Här är service i centrum

– När vi först fick höra talas om det så gillade vi det inte alls, säger Stefan Svensson vid sitt skrivbord på översta våningen i det pampiga redarpalatset vid Packhusplatsen i Göteborg.

Han är veteran bland de femton löneadministratörer som i maj 2016 fick byta arbetsgivare och flytta från Göteborgs universitet till det historiska huset vid älven.

När byggnaden uppfördes sparades det inte på pengar. Grundarna av Rederi AB Transatlantic hörde till landets rikaste personer. Fasaden är klädd i plattor av huggen granit och rikt utsmyckad. Den som rundar byggnaden utvändigt och tar trapporna hit upp till femte våningen passerar bilder och reliefer med motiv från kolonialtiden och de transatlantiska sjöfararrutterna.

Här på Statens servicecenter fick de tidigare universitetsanställda titeln lönekonsulter och utgjorde den nybildade myndighetens spjutspets mot universitetsvärlden.

I slutet av 2016 hade 150 myndigheter anslutits, och på dessa arbetade 34 procent av alla statligt anställda. Men aldrig förr hade Statens servicecenter haft ett lärosäte som kund.

Stefan Svensson, som började som löneadministratör på universitetet 1978, hade varit skeptisk till flytten. Men alla kollegorna var inte emot. Ksenia Timonen, tämligen nyanställd vid övergången, hade inga gamla minnen att vårda:

– Jag hade inte jobbat så länge. Jag var inte lika påverkad som kollegor som jobbat där i tjugo år eller mer.

Hon ansåg att den nya lösningen var rimlig.

– Regeringen har kommit fram till att det är mer effektivt att centralisera, så att sista biten i lönehandläggningen görs av bara några personer. Jag tycker personligen att det är effektivare. Det blir mer likvärdig service, säger hon.

Den 20 november är det tio år sedan dåvarande civil- och bostadsministern, kristdemokraten Stefan Attefall, invigde den nystartade myndigheten. Sex år efter att kontoret i Göteborg öppnades betjänar det nio lärosäten och två andra myndigheter. Den senaste, som tillkom 1 oktober, är Högskolan i Halmstad.

Enligt planerna ska 94 procent av alla statsanställda få sin lön genom Statens servicecenters division myndighetsservice vid utgången av 2025. I myndighetens årsredovisning för 2021 berättas att andelen den sista december förra året hade nått 44 procent.

Det har alltså gått långsamt fram.

– Utmaningen var att få myndigheterna att acceptera en nyhet och, som en del tyckte, lite tappa kontrollen över sin verksamhet. Det fanns också en misstänksamhet hos vissa. Man ville ha allt i huset. Man såg inte det gemensamma, den stora potentialen i att förbättra kvaliteten, servicen och effektiviteten för hela den statliga sektorn, säger Stefan Attefall när Publikt på telefon frågar om myndighetens tillblivelse.

Trots motståndet har det funnits stor politisk enighet om grundtanken.

– Vi ville effektivisera myndigheternas administration av sådant som vi menar att man bättre kan göra gemensamt och inte uppsplittrat på många olika myndigheter. Och när nya stora investeringar i system kommer så kan man bära dem gemensamt.

Men allt gick inte riktigt som planerat. Myndigheter blev av med arbetsuppgifter men sänkte inte sina kostnader. Och den årliga besparing på 295 miljoner kronor som Servicecenterutredningen räknat fram tycks vara svår att uppnå.

– Regeringen lade på Statens servicecenter att ta hem sina egna investeringskostnader. Det gjorde att prisbilden inte blev så attraktiv till en början som man hade hoppats, säger Stefan Attefall.

Anslutningsgraden blev inte heller särskilt hög.

– Det var en diskussion: Ska vi tvinga alla myndigheter att gå in i det här systemet? Eller ska vi låta Statens servicecenter vinna förtroende genom att sälja sina tjänster och visa sig duktiga och på så vis få fler kunder? Vi valde det senare, för vi tyckte att det skapar de bästa förutsättningarna att bli kundorienterad och vilja bli bättre, säger Stefan Attefall.

