»Svennis« lag sänkte sjuktalen

- Om ledarskapet fungerar finns förutsättningar för en god arbetsmiljö, och då får man resultat som håller på sikt.

Det säger Sven Kihlgren, regionkronodirektör och högste chef för myndighetens anställda på regionens fem kontor: Avesta, Falun, Gävle, Hudiksvall och Mora.

När han tillträdde för tre år sedan brände myndigheten 9,5 procent av sin tillgängliga arbetstid på sjukskrivningar, och sjutton personer var långtidssjukskrivna. I dag är sjuktalet mer än halverat, och endast två personer är långtidssjuka.

Också den upplevda stressen har minskat. År 2001 ansåg 56 procent av personalen att de var utsatta för kraftig stress minst en gång i veckan. 2004 hade det sjunkit till 34 procent, och förra året var andelen nere i 20 procent.

–Det finns stress på alla arbetsplatser, konstaterar Susanne Persson, ST-ordförande på myndigheten. Men vi har pratat mycket om hur man förhåller sig till stressen, och vi känner mindre av den nu.

Friskvårdstimmen ska utnyttjas

Hennes kollega Arsham Aghakhanyan på enheten för medelshantering brukar till exempel ta en promenad när han känner sig stressad. Han använder sin friskvårdstimme.

–Den är speciellt bra att ha när man känner sig stressad, tycker han. Och vi påminner varandra om att vi ska utnyttja den.

Detta med påminnelser om friskvårdstimmen är till och med inskrivet i enhetens kombinerade verksamhets- och arbetsmiljöplan.

Fast numera heter det inte enhet, utan team. Det team-baserade arbetssättet var på väg att införas när Sven Kihlgren tillträdde som regionkronodirektör för tre år sedan. Många anger den nya organisationen som en viktig förklaring till att personalen mår bättre.

–Tidigare hade var och en »dagar«, ärenden som gällde personer födda vissa dagar i månaden, berättar Sven Kihlgren. När man kom tillbaka från semestern låg en stor hög med ärenden och väntade.

I det team-baserade arbetssättet har arbetslaget ett gemensamt ansvar för ärendena och för att klara verksamhetsmålen. Teamen har relativt stor frihet att lägga upp arbetet på egen hand.

De ställer krav och ifrågasätter

Men att genomföra en ny arbetsorganisation har inte varit oproblematiskt. Sven Kihlgren har haft mycket diskussioner med sina underställda chefer.

–Cheferna trodde att de visste vad team-arbete var, men de förstod inte arbetssättet, säger han. Medarbetarna börjar ställa krav och ifrågasätta mer när de får mer frihet. Då behövs en tydligare ledning, och inte alla chefer var beredda på det.

Osäkerheten inför det nya arbetssättet ledde till att produktionsresultatet gick ned. Men Sven Kihlgren såg det som en »nödvändig investering«.

–Och 2005 nådde vi målen redan i oktober.

Sedan teamen börjat fungera som tänkt har klimatet blivit öppnare och mer generöst, anser Sven Kihlgren.

–Förr kunde vi inte visa produktionsstatistik öppet. Nu kan folk säga »vad kul att det går så bra för dem i Falun«. Och vid uppföljningar tar man upp konkreta fall, vilket är mycket bra och visar att det är tillåtet att göra fel.

Johan Andersson, kronoinspektör och ST-medlem, tycker att det team-baserade arbetet har inneburit en stor förändring.

–Man känner en gemenskap, solidaritet. Man tar också hjälp och frågar varandra, och man känner att resultatet inte bara hänger på en själv. Det skapar ringar på vattnet och påverkar hela stämningen.

Susanne Persson pekar på ytterligare en faktor: relationerna mellan ledning och medarbetare.

–Det har varit god stämning mellan medarbetarna här länge, men nu har det också blivit bättre gentemot ledningen. De har satsat mycket på synlighet, sedan de fått kritik för att vara osynliga.

Kritiken framkom i efterdyningarna av en tävling 2004 om titeln Sveriges bästa arbetsplats. Tävlingen ordnas sedan några år av Veckans affärer och det amerikanska företaget Great place to work. Kronofogdemyndigheten i Gävle kom på tolfte plats, vilket var bästa placeringen bland deltagande statliga myndigheter.

Efter tävlingen fick myndigheten en så kallad benchmark-rapport, där man på olika punkter jämfördes med de arbetsplatser som bedömts som bäst. Ett av de svaga områdena var kommunikationen. Och på kronofogdemyndigheten satte man igång ett utvecklingsarbete under rubriken Ledarskapets etik.

–Vi såg att cheferna inte lever som de lär, säger Sven Kihlgren. Vi ville utveckla dialogen och minska avståndet mellan chefer och medarbetare.

Håller ofta möten med cheferna

Sven Kihlgren ägnar mycket av sin egen tid till att stärka ledarskapet. Han har möten med varje enhetschef en gång i månaden. Mötena tar två timmar och halva tiden ägnas åt ledarskapsfrågor. Dessutom har chefer och teamledare fått gå utbildning i coachning.

En åtgärd som syns mer utåt är de frukostmöten för personalen som hålls två gånger per termin på varje lokalkontor. Då deltar ett par personer ur ledningen.

