Strid om kontorsplatser när ytorna krymper

Att myndigheter ser möjligheter att kapa sina hyreskostnader genom att krympa kontorsytorna – ofta genom att fasta skrivbordsplatser ersätts med aktivitetsbaserade lösningar – är i sig inget nytt. En granskning gjord av Publikt 2021 visade att nästan en tredjedel av skrivbordsplatserna och mer än en fjärdedel av kontorsytan hade försvunnit i samband med de senaste årens myndighetsflyttar.

Sedan dess har det omfattande distansarbetet gjort att diskussionerna om kontorslokaler tagit ytterligare fart.

I spåren av pandemin överväger arbetsgivare hur stora tomma kontor som det är rimligt att de bekostar. Samtidigt behöver fackliga företrädare ta ställning till om det är möjligt att ta strid för både flexibla distansavtal och allas rätt till en skrivbordsplats på kontoret.

På Transportstyrelsen har arbetsgivarens planer på att förtäta kontoren mötts av stark kritik, trots att många anställda jobbar på distans upp till tre dagar i veckan. Här finns en oro att hemarbetet, även om det är en uppskattad möjlighet, inte längre kommer att upplevas som frivilligt när allt fler ska dela på arbetsplatserna, berättar STs vice avdelningsordförande Gunilla Ejeskog.

– Det finns medarbetare som är oroliga att de ska känna sig tvingade att jobba hemifrån eftersom de är osäkra på om det kommer att finnas plats på kontoret, säger hon.

På Transportstyrelsen, som står inför omfattande nyanställningar, finns risk att det blir trångbott på flera orter de kommande åren. Mest brådskande är situationen i Örebro, där en ombyggnation till aktivitetsbaserade arbetsplatser ska göras innan sommaren.

Trots att myndigheten har dragit tillbaka ett förslag om att minska kontorsytan i Örebro, menar ST-avdelningen och skyddsorganisationen fortsatt att det är oklart hur alla ska få plats.

Även Arbetsmiljöverket anser att arbetsgivaren har brustit i sin riskbedömning inför ombyggnationen. Efter en anmälan från huvudskyddsombudet beslutade myndigheten i juli att Transportstyrelsen måste utreda riskerna med lokalförändringar på alla orter där sådana kan bli aktuella.

Men beslutet, som är kopplat till ett vite på 200 000 kronor, har överklagats till förvaltningsrätten av Transportstyrelsen, som menar att det är otydligt vad myndigheten förväntas göra. Bland annat vill arbetsgivaren att Arbetsmiljöverket ska förtydliga om det krävs riskbedömningar när förändringar endast är under planering.

I fallet med Örebrokontoret är Transportstyrelsens uppfattning att det var nödvändigt att invänta ett nytt hyresavtal, som blev klart i somras, innan riskerna kunde analyseras. Det arbetet har nu påbörjats.

Enligt huvudskyddsombudet handlar det om 250 punkter med farhågor och synpunkter som medarbetarna har inför ombyggnationen som nu på kort tid måste gås igenom.

Rosie-Marie Fors, ekonomidirektör på Transportstyrelsen, säger till Publikt att hon har förståelse för att förändringen kan skapa oro, men att det kommer att finnas arbetsplatser vid skrivbord, i mötesrum och på andra ställen i lokalen som räcker till alla.

Att många delvis jobbar på distans kommer att göra det än mer luftigt på kontoret, menar Rosie-Marie Fors, men understryker att distansarbete inte har vägts in när lokalbehovet har bedömts.

– Mixen av arbetsplatser är anpassad efter de behov vi har och kommer att vara tillräcklig. Vi har alltid viss sjukfrånvaro, semesterfrånvaro och medarbetare som pendlar mellan olika kontor. Vardagen ser olika ut för alla. Vi kommer inte att hamna i en situation där skrivborden tar slut, säger hon.

Men varken huvudskyddsombudet eller ST-avdelningen inom Transportstyrelsen tycker att arbetsgivaren faktiskt har kunnat visa att alla kommer att ha rätt till en bra arbetsplats.

