Samverkan ger snabb väg in i Sverige

2013 gick Migrationsverkets generaldirektör Anders Danielsson ut med ett upprop till andra svenska myndigheter. För att kunna erbjuda flyktingar ett bra bemötande och ta till vara den resurs som de kan bli behövde myndigheterna arbeta tillsammans på ett nytt sätt, menade han.

Det hela ledde till att nio myndigheter skrev under en avsiktsförklaring för att utveckla samarbetet kring migration och integration.

Ofta händer inget efter att bläcket torkat på dylika dokument. Men den här gången blev det inte så.

Ur Migrationsverkets initiativ föddes succéprojektet Mötesplatser och information, vars grundtanke är att samla alla de myndigheter en nyanländ behöver på ett ställe och erbjuda en guidad tur genom de myndighetsärenden som krävs för att komma i gång med livet i Sverige.

Här samverkar Migrationsverket, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Skatteverket, Pensionsmyndigheten och kommunerna i en kickstart av etableringen i Sverige – och hanterar under en förmiddag det som en flykting som beviljats uppehållstillstånd tidigare behövde runt fyra veckor för att harva sig igenom på egen hand.

Norrköping var en av de orter där de första pilotprojekten startade för ett och ett halvt år sedan. I februari 2015 flyttade Migrationsverket och Arbetsförmedlingen helt enkelt in i egna rum på det servicekontor där Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten och Skatteverket redan fanns. Även Norrköpings kommun fick en hörna i den stora ljusa vänthallen där ett tjugotal diskar tar emot nummerlappstummande människor med ärenden till myndigheterna. Två dagar i veckan skrivs de som nyligen fått uppehållstillstånd in i den svenska byråkratin.

Projektet lovordas i utvärderingen, eftersom det snabbat på processen för flyktingarna och sparat pengar för staten. Även handläggarna på myndigheterna tycker att deras arbetssituation har blivit mycket bättre: mindre dubbelarbete, färre misstag, färre telefonsamtal som ska skickas vidare till någon annan, färre återbesök och färre ärenden som måste handläggas fler gånger för att det blev fel förra gången.

– Vi gör alla vårt eget jobb nu också, men vi har större insyn i och förstår varandras jobb bättre. Vi har fått större känsla för kundens resa genom myndigheterna, säger Hanna Karlsson, som är delprojektledare för Mötesplatser och information på servicekontoret i Norrköping, anställd på Försäkringskassan och ST-medlem.

– Vi har också en annan vi-känsla som gynnar hela processen. Vi har fått nya kolleger från andra myndigheter två dagar i veckan som vi kan äta lunch och fika ihop med, och det är lättare att bara gå in och fråga något i stället för att ringa eller mejla någon man måste leta upp, säger hon.

Projektet ger också de anställda automatisk kompetensutveckling och en större kunskap om andra myndigheter.

– Man lär sig otroligt mycket hela tiden, får en större omvärldskunskap, säger Karin Fredriksson, även hon ST-medlem och servicehandläggare.

Kundens runda startar alltid på Migrationsverket. De tar emot sina första besökare 8.30 och brukar hinna med runt sex ärenden på en dag. När uppehållstillståndsmötet är slut lotsas kunden vidare genom de nödvändiga ärendena hos Skatteverket, Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen och kommunen.

Den kund som får komma redan på morgonen kan fira sin inskrivning i den svenska byråkratin med lunch och sedan ta sig an uppgiften att skaffa bankkonto på eftermiddagen. Det som tidigare kunde ta fyra veckor för en person med begränsade kunskaper i svenska språket och om det svenska samhället att ta sig igenom har klarats av på fyra timmar.

Kunderna får också med sig en checklista med saker som de kan fortsätta bocka av på egen hand.

– När de fått personnummer och kommer för att göra id-kort kan vi hjälpa dem att kolla av den. Då kan man till exempel fylla i de ersättningar de sökt. Annars ligger den personliga handledningen på Arbetsförmedlingen när de väl är igenom den här processen. Det är just i starten vinsten av samarbetet är störst, säger Karin Fredriksson.

Både Hanna Karlsson och Karin Fredriksson tycker att deras egen tillfredsställelse i arbetet har ökat när de kan hjälpa sina kunder bättre:

– Det är både kundvänligt och kundvärdigt. Vi ger dem redskap att förstå och klara sig själva bättre, säger Hanna Karlsson.

Även Gunilla Arvidsson Larsson, som är chef för servicekontoren i Norrköping och Motala och chefsmedlem i ST, är stolt över verksamheten:

– Detta rimmar väl med Försäkringskassans ledord – enkelhet, trygghet och respekt. Vi gör det lite enklare och lite tryggare för dem som kommer, när alla myndigheter är här och leder dem genom processen.

För det är inte lätt att ta sig igenom hela byråkratikedjan, det är de tre kvinnorna i servicekontorets soffa de första att erkänna när vi slår oss ned i ett mötesrum för att prata om projektets för- och nackdelar.

– Även för oss som jobbar här är det superkrångligt, utbrister Hanna Karlsson.

De som jobbar på de olika myndigheterna som nu samverkar kan ju inte varandras verksamheter – vilket i sig kunde förlänga introduktionsprocessen. Det var inte ovanligt att handläggare på en myndighet skickade de nyanlända till fel avdelning eller fel person på nästa myndighet – eller i värsta fall gav felaktig information.

När pilotprojektet startade kartlade de vad varje myndighet gjorde i introduktionen av en person som nyss fått uppehållstillstånd. Resultatet blev ett färgglatt, mycket komplicerat kopplingsschema av olika flöden. Fullständigt obegripligt, även för dem som gjort det, berättar Hanna Karlsson.

Genom projektet har de förvandlat det till en rak autostrada genom fyra stationer.

