Rusningen efter pandemin pressar Polisens passhandläggare

Två personer köar utanför polishuset i Karlstad klockan halv åtta en måndagsmorgon i slutet av juli.

Bara två. Ett tag övernattade här mängder av reslystna människor vars pass hade gått ut. Och för det mesta har kön för att få ett provisoriskt pass växt sig lång redan så här tidigt på morgonen.

Men inte i dag.

– Jag kom nyss. Bara han var här före mig, säger Nelson Goza och nickar mot mannen framför sig.

Nelson Goza har ett giltigt pass. Men inte sonen.

– Vi ska till hemlandet, Albanien, och reser i kväll.

Länge räknade han med att sonen skulle hinna få sitt ordinarie pass före avfärd. Normalt tar det sex arbetsdagar innan man kan hämta ut det.

Men det var före pandemin. Under de år då vi inte har kunnat resa fritt har många struntat i att förnya sina pass. Polismyndigheten skrev i sin årsredovisning för 2021 att det ackumulerade behovet av resehandlingar var över en miljon pass vid utgången av 2021.

Därför, konstaterade myndigheten, ”är sannolikheten hög för att ett betydligt antal fler medborgare än normalt kommer att ansöka om pass under de närmaste åren”.

När årsredovisningen kom från trycket hade det redan inträffat. Den 9 februari försvann nästan alla coronarestriktioner över en natt och svenskarna kunde få utlopp för sin uppdämda reslust.

Nu kan det ta åtta till tio veckor att få hämta ut sitt färdiga ordinarie pass. Så familjen Goza i Karlstad fick ställa sig i kö för att köpa ett provisoriskt engångspass för 980 kronor — ett dokument som före pandemin utfärdades i undantagsfall, men som nu blivit en hett eftertraktad samhällstjänst. Under första halvåret 2022 tillverkades det fler provisoriska pass än under hela 2021.

Nelson Goza kunde promenera till polishuset. Det kunde inte telekomingenjören Alexander Gulyaev, som ska resa till Turkiet på semester med sönerna på onsdag och står längst fram i kön.

– Vi bor i Stockholm, men där är det långa köer. Jag tittade på nätet och Karlstad var närmsta stad där polisen sa att köerna inte var så långa, säger han.

Gerd Stanford, gruppchef för personalen i receptionen, gör sig beredd inför sin första arbetsdag efter tre veckors semester.

I dag är hon ensam ordinarie med tre semestervikarier. Det betyder att bara hon får tillverka de provisoriska pass som Karlstad och tio andra polisstationer kan utfärda. Nu hinner hon inte prata. Men Mikael Skoglund, sektionsordförande för ST inom Polisen i Värmland, slår sig ned i lunchrummet.

– Det har varit tufft. Riktigt tufft. Vi har fått slå knut på oss själva för att klara det, säger han.

I Karlstad fick personalen arbeta övertid med extra lördagsöppet för ansökningar om pass och nationellt id-kort.

– De har verkligen jobbat på utan klagomål. Hakan mot bröstet och bara kört. Tjong! Tjong! Bara matat på.

Den 6 april meddelade Polisen i ett pressmeddelande att en nationell särskild händelse inletts för att hantera den stora efterfrågan på pass.

– Det gjorde det till den viktigaste uppgiften inom hela myndigheten, förklarar Mikael Skoglund.

Ändå har de nationella målen för hur mycket Karlstad ska producera inte fått väga tyngst när han och lokalpolisområdeschefen Ulrika Sundström enats om hur arbetet ska läggas upp.

– Vi har sagt att vi måste ha arbetsmiljön i fokus. Vi kan inte krama ut hur mycket som helst ur den personal vi har kvar, säger Mikael Skoglund.

Karlstad ligger efter i rekryteringen. Fler medarbetare ska rekryteras och utbildas i höst.

– Vi kan inte möta upp kraven eftersom vi inte har den personalen än. Men trots att det varit jättejobbigt för dem i receptionen har jag förstått att det samtidigt varit roligt. Äntligen har vi fått ögonen på receptionspersonalen, den kanske sämst betalda gruppen inom hela myndigheten. Det har gett en statushöjning.