– Trots att vi har efterfrågat det i ett års tid har man fortfarande inte kunnat förklara för de anställda var de ska sitta och jobba och vad som händer om alla vill komma in på samma dag. Man kan inte sitta i lunchrummet och arbeta i åtta timmar, säger Gunilla Ejeskog.

Även på Socialstyrelsen har en pågående förtätning av kontoret på Rålambsvägen i Stockholm lett till konflikt mellan parterna. Här slutade de lokala förhandlingarna om ombyggnationen i oenighet. Lokalprojektet var också en bidragande orsak till att myndighetens huvudskyddsombud valde att avsäga sig sitt uppdrag, berättar STs vice avdelningsordförande Pablo Canales.

– Vi har flera farhågor som gör att vi inte kan gå med på detta. Vi menar att lokalerna är för små i relation till hur många vi är. Vi hade gärna sett att man tittat på andra åtgärder, som större lokaler. Nu har man i stället valt en mycket kortsiktig lösning, säger han.

Socialstyrelsen har också stora rekryteringsbehov. Samtidigt har myndigheten nyligen minskat sin kontorsyta i DN-skrapan, ett par hundra meter bort. För att få rum med en växande personalstyrka på Rålambsvägen ska anställda som tidigare har haft egna rum dela kontor med en eller två kollegor.

Hyrorna i Stockholms innerstad är höga, vilket gör att myndigheten behöver effektivisera de ytor man har, konstaterar personalchefen Ann-Catrine Hagner. Dessutom har arbetsrum ofta ekat tomma efter pandemin, påpekar hon.

Socialstyrelsen tillåter medarbetarna att jobba på distans upp till 40 procent av sin arbetstid. Distansarbetet har skapat nya möjligheter för anställda att dela på arbetsplatser, menar Ann-Catrine Hagner.

– Distansarbetet kommer att underlätta. Två personer som sitter i samma arbetsrum kan till exempel dela upp veckan och vara på kontoret olika dagar. Jag tror att många kommer låna ut sina skrivbord när de själva inte är på plats och att vi kommer att hjälpas åt, säger hon.

Ann-Catrine Hagner bedömer att det inte är troligt att alla medarbetare kommer att vara på kontoret samtidigt, men betonar att alla även i ett sådant läge kommer att ha en arbetsplats och en god arbetsmiljö. Bland annat har ljudisolerande skärmar och hörselkåpor köpts in för att kollegor inte ska störa varandra, något som facken varnat för. Det finns också tysta rum som kan användas av alla.

Men ST inom Socialstyrelsen ser en lång rad risker med förtätningen. Avdelningen befarar bland annat att de tysta rummen, liksom möteslokalerna, är för få.

Blir den nya arbetsmiljön ohållbar kan utökat distansarbete vara en möjlig, akut, åtgärd för att minska trängseln, menar Pablo Canales. Han ser gärna en mer generös distanspolicy, men anser att det inte är en långsiktig lösning på lokalfrågan.

Även om arbetsgivaren i nuläget inte har några sådana planer, menar han att det ligger i farans riktning att omfattande distansarbete kan leda till ytterligare minskningar av kontorsytorna.

– Jag är rädd att vi får kontor där det är ”först till kvarn” eller där man måste boka kontorsplats. Det kan passa bra för en grupp medarbetare men jag tror också att det kan leda till att Socialstyrelsen tappar personal och får svårare att rekrytera, säger Pablo Canales.

På flera myndigheter har det redan genomförts neddragningar som innebär att alla anställda inte garanteras en skrivbordsplats om samtliga är på plats på kontoret.

Ett exempel är Kronofogden, vars huvudkontor i Sundbyberg norr om Stockholm bantades rejält för ett år sedan. Då försvann en tredjedel av lokalytan och skrivbordsplatserna räcker nu endast till 60 procent av medarbetarna.

Arbetsgivaren betonar att alla fortsatt har rätt att jobba på kontoret, men STs avdelningsordförande Malin Almkvist Klaesson menar att det faktum att många delvis jobbar hemifrån är en förutsättning för att kontoret inte ska bli överbelagt.