Men under Stefan Löfvens tid som statsminister kompletterade regeringen frivilligheten med lite förordningsstyrning. I november 2015 beslöts att 107 myndigheter skulle vara anslutna till lönetjänsten senast den 1 januari 2017. Och en av dem var just Göteborgs universitet.

Den 2 maj 2016 checkade de femton löneadministratörerna från Göteborgs universitet in som lönekonsulter i sina nya lokaler. Utsikten var vidunderlig. Från översta våningen i redarpalatset på Packhusplatsen ser de kranarna på Lindholmen på andra sidan älven. Under de senaste åren har de fått följa bygget av den omdiskuterade järnvägsförbindelsen Västlänken från första parkett. Här uppifrån kunde de studera de skeppsvrak som fanns i leran innan några andra såg dem.

Men själva arbetet var sig rätt likt.

– Vi hade precis blivit anställda på Statens servicecenter, men vi gjorde allt exakt så som vi hade gjort det på universitetet. Allt var som förut. Vi hade med oss alla pärmar och papper hit och förde in uppgifter för hand i lönesystemet, säger lönekonsulten Ksenia Timonen.

Hon anställdes i oktober 2015, när universitetet redan hade samlat sina löneadministratörer i en egen enhet. Andra, som Stefan Svensson, hade arbetat med löner i decennier och suttit ute på fakulteterna i direkt kontakt med verksamheten.

Kvar på universitetet finns Peter Brandt, som i dag är sektionsordförande för ST inom Göteborgs universitet. Att ha löneadministratörerna nära medarbetarna var bättre, menar han.

– De var klippor, de här personerna ute på fakulteterna. Verkligen. De hörde av sig när det var något som inte såg bra ut, som inte stämde, och rättade till det innan det blev en felaktig löneutbetalning och en bruttolöneskuld. Jag uppskattade deras kompetens och att vi hade dem så nära.

Det kan lätt ske misstag när medarbetare som är ovana vid att registrera ledighet, sjukdom eller övertid själva ska registrera uppgifter i systemet, konstaterar Peter Brandt.

– De här sällanuppgifterna som man gör kanske en gång per år eller ännu mera sällan, de blir lätt fel.

Universitetet anmälde frivilligt sitt intresse för att flytta lönehanteringen till Statens servicecenter för att rädda arbetstillfällen kvar i regionen. Men Peter Brandt tycker att flytten var illa skött.

– När Göteborgs universitet skrev på den här avsiktsförklaringen hade man ännu inte lyft upp det till mbl. Informationen gick ut till våra medlemmar som ringde till mig och undrade vad som hände. Jag var vice ordförande på den tiden, men jag hade ingen information alls. Jag visste ingenting.

Han är inte heller nöjd med konsekvenserna för de anställda på universitetet.

– Det blev ingen hit, inte för oss i alla fall.

Värst, säger Peter Brandt, är fel som inte har rättats.

– Det har blivit lite bättre nu, nu kan vi få kontakt med dem. Men blir det fel är det väldigt svårt att reda ut det.

Beskrivningen förvånar Mattias Angelbrant. Han är gruppledare för lönehanteringen på Statens servicecenter i Göteborg och säger att inkommande ärenden besvaras inom två arbetsdagar.

På Göteborgs universitet hade löneadministratörerna hand om var sin fakultet. I dag arbetar de med alla lärosäten när de tar ut sina kontrollistor inför den månatliga lönekörningen. Tidigare i händelsekedjan har den medarbetare som ska ha lön registrerat eventuella avvikelser, en chef eller granskare granskat uppgifterna och en chef attesterat dem.

– Vi är sist i flödet och kontrollerar att allt är rätt. Ser vi något vi misstänker är fel så skickar vi tillbaka ärendet med en anteckning om vad som behöver kompletteras, säger Mattias Angelbrant.

Så ni struntar aldrig i att något är fel?

– Nej, nej. Vi kan inte läsa in något som inte är korrekt. Det som kan hända är att det attesterats efter deadline och att det då inte kommer med till lönekörning.

Inför lönekörningen, runt den 14:e i varje månad, ägnar personalen två dagar åt checklista och kontroller.