Halv nio öppnas dörrarna. Några minuter innan tränger sig lokalpolisområdeschefen Ulrika Sundström och gruppchefen Gerd Stanford ut från byggnaden genom den folkmassa som har samlats utanför. Ulrika Sundström förklarar att hon ska möta dem som köar längs husväggen för att få provisoriska pass, och att de som har en bokad tid för ordinarie pass snart får komma in, bara de släpper ut henne först.

Det hjälper, kön backar undan. Men Gerd Stanford vänder i dörren när hon tittat längs husväggen.

– De är fler nu. Jag måste hämta mer lappar, säger hon och återvänder in.

Ulrika Sundström, med polisintendentens respektingivande ränder och eklöv på uniformens axelklaffar, går fram och hälsar. Att en polis informerar, inte en passhandläggare, är en taktisk manöver. Blir det tjafs för att någon känner sig förfördelad så är det inte Gerd Stanford och hennes kollegor som ska ta den konflikten. Dessutom är poliser utbildade i konflikthantering, det är inte handläggarna.

Ulrika Sundström kollar resedokumenten så att Alexander Gulyaevs söner verkligen ska resa inom 72 timmar. De får lapp 900 och 901. Så högt att hela kön ska höra det, säger hon att detta med 72 timmar är ett absolut krav.

Nelson Gozas son får lapp 902. Ingen är arg. Alla som har fått en nummerlapp har ett saligt leende på läpparna, eftersom de vet att de snart får sina pass.

Bara ett sällskap längre bak i kön ser fortfarande lite bekymrade ut. De ska flyga i dag med Ryanair från norska Sandefjord.

– Vi är tre som ska ha pass, vi har fått tid från 11.00 och vi måste åka 11.30 för att hinna, säger mannen i sällskapet, som inte vill berätta vad han heter.

Det blir kärvt. Gerd Stanford räknar tio minuter för ett ordinarie pass och en kvart för ett provisoriskt.

Eftersom det bara är hon som får utfärda provisoriska pass måste hon in och ge järnet. Till lunch är hon klar, om inga nya sökande tillkommer. I så fall kan en av de fyra stationerna med kamera, skärm och fingeravtrycksavläsare – passtolparna – bli ledig på eftermiddagen.

– Vi måste lämna lite luft ifall någon dyker upp sent, men när vi har kommit en bit efter lunch kanske vi kan lägga ut nya tider för ordinarie pass.

De går åt snabbt. Många skannar kontinuerligt av tidsbokningen. Inom en timme brukar alla nya tider vara tagna.

Tiderna på de elva lappar som Ulrika Sundström delat ut är preliminära. Det poängterade hon för varje köande, berättar hon när vi är tillbaka i lunchrummet i sällskap med Mikael Skoglund.

– En del passar på att göra ärenden eller gå och äta, men jag har sagt till dem att de ska vara här i god tid.

Renodlade passexpeditioner finns bara i storstäderna. Övriga receptioner hanterar andra ärenden vid sidan av passen, som delgivningar, hittegods och kundmottagning. I Karlstad är bemanningen, nu som då, en gruppchef och sju fasta tjänster.

Efterfrågan på de provisoriska passen växte när en maskin i Finland gick sönder och det plötsligt tog ännu längre tid att få ett ordinarie pass.

– Då började vi göra 25 provisoriska pass per dag, alltså hela öppethållandet på den fjärde stolpen, berättar Ulrika Sundström.

För att få bemanning till tvåskift letade hon polispersonal i Värmland som tidigare arbetat med passhantering och hade kompetensen. Det kunde vara administrativ personal eller poliser, som fick en kortare utbildning för att fräscha upp kunskaperna.

– Jag skickade ut mejlet om förstärkning i passverksamheten den 13 april till 13 personer. Kanske hälften av dem var poliser.

Så ni hade råd att avvara dem i polisverksamheten?

– Ja, säger Ulrika Sundström.

– Man fick ta sig råd, tillägger Mikael Skoglund.

– Det blev en väldigt positiv anda, både från den personal som fick förstärkning och för dem som kom. Alla kavlade upp ärmarna och gjorde det här tillsammans, säger Ulrika Sundström.

