Konsten att skriva i jobbet
Att kommunicera med text kan vara himmel eller helvete. Men för nästan alla är det en del av yrkeslivet. ST Press har skrivtipsen för jobbet.
För många är det en utmaning att skriva i jobbet. Resultatet blir inte alltid det bästa. Dispositionen kan vara otydlig och svår att följa, och textens syfte kan vara dolt i ett myller av överflödig information. Kerstin Lundin är språkkonsult och van att reda ut dessa problem. Hon konstaterar att dagens arbetsliv ställer stora krav på att formulera sig i skrift.
– Det gäller att man tränar och övar upp sin kommunikativa förmåga. Som när vi pratar, då ändrar vi stil och typ av språk efter vem vi pratar med, säger hon.
Blir lätt en ond cirkel
Den som inte kan producera en korrekt och begriplig text kan bli till ett problem för sin arbetsgivare. Kerstin Lundin förklarar att det kan bli en ond cirkel för osäkra skribenter. De känner att de inte kan skriva tillräckligt bra, låser sig och skriver bara »panik-rappakalja«. Det underlättar inte ett steg framåt i karriären.
Cheferna spelar en stor roll för hur medarbetarna utvecklas som skribenter, säger Kerstin Lundin. En del är väldigt aktiva, uppmuntrar de anställda och ordnar skrivkurser. Men andra chefer har för vana att använda medarbetarnas texter som första utkast och sen skriva om dem, vilket snarast snöper utvecklingen.
Medborgaren i fokus
Ju formellare sammanhanget är, desto större är risken att texten blir stel och svårbegriplig, med långa och snåriga meningar med krångliga ord. Det kan få läsaren att tappa fokus eller känna sig lite dum.
Myndighetssvenska brukar användas som ett typiskt exempel på snårigt språk. Ändå menar Kerstin Lundin att perspektivet har förskjutits. Förr var det snarare upp till gemene man att försöka förstå bäst det gick. Men i dag finns ett medborgarperspektiv. Myndigheter ska skriva för medborgarna på ett vårdat, enkelt och lätt språk.
– Personligen tycker jag att det är ett bra ideal att skriva vårdad standardsvenska som bär fram budskapet. Skriv så att folk inte tänker på hur du skriver, sammanfattar Kerstin Lundin.
Språkkonsulten Kerstin Lundin lyfter fram några punkter som är bra att tänka på i de flesta texter:
Syfte och mottagare
Vad är syftet med texten och vilka ska läsa den? Har du inte det klart för dig själv blir budskapet otydligt för läsaren. Det är lätt att definiera syftet i beslutstexter, men det kan vara knepigare i fria texter. Tänk också på att du sitter inne med en expertkunskap och förförståelse som många läsare kanske saknar. Försök att sätta dig in i deras sits. Be gärna någon utomstående att läsa texten för att se om något måste förklaras mer.
Innehåll
Vad behöver läsaren få veta? Man måste alltid väga av hur mycket information som är nödvändig. Får läsarna för mycket information kommer de kanske inte att hitta det viktiga. Men får de för lite information kan de inte förstå innehållet. Gör en punktlista för det som absolut måste vara med.
Disposition
Tänk igenom hur du vill strukturera din text. Fundera över ordningen på textens olika delar, det viktigaste bör komma först. Var konsekvent med styckenas form och indelning. Sammanfattande och förklarande rubriker är en stor hjälp för läsaren. De skapar en tydlig struktur som gör att man lätt kan orientera sig i texten.
Språk
Undvik att blanda olika stilnivåer när du skriver. Ett informellt vardagsspråk hör inte hemma i formella sammanhang. Ännu mer iögonfallande är rena språkfel. De gör kanske inte innehållet svårt att begripa, men en läsare kan tappa förtroendet för en text som har flera stavfel. En krånglig meningsbyggnad gör att texten förlorar sin rytm. Läser du texten högt, hör du när en mening inte låter rätt. Se också upp för syftningsfel, som kan leda till missförstånd men ibland även till skratt. Vad sägs om »Våldtäktsman dömd till två år i Eslöv«?
Aktiva former
Att använda ett passivt språk är vanligt i myndighetstext. Ofta är det bättre att befolka texten. Skriv till exempel »riksdagen beslutar…« i stället för »…har beslutats«. Att använda »man« och passiva former kan bli förvirrande. Vem var det egentligen som gjorde vad, åt vem? Om du hittar många substantiv i din text som slutar på -ande, -ende, -ing, bör du göra om några av dem till aktiva verb. Välj »klarlägga« i stället för »klarläggande« och »betala« i stället för »betalning«.
Litteratur och länkar
- Att skriva bättre i jobbet – en basbok om brukstexter, Barbro Ehrenberg-Sundin m.fl., Norstedts juridik 2008.
- Språkriktighetsboken, Svenska språknämnden. Norstedts Akademiska Förlag, 2005.
- Svenska skrivregler, Svenska språknämnden. Liber, 2000.
- TTs skrivregler: www.tt.se/ttsprak
- Myndigheternas skrivregler: www.regeringen.se/sb/d/253/a/131583
- Testa din egen text med hjälp av Klarspråkstestet: www.sprakradet.se/testet
Svarta listan
Svåra ord Använd i stället
ankomma ska/ha till uppgift att
avskrift kopia
erhålla få
foga lämna (in)
uppbära få/ha
utröna ta reda på/klarlägga
åligga vara skyldig att
Källa: »Svarta listan – ord och fraser som kan ersättas i författningsspråk«, ges ut av Regeringskansliet.
