan hade Bolagsverkets sektion för post och diarium problem med att nå sina mål. Arbetsprocesserna var ogenomtänkta och medarbetarna frustrerade. Lösningen visade sig vara nya arbetsgrupper och större ansvar för medarbetarna.

I dag arbetar 38 personer på sektionen för post och diarium på Bolagsverket. För några år sedan hände det ofta att sektionen inte nådde sina mål – exempelvis att diarieföra posten samma dag som den kom in. Medarbetarna kände sig otillfredsställda.

– Alla gjorde allt och personalen hade dålig självkänsla, säger Kristina Davidsson, enhetschef på Bolagsverket.

Det ledde till en förändringsprocess. Målet var att få kompetenta och engagerade medarbetare, ha en teknik i framkant och effektiva och standardiserade arbetsprocesser.

När processen startade fick medarbetarna välja ett kompetensområde, exempelvis konkurser. Utifrån det skapades specialistgrupper om fem anställda, som fick utbildning inom sitt område.

– Det fick medarbetarna att känna ansvar för sina frågor och känna sig som viktiga medarbetare, säger Kristina Davidsson.

Det håller handläggaren och ST-medlemmen Mats Edström med om.

– Nu vet vi vem som kan vad. Förut har vi levererat, men nu har vi även fått visa att vi kan leverera kvalitet.

Sektionen har också sett över hur medarbetarna jobbar. Förr var det exempelvis några som öppnade posten medan några andra gjorde i ordning dokumenten för scanning. Nu görs allt i ett svep.

– Vi medarbetare har fått diskutera oss fram till bästa arbetssättet i en process. Och det pågår hela tiden. Vi bollar fortfarande upp idéer och testar. Vi känner oss oerhört delaktiga, säger Mats Edström.

Handläggaren Anna Höglund, som sitter i styrelsen för ST inom Bolagsverket, håller med. Hon tycker att det är skönt att det har blivit mer strukturerat.

– Ibland kan vi känna att något är en arbetsledarfråga. Samtidigt får vi som vi vill ha det om vi funderar ut en lösning, säger hon.

Sektionen har även inrättat en tjänst som produktionsplanerare, en person som har överblick, och de har ett schema som är som ett smörgåsbord.

– Vi kan själva välja några arbetsuppgifter per dag, vilket leder till variation.

Både Mats Edström och Anna Höglund tycker att de numera får respekt från övriga organisationen.

– Vi får hela tiden säga vad vi tycker och de är lyhörda för våra åsikter.

Även enhetschefen Kristina Davidsson är nöjd med resultatet. Antalet interna och externa klagomål har minskat med 60 procent sedan förändringen startade och enheten når alltid de uppsatta målen.

– Det har blivit ordning och reda samtidigt som medarbetarna har växt, konstaterar hon.

Tips för en lyckad förändringsprocess

  • Låt medarbetarna identifiera förbättringsområden.
  • Satsa på delaktighet.
  • Se över tekniken och lokalerna.
Typ
Vet du mer om det ämne som artikeln handlar om, eller om du har tips till redaktionen i något annat ämne, kan du lämna ditt tips här. Du kan också skicka ett mejl till redaktionen.
Om du anser att artikeln innehåller fel, beskriv här vad dessa fel består i. Du kan också skicka ett mejl till redaktionen.

Om du vill debattera det ämne artikeln handlar om, kan du skicka in en debattartikel till Publikt för publicering under vinjetten Debatt. Publikt publicerar inte anonyma debattinlägg, du måste därför alltid ange ditt namn och dina kontaktuppgifter. Redaktionen förbehåller sig rätten att korta och redigera insända debattartiklar. Skicka ditt inlägg som ett Worddokument på mejl till redaktionen.

Innehållet i detta fält är privat och kommer inte att visas offentligt.
CAPTCHA