Tre sommarveckor i juli höjde de kapaciteten till 45 pass per dag, efter att även Dalarna hjälpt till med extra personal.

– Hand i hand med det blev behovet mindre. Vi kom aldrig upp till 45 och kunde med gott samvete gå tillbaka till 25 för en vecka sen.

Nu nyanställs fyra personer som ska utbildas och börja arbeta 19 september, när receptionen på nytt går upp till tvåskift för ordinarie pass, med arbetstid från 7.00 till 23.00.

– Sen får vi se. Vi vet ju fortfarande inte när behovet minskar och trycket mattas av. Personalen har jobbat hårt, de jobbar hårt och de ska orka det även framåt. De ska stå här när det blir november och februari också. Vi kan inte se det som något tillfälligt utan måste se till att de har en arbetssituation som fungerar.

I början bokade privatpersoner fler tider än de behövde och sålde dem. Ibland kom ingen på de bokade tiderna. Nu måste man identifiera sig med bank-id och får som mest två tider.

Irritationen över väntetiderna har stundtals varit stor.

– Före midsommar hade vi någon som köat 51 timmar. Det är klart, då finns det risk att man är trött och grinig när man kommer in.

De köande utformade själva olika former av ordningsregler. Den som behövde ledigt för att hämta på förskola eller gå hem och sova kunde få det men behålla sin plats i kön. Kritiska röster menade att avsaknaden av styrning från myndighetens sida var ett tecken på att samhället kapitulerat.

Ulrika Sundström håller inte med.

– Vi har inte blandat oss i köhanteringen. Det har medborgarna löst själva. Det är rätt skönt att vi inte gjorde det. De som var först på plats tog på sig rollen att organisera kön och vi har bara varit lite rådgivande. Sen är det ju vi som delar ut nummerlapparna för dagen, så då är vi i allra högsta grad inblandade.

Men är det okej att privatpersoner organiserar en kö utan att kunna ställas till svars om något går fel?

– Min uppfattning är att medborgarna var schysta. Det var inga orättvisor eller dåligt beteende, för det tror jag att vi hade fått veta, säger Ulrika Sundström.

Mikael Skoglund var ett tag rädd att köandet skulle bli så långvarigt att myndigheten skulle tvingas ställa dit en toavagn.

– Men det behövde vi aldrig.

Det surrar, vickar och låter i den lasergraveringsmaskin där de provisoriska passen tillverkas.

– Titta! Nu växer det fram en rad med siffror här, säger Mikael Skoglund och kikar ned genom en glasskiva ovanpå maskinen.

Maskinen vinklar passboken så att porträtt och vattenstämplar ska synas på olika sätt beroende på hur passet hålls.

När den surrat klart kommer Gerd Stanford och öppnar en lucka och tar ut det färdiga passet. I en lucka längre till höger lägger hon in tre nya oskrivna passböcker.

Med bara elva stationer i hela landet är systemet sårbart. I juni gick maskinen i Karlskrona sönder. Människor som rest många mil för att ställa sig i kö fick vända om.

– Att en lasergraveringsmaskin går sönder i Karlskrona eller att en biometristation – alltså en passtolpe där man gör sitt pass på passexpeditionerna – går sönder, det får man räkna med. Vi har serviceavtal med leverantörerna för att lösa sånt, säger Magnus Roglert som är biträdande nationell kommenderingschef för den nationella särskilda händelsen pass.

Det som verkligen har påverkat förmågan att leverera pass, förklarar han, är att den maskin som trycker passböcker hos leverantören i Finland gick sönder.

– Att de under en tid inte kunde trycka pass, det dras vi fortfarande med.

Maskiner kan lagas. Men det är svårare att hantera att så många svenskar inte förnyade sina pass under pandemin och sedan plötsligt ville göra det när restriktionerna försvann.

– När myndigheten gjorde sin budget i augusti 2021 trodde vi att restriktionerna skulle slopas successivt så att vi skulle hinna parera ansökningstrycket. Inte att extremt många skulle vilja ha nya pass till sportlovet vecka nio.