Sven Kihlgren säger att han också i övrigt rör sig mycket på kontoren och pratar med både chefer och medarbetare.

–Det innebär att jag vet hur det är och inte går på en friserad bild av verkligheten.

Ledningen skickar ut månadsbrev med information, och de lokala parterna har gjort upp om spelregler för spridning av annan information.

–Det har ibland varit lite olika versioner av informationen, säger Susanne Persson. Det är viktigt att alla får samma budskap och får det samtidigt, annars blir det lätt ryktesspridning. Men nu har vi kommit överens om att det ska vara samverkansmöte med facken innan information förs ut, och sedan går det ut på intranätet.

Arsham Aghakhanyan ser positivt på dialogen och möjligheterna att påverka.

–Det är ordentlig information inför alla förändringar, och man får säga sitt. Man gör det man säger här.

Omflyttning gick över förväntan

I den stora ombyggnad och omflyttning som pågår i arbetslokalerna har personalen på hans enhet fått igenom sina synpunkter på möbler och var man ska sitta. Anledningen till ombyggnaden är trångboddhet – ett trettiotal personer har nyligen anställts i samband med att arbetet med summariska processer koncentrerats till vissa kontor.

För att få ytorna att räcka till har det byggts kontorslandskap. Det har varit på tapeten i flera år, och alla har varit emot, berättar Susanne Persson. Men det successiva införandet från slutet av förra året har gått bättre än väntat.

–Nu verkar alla acceptera det, och vi är förvånade över att det gått så bra, säger hon. I början hörde man vad alla sa, men nu kan man koppla bort det mer.

Ett gott socialt klimat tycks bidra till framgången. Enligt Susanne Persson tar de flesta hänsyn till kollegornas ljudmiljö, och om någon tycker att det känns rörigt är det ok att säga till.

I anslutning till varje litet landskap finns ett »tyst rum«, där man exempelvis kan ringa känsliga telefonsamtal.

Arsham Aghakhanyan säger att han hellre sitter i landskap än i eget rum, och tycker att den nya möbleringen passar med det nya arbetssättet.

–Det är lite mer team-känsla i kontorslandskap. Alla är med, man kan hjälpa varandra och ställa en fråga rätt ut och få svar direkt.

Satsar på livskvalitet och hälsa

Kenneth Idehäll, administrativ chef, har arbetat länge med arbetsmiljön på myndigheten. Han understryker också det team-baserade arbetets betydelse. Det är »det friska sättet att arbeta«, säger han.

–Man måste ha roligt på jobbet! Och då behövs arbetsrutiner som man kan påverka, man behöver styra i stället för att bli styrd.

Men det behövs även annat, anser han.

–Vi försöker ge hjälp och stöd i frågor om livskvalitet och den egna hälsan. Det är visserligen inget formellt ansvar för arbetsgivaren, men om man tror att det leder till att medarbetarna presterar bättre är man dum om man inte gör det.

Myndigheten ordnar bland annat föreläsningar om vad man kan göra själv för sin hälsa, bjuder på aktiviteter och erbjuder tester. Ledningen är noga med att påpeka att den ser positivt på att personalen utnyttjar sin friskvårdstimme. Den får användas till motion av både kropp och själ, och man kan få bidrag upp till 3000 kronor för aktiviteter som gör att man mår bättre.

–Det är generöst och utan pekpinnar, det är oerhört viktigt, anser Kenneth Idehäll. Det innebär förstås kostnader, men på plussidan har vi ett sjunkande sjuktal och människor som trivs på jobbet och presterar bättre.

Trots den positiva trenden i sjukstatistiken, och trots att personalen enligt flera arbetsmiljöenkäter upplever att arbetsförhållandena förbättrats, har många anställda fysiska besvär som kan förknippas med datorarbete: ont i
axlar, nacke, armar och rygg.

–Det borde egentligen vara nolltolerans för sådana besvär, men delvis har det med åldersstrukturen att göra, säger Kenneth Idehäll. Själv är jag 57 och tränar, men har mina krämpor ändå.

»Svennis-effekten« viktig faktor

Han framhåller att en ergonom har undersökt arbetsplatserna, att höj- och sänkbara bord köpts in, och att man har tangentbord som skonar axlarna. Kopiatorerna står en bit ifrån, så att man får röra sig då och då.

Myndigheten har också anlitat en massör som kommer regelbundet.

Andra insatser kan rikta sig till enskilda individer. Om en rehabiliteringsutredning visar på behov av behandling hos kiropraktor eller psykolog kan arbetsgivaren betala. Man har också knutit en psykolog till sig, som man kan gå till som en »första hjälp«.

–Vi vet att det kan vara svårt att hitta en psykolog när man behöver det, säger Kenneth Idehäll.

Han påtalar en annan faktor som han anser mycket viktig för arbetsmiljön: högsta chefen.

–Här har vi en »Svenniseffekt«, säger han, och menar att Sven Kihlgren som person haft en positiv inverkan på arbetsmiljön.

Kronoinspektören Johan Andersson håller med.

–Han föregår med gott exempel. Det märks att han är ganska avslappnad och ledig i sitt ledarskap, och det tror jag smittar av sig och visar sig i hur man upplever varandra.