I det ingår att granska misstänkt höga månadslöner. Förr gick gränsen vid en bruttolön på 70 000 kronor, nu är den höjd till 90 000.

– En del har höga bruttolöner. Därför kom många medarbetare upp på listan varje månad fast allt var som det skulle, säger Mattias Angelbrant.

Själv började han på myndigheten 2017. Då hade de lämnat det tidigare lönesystemet, Palasso, som de fått med sig från universitetet, och gått över till nya Primula. Även i gamla Palasso fanns viss egenrapportering.

– Men det var mycket mer pappershantering för vår del än vad vi har i dag, säger Jane Olsson som är en av dem som arbetade med lönerna på Göteborgs universitet innan flytten.

Coronapandemin spelade också en roll i att påskynda digitaliseringen. Alla Statens servicecenters medarbetare i Göteborg utom en har tecknat distansarbetsavtal som tillåter 49 procents hemarbete.

– När pandemin kom trodde ingen att lönehandläggare skulle kunna sitta på distans. Men det bara fungerade, alla löner har gått ut – ja, det fungerade otroligt bra, säger Annika Andersson som är avdelningsordförande för de 870 ST-medlemmarna på myndigheten.

Men det som verkligen har ökat effektiviteten hos Statens servicecenter är att kundmyndighetens medarbetare i så stor utsträckning själva matar in alla uppgifter. I dag kontrolleras bara avvikelser.

– Förr kunde jag hantera löner för cirka 450 medarbetare. Nu klarar jag runt 1 200, säger Ksenia Timonen.

Betyder det att staten vunnit på att myndigheterna lagt sin löneadministration hos Statens servicecenter? Den frågan tycks ännu inte ha fått ett entydigt svar.

I juli beslutade regeringen att tillsätta en utredning som ska utvärdera hur samordningen av administrativa tjänster till Statens servicecenter har påverkat statsförvaltningens effektivitet. I ett pressmeddelande framhöll den dåvarande civilministern Ida Karkiainen vikten av att följa upp reformen.

Sex år tidigare hade Riksrevisionen granskat samma fråga. I sin uppföljning av Riksrevisionens granskningsrapport från 2016 skrev regeringen att den ”ansåg” att det ”inneburit kostnadsbesparingar för staten som helhet”. Men det går inte att hitta någon sådan utsaga i själva granskningsrapporten. Vilka eventuella effektivitetsvinster som uppnåtts har varit svårt att mäta. Riksrevisionen använde sig därför av enkäter.

Myndigheterna var i varierande grad nöjda med kvaliteten på tjänsterna, skriver Riksrevisionen. Få ansåg att övergången inneburit en effektivisering. Och antalet myndigheter som ansåg att de fått högre kostnader var större än antalet som tyckte att det hade blivit billigare.

Högskolan Konstfack körde sin första löneutbetalning genom kontoret på Packhusplatsen i april 2017. När Publikt ringer upp högskolans HR-chef Anna Collin tycker hon att det är svårt att säga om det blivit bättre eller sämre.

– Det är verkligen både plus och minus. För oss i det läget var det bra att få hjälp med att säkerställa enhetlighet och att allt sköttes arbetsrättsligt riktigt i våra löneprocesser. Att vi har bra processer underlättar om vi byter personal, säger hon.

Men billigare blev det inte. Före anslutningen hade Konstfack en lönehandläggare. Efter anslutningen behövdes två, samtidigt som Statens servicecenter också tog betalt för sina tjänster.

– Det blev ju mycket, mycket höga kostnader.

Det ökade personalbehovet berodde på implementeringen av det nya systemet och de rapporter, uppföljningar och möten som blev följden.

– Nu har det börjat fungera mycket bättre internt, så vi har kunnat dra ned och har bara en och en halv tjänst, säger Anna Collin.

Den tidigare regeringen ville också få möjlighet att förordna myndigheter att ansluta även annan ekonomisk administration, som fakturahantering och redovisning, till Statens servicecenter.