Då fanns en passkuld på drygt en miljon pass. I dag fattas det fortfarande en miljon pass, om alla beställer nya i den utsträckning som förväntas.

– Det är svårt att säga när underskottet arbetats bort. I grunden beror det på hur många medborgare med utgångna pass som förnyar passen. Men fortsätter ansökningsmönstret som det gjort hittills under året, så bör vi vara ikapp någon gång vid årsskiftet 2022–2023, säger Magnus Roglert.

Exakt hur många inom myndigheten som arbetar med pass har han svårt att säga, men i juni 2021 tidskodade cirka 350 anställda att de huvudsakligen arbetade i funktionen handläggare pass. I juni 2022 var det 600. Då ingår även tillfälliga omplaceringar inom myndigheten.

För att komma ikapp till årsskiftet har myndigheten satt upp produktionsmål för varje region. STs sektionsordförande Mikael Skoglund har sagt att pressen på medarbetarna varit rimligare i Karlstad än på andra håll, eftersom fack och ledning har prioriterat arbetsmiljön och inte produktionsmålen.

Att regionen släpar efter bekräftas av Magnus Roglert.

– Vi följer upp veckovis hur respektive region förhåller sig till de givna målvärdena. De flesta regioner ligger inom den ramen. Bergslagen gör det inte.

I mitten av juli frågade Ann Gustafsson, första vice ordförande för ST inom Polisen, runt i regionerna och fick bilden att det fungerade ganska bra när passverksamheten hade fått förstärkta resurser, berättar hon på telefon.

– Jag hoppas och tror att vi har kommit ganska långt nu, att vi har en bättre arbetsmiljö än vi hade i februari och mars.

På många håll har polisstuderande anställts under sommaren. Ann Gustafsson tror inte att det suttit många färdigutbildade poliser i passluckan.

Normalt hanteras pass av polisområdena eller lokalpolisområdena. Men i och med att det blev en nationell särskild händelse togs många beslut nationellt.

En bonus på 1 500 kronor per vecka delades ut till de medarbetare som gick upp till tvåskift. Men ST anser att reglerna var för rigida, vilket ledde till att alltför många blev utan pengarna.

– Vi har försökt trycka på för en bredare träffbild för den ersättningen, men arbetsgivarna har inte velat lyssna på det, säger Ann Gustafsson.

Klockan 11.28 syns sällskapet som ska resa med Ryanair från norska Sandefjord vinka genom glasrutan mot den del av byggnaden där bara personal får vistas.

De hann få sina provisoriska pass i tid. Senast 11.30 behövde de åka från Karlstad för att hinna med sitt plan.

– Hej! Välkomna! hörs det från de vikarier som bemannar de fyra stolparna för biometriska pass.

– Försök att stå på markeringarna. Inget leende, se allvarlig ut. Och så lägger du pekfingrarna på de röda märkena där, instruerar en av Gerd Stanfords tillfälliga kollegor.

Snart hörs en annan kollega:

– Gerd! Kan du titta här? Det är ett pass som jag behöver spärra.

Gerd Stanford går dit och hjälper till att spärra det borttappade passet. I bakgrunden hörs:

– Sänk hakan! Inget leende, helt neutral!

Sen tar Gerd Stanford lunch. Jag frågar om jag kan sitta med under lunchen och ställa mina frågor.

Hon tittar nästan skrämt på mig.

– Jag måste få en halvtimme för mig själv. Vänta här tills jag kommer tillbaka. Då kan vi prata.

Gerd Stanford har arbetat inom Polisen sedan 2012. Som gruppchef borde hon inte stå i luckan och hantera pass timme efter timme.

– Men det gör jag ju. Och nu har jag fått gå in hela dagen. Annars brukar jag och en kollega dela på förmiddagar och eftermiddagar.

Att inte slita för hårt på personalen är viktigt.

– De måste ju hålla.

Själv jobbar hon hårt.

– Det är klart att det varit slitsamt för alla, men om man tänker på förutsättningarna så tycker jag att vi löst det riktigt bra tillsammans. Vi tar hand om varandra och vi har inte haft någon sjukskrivning som beror på det här.