Roliga nät ökar engagemanget
Trenden går mot intranät med sociala funktioner som chattar och forum – inte bara envägskommunikation. Och intranätet blir ett alltmer centralt arbetsverktyg.
– Att intranäten blir mer interaktiva är en tydlig trend, säger Charlotte Norlin, som är ordförande i föreningen Redaktörer interna medier, Rim, som har medlemmar både inom offentlig och privat sektor.
Till vardags är hon intranätredaktör på Moderna museet. Där har ledningen beslutat att det är obligatoriskt att kolla intranätets startsida varje dag. Charlotte Norlin tycker att ledningens inställning till intranätet är avgörande för hur det ses av medarbetarna.
Hon menar att intranäten har utvecklats till att vara ett arbetsverktyg med exempelvis projekt- och samarbetsplatser där allt material kring ett område finns samlat.
Men det måste vara attraktivt och roligt också, tycker Charlotte Norlin.
– Jag tycker om att arbeta med både »need to know« och »nice to know«. Det som lockar är ofta personporträtt, lunchmenyer och chattfunktioner.
Just sociala funktioner blir allt vanligare på intranäten. Det kan vara diskussionsforum, bloggar eller wikisidor och chattar. En studie från Mittuniversitetet visar att sociala funktioner kan öka engagemanget för jobbet och kontakterna mellan medarbetarna.
– Den viktigaste framgångsfaktorn för det är att verktygen stöder medarbetarnas behov och integreras i det vardagliga arbetet, säger Lena Lundgren, forskare vid Mittuniversitetet.
Ett exempel på en sådan funktion är en chatt där man snabbt får tag i någon inom organisationen som kan svara på en fråga.
Men forskarna varnar också för uppförsbacke i början.
– Det gäller att vara uthållig. Om inte alla är med så blir det inte någon vinst och personalen blir uppdelad i två läger, säger Lena Lundgren.
Offentlighetsprincipen gäller
Det är i stort sett samma principer för offentlighet som gäller för intranätet som för annan kommunikation hos myndigheter. Det menar Katarina Ladenfors, som är advokat och utbildar i kommunikationsrätt. Även inlägg i chattar och diskussionsforum kan vara allmänna handlingar om de gäller ett ärende eller verksamheten. Myndigheter bör därför se till att ha en rutin för arkivering och diarieföring
av kommunikationen i sociala medier, säger Katarina Ladenfors.
Ordet Intranät
Internt datornät som utnyttjar samma teknik som internet, men som inte är åtkomligt från internet. Ska skrivas med gemen, liten begynnelsebokstav.
Definition: Svenska datatermgruppen
Tänk på detta för att nå framgång
Forskaren Lena Lundgrens råd om sociala intranät:
- Funktionerna måste anpassas så de är nyttiga för organisationen.
- Identifiera grupper som är motståndare till de sociala intranäten och stötta dem extra.
- Informera och utbilda personalen om hur sociala funktioner används och vad de kan vara nyttiga för.
- Chefer måste visa vägen och gå före.
- Använd »ambassadörer« eller gästbloggare för att få upp intresset.
- Var uthållig – det går inte över en natt att förändra invanda beteenden.
Intranätens utveckling
1940-talet. Den första datorn konstrueras.
1960-talet. Amerikanska försvarsdepartementet sponsrar utvecklingen av ett nätverk mellan universitetsforskning och försvar.
1980-talet. Datorer blir vanligare på arbetsplatserna, men används isolerade från varandra.
1984. Det amerikanska nätet kopplas loss från försvaret och får namnet Darpa Internet.
1995. Mer än var femte persondator är kopplad till lokala nätverk.
1997. Arbetsförmedlingen startar sitt intranät, Våra sidor, Vis.
2000. Hälften av Sveriges företag har ett intranät.
2011. SJs personal på tågen får smartphones och egen app för att kunna nå intranätet.
Vad läser medarbetarna mest hos er?
- Andreas Sjögren, enhetschef, kommunikationsavdelningen, Arbetsförmedlingen:
− Mest läst är generaldirektörens brev.
Problem?
− Det är navigationen. Vi är en stor organisation med mycket information och en djup struktur. Vi har redan börjat se över struktur och flöden på intranätet och kommer att ta hjälp av användarna.
- Christine Uhrlander Lindbom, enhetschef, kommunikationsavdelningen, SCB:
− De tre mest besökta ingångarna är Medarbetaren, som innehåller personalinformation, Paus, som har information från lokala föreningar och köp- och sälj, samt Stöd, där det finns mallar och riktlinjer.
Problem?
− Intranätet innehåller drygt 16 000 sidor, varav endast cirka 4 000 besöks. Medarbetarna upplever ofta att det är svårt att hitta det de söker.
- Lars-Birger Ernudd, ansvarig interna digitala kanaler, SJ:
− Den mest använda funktionen är telefonboken. Efter det kommer ingångarna till våra olika arbetsverktyg och sedan olika nyhetsartiklar som är extra intressanta för verksamheten.
Problem?
− Mängden innehåll. Det är ibland svårt för medarbetarna att orientera sig. Vi har gjort en kartläggning av intranätets innehåll och struktur och planerar att rensa en hel del.
