Förändra med framgång
Ska man genomföra förändringar i en organisation hänger resultatet på hur man kommunicerar. Det visar forskning vid Mittuniversitetet.
Det gemensamma för de flesta förändringar är ett visst mått av informationsbrist, oro, och korridorsnack, säger Catrin Johansson, docent på Mittuniversitetet i Sundsvall och projektledare för forskningsprojektet »Kommunikation i förändringsprocesser«.
Enligt forskningen misslyckas 70 procent av alla förändringar inom en organisation. Det är ofta de anställdas motstånd som är anledningen.
Catrin Johansson menar att ett av de största problemen är att chefer tror att förändringsprocesser går att styra uppifrån och ned och att kommunikation är detsamma som att sprida information.
– Det är naturligtvis mer komplicerat än så. En av de absolut viktigaste ingredienserna för en lyckad förändringsprocess är hur man kommunicerar kring förändringen.
Ta initiativet
Det behöver inte alltid vara chefen som tar initiativ till och leder förändringsarbetet. Den som är anställd och upptäcker ett problem, eller inser behovet av att förändra arbetssätt, kan med fördel både föreslå förändringen och erbjuda sig att leda processen.
Enligt Catrin Johansson visar forskning att det är större chans att lyckas med förändringen om man planerar hur man ska kommunicera kring denna. Hon rekommenderar modellen Förändringshjulet som delar upp processen i fyra olika faser: analys, förankring, genomförande och konsolidering.
Bjud in medarbetarna
Det vanligaste vid stora förändringar är att den första fasen inleds med att ledningen diskuterar en uppkommen situation. I det här stadiet vill man ogärna blanda in personalen och »väcka den björn som sover«. Det är helt fel tänkt, enligt Catrin Johansson. De anställda har egna kontakter och följer med i omvärlden. I många fall vet medarbetarna redan om vad som diskuteras, vilket snabbt leder till ryktesspridning och oro.
Ett problem är att inte heller medarbetarna vill kontakta ledningen på ett tidigt stadium. Det bästa är att båda parter kommunicerar tidigt så att det snabbt kan utses en förändringsledare, en person som leder förändringsarbetet.
– Förändringsledaren måste skilja personliga åsikter och spekulationer från fakta och berätta vad han eller hon vet eller inte vet. Bjuda in till dialog och be alla berörda om hjälp med problembeskrivning och lösningar. Ett bra grundarbete underlättar implementering av det beslut som tas, förklarar Catrin Johansson.
Feedback viktigt
Att medarbetarna känner sig delaktiga är en annan viktig ingrediens för att lyckas med förändringar.
– Ett viktigt moment efter en dialog är att ge feedback. Som medarbetare vill man veta vad som hände med de synpunkter man lämnat.
Forskning visar också att både ledare och medarbetare ofta agerar utifrån tron att det räcker med att säga saker en gång, vilket är helt fel, enligt Catrin Johansson.
– Min egen forskning visar att ju mer man pratar om någonting desto mer lik blir tolkningen. Ett tips till både förändringsledare och medarbetare är att tala många gånger om det man anser viktigt att föra fram.
Ett annat tips till medarbetare är att man på ett tidigt stadium talar med förändringsledaren om vad man menar med delaktighet. I Catrin Johanssons forskningsprojekt visade det sig nämligen att chefer och medarbetare inte alls menade samma sak. Medan ledningen var nöjd med att medarbetarna informerats och bjudits in för att ha åsikter tyckte medarbetarna att de endast fått information och att beslutet i praktiken redan var taget.
Skapa en bra berättelse
Den andra fasen, förankringsfasen, inleds med att det fattas ett beslut om att genomföra en viss förändring. I den här fasen bör förändringsledaren formulera ett budskap. Varför görs förändringen, vad ska göras och vad får det för konsekvenser för organisationen, gruppen och individen?
– Ett ideal är att skapa en sammanhängande berättelse om förändringen som alla aktörer anser är trovärdig, säger Catrin Johansson.
Hon berättar att förankringsfasen ofta är en tid av starka känslomässiga
reaktioner. Beroende på personlighet, tidigare erfarenheter och på vilket sätt man berörs av förändringen reagerar medarbetarna på olika sätt. För förändringsledaren gäller det att identifiera vilka som är negativa, neutrala eller positiva. Ett vanligt misstag är att ägna för mycket tid åt dem som är negativa. Det är de redan frälsta som behöver uppmuntran. Och de neutrala är viktiga att lyssna på annars riskerar de att bli negativa.
Lägesrapport och uppföljning
I tredje fasen, genomförandefasen, ska förändringen realiseras. Det är nu praktiska problem uppstår. Därför är det viktigt för förändringsledaren att vara tillgänglig. Ett sätt att hålla ångan uppe är att sätta upp delmål. För att visa att »någonting händer« är det bra att skapa tydliga lägesrapporter om hur förändringen fortskrider.
I fjärde och sista fasen, konsolideringsfasen, sätter man punkt för projektet och summerar om förändringsmålen har uppnåtts.
– Går det att utläsa några effekter? Vad gick dåligt?, säger Catrin Johansson.
För medarbetarna är det viktigt att påminna om utvärdering och lämna synpunkter på förändringsarbetet, i syfte att bidra till ett förbättrat förändringsarbete nästa gång.
Led genom kommunikation
Men exakt vad ska förändringsledaren kommunicera? Enligt Catrin Johansson finns inget enkelt facit.
– Budskapet måste anpassas till varje organisation och till den förändring man faktiskt genomför. Men allt fler forskare lutar åt att det faktiskt är kommunikation som driver förändringar framåt. Det är genom att kommunicera som man faktiskt får förändringen att bli utförd.
14 råd till den som leder ett förändringsarbete
- Hur du kommunicerar förändringen är avgörande.
- Lägg inte locket på.
- Kommunicera tidigt – innan beslut är fattat.
- Låt alla analysera situationen och identifiera olika lösningar.
- Inse att medarbetarna inte går att styra som marionetter.
- Ge berörda feedback.
- När beslutet är fattat – skapa en trovärdig berättelse.
- Ju fler gånger en fråga kommuniceras, desto mer lik blir förståelsen mellan ändare och mottagare.
- Det är i fikarummet som man talar om förändringen. Se till att vara med.
- Gör en skriftlig plan utifrån Förändringshjulets olika faser.
- Håll ångan uppe genom lägesrapporter om hur förändringen fortskrider.
- Var tillgänglig i genomförandefasen.
- Avsätt tid till utvärdering – är målen med förändringen uppnådda?
- Lär av dina misstag.