Det är inte bara enklare och trevligare för anställda och kunder – det är dessutom betydligt billigare för skattebetalarna: Enligt utvärderingen tjänar samhället i snitt 27 000 kr per ärende när introduktionen sker genom projektet Mötesplatser och information i stället för den vanliga vägen.

– Vi hade 1 000 ärenden under 2015. Det blir 27 miljoner kronor för samhället. Det är väldigt mycket pengar, säger Hanna Karlsson.

Gunilla Arvidsson Larsson tycker att samarbetet berikat även chefssamarbetet mellan myndigheterna.

– Det är utvecklande och stimulerande både för medarbetare och chefer. Vi i projektets chefsgrupp träffas en gång i månaden och det har också gett oss en ökad samsyn i våra verksamheter.

Ingela Birgersson, som är teamledare på Migrationsverket i Norrköping och leder arbetet i utredningsteamet, är också positiv:

– Det är en stor fördel att sitta i samma lokaler. Det ger medarbetarna större förståelse för helheten i arbetet. Vi kompetensutvecklar oss själva genom den kontakt vi får med de andra myndigheterna.

Att handläggarna har olika arbetsplatser och ibland är på servicekontoret och ibland på den egna myndigheten upplevs inte som ett problem, säger hon. Däremot skulle det underlätta om det gick att synka även myndigheternas tekniska utrustning, att använda samma datormodeller så att de fungerar i alla dockningsstationer och med alla nätverk och skärmar.

– Det har inte varit ett så stort problem hittills, men nu när fler ska jobba mer tid på det här viset finns ett annat behov.

Även på servicekontoret ser de förbättringsmöjligheter. I dag beställer varje myndighet sina egna tolkuppdrag och det varierar mellan myndigheterna om det är en telefontolk eller en fysiskt närvarande person. På varje station i myndighetsstafetten ansluter en ny tolk. Det skulle gå smidigare om tolkbeställningarna kunde samordnas, så att en och samma tolk kan följa kunden genom systemet. Att det inte går till så beror bland annat på att projektet inte har en gemensam budget – varje myndighet står för kostnaderna för sin egen verksamhet. Inte heller finns ett gemensamt upphandlat avtal för tolkbeställning, varje myndighet måste beställa med sitt eget avtal.

Det här är ett problem som även utvärderingen av projektet tar upp som en stor förbättringsmöjlighet när det gemensamma arbetssättet nu ska spridas. Och projektets nationella styrgrupp jobbar med frågan:

– Vi håller på att se över möjligheten att ha en tolk som följer en kund genom alla aktörer. Det finns förslag, men det är för tidigt att säga vad det mynnar ut i, säger Jennie Magnusson, en av projektledarna i den nationella styrgruppen.

Att arbeta i ett stort projekt parallellt med ordinarie verksamhet innebär ofta en ökad arbetsbelastning eller åtminstone att man känner sig lite splittrad, men Hanna Karlsson och Karin Fredriksson skakar på huvudet när frågan kommer på tal.

– Nej, vi har mycket att göra men inte mer än tidigare. Alla gör det jobb de skulle göra ändå men under samma tak, säger Hanna Karlsson.

Kanske har den stora ökningen av ärenden inte kommit än, funderar hon vidare. Hittills har Migrationsverket varit den myndighet som varit hårdast belastad, men nu närmar sig den fas där det stora antalet flyktingar som kom förra hösten ska få beslut om uppehållstillstånd, och därmed det skede där Mötesplatser och information träder in. Och då är det tur att de nu har utarbetat ett gemensamt system för att ta hand om den verklighet de har att hantera.

– Vi är nog ganska bra rustade och har en bra plan, säger hon.

I dag drivs Mötesplatser och information på fem orter: Norrköping, Helsingborg, Ljusdal, Växjö och Gävle. Men under januari 2017 ska det utökas till ytterligare tjugotvå orter. Och de två dagarna per vecka i Norrköping blir snart tre.

I juli omvandlades nämligen projektet till ett regeringsuppdrag till myndigheterna, där Försäkringskassan har fått huvudansvaret. Uppdraget är att få igenom 45 000 individer fram till nästa års utgång. Då gäller det att hjälpas åt. Under startåret 2015 fick fyra pilotkommuner igenom 1 000 personer.

Men redan det var en succé som gav hopp i en svår situation med akuta behov. Sommaren 2015 fick projektet utmärkelsen »Best practice certificate« av European Public Sector Award, som lyfter fram samarbeten inom offentlig sektor med ambitionen att göra samhället bättre.

– Vi är så klart nöjda med verksamheten så långt, säger Jennie Magnusson.

Hon räknar med att man också ska klara regeringsuppdraget att hantera 45 000 nyanlända.

– Det kommer att bli tufft, men genom att vi drar nytta av erfarenheterna från pilotprojektet så kommer vi att lyckas.

Vad kan då de som har erfarenhet, som till och med prisats, bidra med för insikter när verksamheten ska byggas upp på nya orter?

Solen lyser in i det ljusa kontorsrummet på servicekontoret i Norrköping. De tre kvinnorna i soffan tittar på varandra, tänker tyst en stund.

Servicekontorets chef Gunilla Ar-vidsson Larsson tar till orda:

– Att det gäller att få med sig alla handläggare på tåget. För att bygga den där vi-känslan på kontoret. Att de som kommer respekterar de spelregler som finns på arbetsplatsen och de som redan är där välkomnar de nya från andra myndigheter, säger hon.

Hanna Karlsson fyller i:

– Att alla förstår och respekterar varandras roller. De har ju ett väldigt roligt arbete framför sig. Det har varit fantastiskt roligt att få vara med från pilotprojekt till regeringsuppdrag.