Hon beskriver omställningen till det hybrida arbetslivet som en ”skänk från ovan” för arbetsgivaren, som befarade kraftigt ökade hyreskostnader i Sundbyberg när det förmånliga tidigare hyresavtalet löpte ut. Kronofogden tillåter nu anställda att arbeta på distans upp till halva sin arbetstid.

– Tack vare distansarbetet hade vi ändå råd att vara kvar, men i mindre lokaler. Det bygger på att vi går omlott och delvis arbetar hemma. Jag var orolig för hur det skulle gå men det har faktiskt fungerat bra, tack vare att många fortfarande jobbar hemifrån, säger Malin Almkvist Klaesson.

Nu planeras en liknande minskning av Kronofogdens kontor i Malmö. I stället för att lägga pengar på lokalytor som inte nyttjas ska verksamheten prioriteras, enligt arbetsgivaren.

Kronofogden är inte den enda statliga arbetsgivaren som säger sig se en ”överkapacitet” på kontoren. Även Försäkringskassan vittnar om färre medarbetare på arbetsplatserna och utvärderar just nu distansarbetets effekter, ett arbete där en lokalöversyn ingår.

På Skatteverket står också kontorsytor delvis öde, trots att myndighetens största arbetsplats i år krympte rejält vid en flytt till Sundbyberg. Här finns inte heller tillräckligt med skrivbordsplatser om alla kommer till kontoret, utan arbetsgivaren hänvisar i sådana lägen till grupprum, konferensrum och fåtöljer.

Enligt Anders Pettersson Klein, STs huvudskyddsombud på myndigheten, ska Skatteverkets samtliga kontor på sikt bli mer yteffektiva, aktivitetsbaserade arbetsplatser.

– Att minska lokalerna på det här sättet hade varit otänkbart innan pandemin, men att så många numera jobbar hemma i så stor utsträckning gör det i praktiken till ett icke-problem att det inte finns skrivbord till alla. Men arbetsgivaren måste respektera och förstå att denna omställning inte uppskattas av alla, säger han.

STs förhandlingschef Åsa Erba Stenhammar menar att det är tydligt att det finns både för- och nackdelar med det hybrida arbetslivet. Hon understryker att de noga måste vägas mot varandra, inte minst inför de stundande avtalsförhandlingarna, och utesluter inte att ST kan behöva lägga yrkanden om att alla ska ha rätt till en arbetsplats.

– Ingen ska tvingas jobba hemma. Farhågan med en sådan utveckling är att vi i så fall snart får en statsförvaltning där bara en viss kategori människor, de som har råd med en arbetsplats i sitt hem, kan jobba. Det är väldigt exkluderande, säger Åsa Erba Stenhammar.

Samtidigt anser hon att det är orimligt att arbetsgivare kräver att alla anställda måste arbeta på kontoret. Ur det perspektivet behöver inte minskade lokalytor med hänvisning till distansarbete bara betraktas som problematiskt, menar Åsa Erba Stenhammar. Det kan också innebära att arbetsgivare ”bygger in” flexibilitet och inte kan dra tillbaka generösa distanspolicyer som många medarbetare uppskattar, framhåller hon.

Åsa Erba Stenhammar säger sig ha förståelse för att arbetsgivare ser över sina lokalkostnader när många medarbetare väljer att delvis jobba på distans.

– Allting får en konsekvens, och måste jag välja är det klart att jag hellre sparar pengar på fasta kostnader än på personalkostnader.

Skulle ST gå fram med ett hårt krav på allas rätt till en kontorsplats finns också en risk att arbetsgivare kan börja tvinga anställda att arbeta på kontoren, menar Åsa Erba Stenhammar. Men hon tror inte att facket kommer att behöva välja väg och antingen driva rätten till distansarbete eller rätten till en kontorsplats.

– Nej, de här sakerna måste få samexistera. Vi behöver utforska det nya arbetslivet varsamt. Det behövs nära dialoger som präglas av lyhördhet och flexibilitet om detta på arbetsplatserna, säger Åsa Erba Stenhammar.