Medarbetare fick svårare att fokusera i aktivitetsbaserat kontor
Medarbetare som flyttat till aktivitetsbaserade kontor fick svårt att fokusera och arbeta avskilt, visar en studie från Institutet för stressmedicin. Forskaren Maral Babapour Chafi varnar för att standardiserade kontorslösningar med många öppna ytor kan ge en sämre arbetsmiljö.
Institutet för stressmedicin i Västra Götalandsregionen har följt två kontorsflyttar där sammanlagt 1 900 anställda fick nya aktivitetsbaserade arbetsplatser. Studien bygger på enkätsvar från 70 procent av medarbetarna samt analyser av kontorens utformning. Resultatet visar att arbetsplatserna – trots skilda planlösningar – hade en gemensam brist.
– Tyvärr saknade en majoritet av de svarande avskärmade ytor för koncentrationskrävande arbetsuppgifter. Det var den stora missnöjdhetsfaktorn. I alla planlösningar fanns parametrar – såsom visuella intryck, ljud eller flöden av människor – som distraherade, säger Maral Babapour Chafi, en av forskarna bakom rapporten.
Samtliga studerade kontor hade tre zoner; en tyst zon, en lugn zon och en zon avsedd för samarbete. Men studien visade att zonerna inte matchade medarbetarnas behov.
I den aktiva samarbetszonen, som bestod av mötesrum och öppna loungeytor, saknades till exempel ordentligt utrustade arbetsplatser. Det ledde till att medarbetare som behövde prata med varandra vid ergonomiska skrivbordsplatser satte sig i den lugna zonen, som därmed förlorade sitt lugn.
I den tysta zonen blev det å andra sidan för tyst. Tystnaden upplevdes som obehaglig och många tysta platser förblev därför tomma, berättar Maral Babapour Chafi.
– Flera medarbetare förväntades även svara i telefonen på jobbet vilket de inte vågade göra i den helt tysta zonen. När det ringde behövde de därför springa i väg för att leta efter enskilda rum, som det inte fanns tillräckligt många av, säger hon.
Studien visar även att medarbetarna hade svårt att läsa av gränsövergångar mellan olika zoner och att veta vilket beteende som förväntades i respektive zon. Det bidrog också till att ytorna inte nyttjades som planerat.
Att sätta upp skyltar som anger att det är en lugn zon räcker inte, anser Maral Babapour Chafi.
– Den typen av skyltar ser man ofta i aktivitetsbaserade lokaler, men ordet ”lugn” är ospecifikt och fungerar dåligt som instruktion. Gestaltningen av ytorna måste vara tydlig, så att miljön tolkas på samma sätt av alla.
Samtidigt fanns det vinster med de aktivitetsbaserade kontoren. En majoritet av de medarbetare som besvarat enkäten var nöjda med de estetiska värdena, som val av material och färger på inredningen. Stämningen, delaktigheten och samarbetet mellan och inom grupper på arbetsplatserna fick också gott betyg.
Forskarna vid Institutet för stressmedicin bedömer att de flexibla och aktivitetsbaserade kontorslösningarna kommer att fortsätta att breda ut sig i spåren av pandemin. Att fler distansarbetar och mer sällan jobbar på kontoret kan också öka acceptansen för att de egna arbetsrummen och skrivborden skrotas, tror Maral Babapour Chafi.
Men hon varnar arbetsgivare för att stirra sig blinda på den ekonomiska kalkylen när de planerar framtidens kontor. Väljer man en standardiserad lösning med öppna ytor enbart av ekonomiska skäl ska man vara medveten om att det kan ge en sämre arbetsmiljö, menar hon.
– Aktivitetsbaserade kontor måste inte betyda öppna landskap med få avskärmade ytor. Det skapar problem med koncentrationen. Du kan, tvärtom, ha fler avskärmade än öppna ytor. Det viktigaste är att förstå vilka olika behov som medarbetarna har och skapa lösningar som matchar dem. Det kanske inte räcker med tre standardiserade zoner.
Råd från forskarna
Utifrån resultatet i studien ger forskarna på Institutet för stressmedicin i Västra Götalandsregionen följande rekommendationer:
- Välj en design med olika zoner och anpassade arbetsstationer som matchar de olika typer av arbetsuppgifter som medarbetarna har.
- Erbjud tydligt utformade zoner med ett designspråk som är lätt att förstå och gör det lätt att göra rätt.
- Beakta vilka kontorstyper som medarbetarna haft tidigare och planera en mjukare övergång för de som flyttar från cellkontor.
- Planera för de behov som hybridarbete för med sig, såsom mötesrum rustade för hybridmöten och ett ökat behov av individuella rum för digitala möten.
Detta är en nyhetsartikel. Publikts nyhetsrapportering ska vara saklig och korrekt. Tidningen har en fri och självständig ställning gentemot sin ägare, Fackförbundet ST, och utformas enligt journalistiska principer samt enligt spelreglerna för press, radio och TV.
