En sak i taget gör jobbet effektivare
Vi håller många bollar i luften på jobbet och kämpar för att hinna med allt samtidigt – och tror att vi är effektiva. Men verkligt effektivt är att koncentrera sig på en arbetsuppgift i taget.
Organisationsforskning, stress- forskning och neurovetenskap visar alla att människor inte kan fungera optimalt i ett alltför prestations- och produktivitetsinriktat arbetsklimat.
– Tyvärr används de kunskaperna alltför lite i arbetslivet. Ett industriellt tänkesätt som likställer människor med maskiner finns kvar, säger Suzanne Bruchfeld, som är psykolog, organisations- och ledarskapskonsult och mindfulnesslärare.
Det som skapar effektiva produktionslinjer i industrin skapar inte effektiva flöden i människors hjärnor, konstaterar hon.
– Det som gäller är att vara lugn, fokuserad och motiverad. Då frigörs kraft och de mentala och känslomässiga förmågor som gör det möjligt att lösa en komplex arbetsuppgift.
Suzanne Bruchfeld ger ett exempel på hur stress och oro gör oss ineffektiva redan då vi utför enkla uppgifter. Tänk dig att du ska knyta skosnörena på morgonen och blir orolig för att missa
bussen. Genast börjar du fumla. Hur ineffektiva blir vi då inte på jobbet, där vi utför komplicerade uppgifter?
Elitidrottare vet att det inte går att stressa fram ett bra resultat – och att man riskerar att missa målet helt om man är alltför mentalt pressad att klara av höga krav direkt.
– I ett intensivt tillstånd blir du splittrad och har begränsad reflektionsförmåga. Du lyssnar sämre på människor omkring dig och prioriterar det som är för handen, inte det som är viktigast. Den anspänningen tar stor kraft och kan göra att du överreagerar på och får svårt att hantera konfliktfyllda situationer och belastning, säger Suzanne Bruchfeld.
Stress gör oss också jagfixerade, konstaterar hon.
– Det blir lätt mitt och mina arbetsuppgifter som gäller. Andras intressen kan bli ett problem. En djupare syn på effektivitet främjar även lagarbetet.
Chefer behöver förstå att det är ett enormt resursslöseri att inte använda personalens kunskap och arbetsförmåga på bästa sätt, anser Suzanne Bruchfeld.
– Många medarbetare känner sig lite mekaniska och avtrubbade. Ibland är det en så kompakt stämning av högt tempo och prestationer att man inte är öppen för att lyssna och lära om. Det är sorgligt, särskilt med tanke på vilka kraftfulla förändringar jag har sett att det går att åstadkomma på arbetsplatser när man satsar.
Hon har arbetat fram ett utvecklingsprogram där mindfulness förenas med organisationsutveckling och ledarskap.
– När anställda på en arbetsplats förstår vikten av, och vårdar, ett inre tillstånd av koncentration, lyhördhet och engagemang uppstår det som kallas »flow«. Människor längtar efter att bejaka positiva drivkrafter och värderingar i sitt arbete.
I grunden handlar effektivitet om att göra rätt saker och använda sin tid på bästa vis, säger Maria Breitholtz Söderström. Hon är konsult på företaget Timefinder, som utbildar medarbetare i personlig effektivitet. Vinsten kan vara en känsla av kontroll, mindre stress och frigjord tid.
– Känns det rörigt i huvudet, ta ett steg tillbaka och strukturera arbetet. Skriv arbetslistor med de viktigaste punkterna överst eller använd en whiteboard och sätt in arbetsuppgifter i olika boxar. Att visualisera saker och få dem på pränt frigör mental energi och du undviker att hamna i ett tillstånd där du börjar hyperventilera.
I platsannonser söks ofta folk som kan hålla många bollar i luften. Det är en omhuldad myt att »multitasking« är ett bra förhållningssätt, säger Maria Breitholtz Söderström.
– Det går inte att göra två saker bra samtidigt. Så växla inte mellan en rapport du ska ta fram och att läsa mejl. Det tröttar hjärnan och du är inte mentalt närvarande om en arbetskamrat ställer en fråga.
Medarbetare som sitter i kontorslandskap har ofta extra svårt att koncentrera sig.
– Det är inte optimalt att arbeta i storkontor hela dagarna, men genom mental träning och störningsövningar kan du lära dig att jobba bättre i en sådan bullrig miljö, säger Maria Breitholtz Söderström.
Ibland kan arbetsuppgifterna också bli för alltför många. Då spelar det ingen roll om du har goda förutsättningar att koncentrera dig, det blir stressigt ändå. Kanske till och med hälsovådligt stressigt.
Om du dignar under din arbetsbörda är det klokt att påpeka det, tycker Maria Breitholtz Söderström.
– Min uppfattning är att chefer är lyhörda för sådana synpunkter och det är bättre att slå larm än att riskera att du bränner ut dig.
Så blir du effektiv – på riktigt
Maria Breitholtz Söderström utbildar medarbetare i personlig effektivitet. Hennes råd till den som vill bli mer effektiv på jobbet är enkla och tydliga:
- Försök inte göra flera saker samtidigt.
- Gör det viktigaste först.
- Ha en kalender och en att göra-lista.
- Bestäm hur ofta du ska kolla smejlen.
- Ta ställning till vilka möten du behöver gå på.
Se upp för varningssignalerna
En osund arbetsmiljö kan vara farlig för dig och dina arbetskamrater. Suzanne Bruchfelds råd är att vara uppmärksam på om ditt arbetsplatsklimat präglas av:
- Krav på att prestera och hinna med mycket.
- Upplevelser av belastning och stress.
- En känsla av att vara mekanisk och avtrubbad.
- Brister i samarbete kolleger emellan.