Konstfack var en sådan myndighet, även om den fortfarande bara är ansluten på lönesidan. I sitt remissyttrande var skolan kritisk mot att den därmed mister rådighet över hur dess resurser används. ”Det innebär att myndigheten frånhänds möjligheten att göra en annan bedömning i framtiden av hur våra administrativa resurser används på ett effektivt sätt”, skriver Konstfack i yttrandet.

När det gäller anslutningen till lönehanteringen omfattas olika myndigheter av olika grad av frivillighet.

Kunde ni på Konstfack välja om ni ville gå med eller inte?

– Nej. Alla skulle ju in i detta. Men vissa myndigheter vill ju fortfarande inte, säger Anna Collin.

Så är det. Säkerhetskänsliga myndigheter som Försvarets radioanstalt, Säkerhetspolisen och Försvarsmakten behöver inte delta. Och några har bjudits in till dialogmöten men avböjt, som Polismyndigheten, Domstolsverket, Åklagarmyndigheten, Kungliga Musikhögskolan och Gymnastik- och idrottshögskolan.

Andra tvekar. Sjöfartsverket har tecknat en avsiktsförklaring med Statens servicecenter om att göra en förstudie, men inget beslut om en anslutning är fattat.

– Tidigare pekade regeringen tydligt ut vilka myndigheter som skulle ansluta sig, men Sjöfartsverket har aldrig omfattats av några förordningar, aldrig varit tvingade, säger finansdirektören Magnus Stephansson.

Han framhåller att Sjöfartsverket är ett affärsverk som till största delen finansieras genom avgifter på handelssjöfarten.

– Där skiljer vi oss från ett anslagsverk genom att det är viktigt för oss att hålla koll på våra intäkter.

Men inte heller lönehanteringen är med självklarhet något som måste ske externt, menar han. Sjöfartsverket har många lokala kollektivavtal som komplicerar det arbetet.

– Statens intention är att alla ska ansluta sig om det finns rationella skäl. Vi för en dialog med Statens servicecenter om detaljerna och hur det skulle kunna ske. Vi tar till oss att vi bör titta på om det är en bra idé.

Men det är ni som bestämmer?

– Ja, ytterst är det så. Det finns inget tvång. Men vi förstår ju tanken med Statens servicecenter och respekterar den. Utifrån det ska vi titta på om det är en god idé som är attraktiv för Sjöfartsverket, säger Magnus Stephansson.

En trång trappa leder upp till Göteborgskontorets vind. Där uppe är det välstädat och väggarna är ljusa, men snedtaket och bristen på fönster gör att utrymmet känns litet och instängt, i stark kontrast till den i övrigt ståtliga byggnaden.

– Den här skulle ha gallrats redan 2019 ser jag, säger Stefan Svensson och läser på en kartong.

”Segerstedtinstitutet Jan–Feb 2017”, står det på en. ”VPP Visiting Professor”, på en annan. ”Återkrav av löneskuld (negativ lön) 1976–” på en tredje.

Efter nästa lönekörning ska de granska pärmarna och gallra det som ska bort, berättar Stefan Svensson innan vi tar trappan ned igen. I dag sker allt digitalt. Det som måste arkiveras finns hos kundmyndigheten. Ingenting hanteras egentligen längre på papper. Inga brev kommer med posten, inga pärmar behöver fyllas.

Det är det ingen som sörjer.

– Digitalt är jättebra. Jag har jobbat så länge och hanterat så mycket papper varje månad att jag märkt att det sliter på kroppen, säger Jane Olsson som började på Göteborgs universitet i oktober 1992.

Då var hon löneadministratör för konstnärliga ämnen. I lokaler som Valand och Högskolan för scen och musik har hon visat konstnärligt utövande lärare hur de fyller i sina reseräkningar på rätt sätt.

– Jag hjälpte till när det behövdes. Det har varit utmanande men också väldigt roligt att jobba med konstnärer. Det var ett annat sätt att arbeta, ibland saknar jag den tiden, säger Jane Olsson.

– Men det är ju inget specifikt för oss här, det handlar väl mer om samhällsutvecklingen i stort, säger Anna-Karin Nordberg som är relativt nyanställd och har en bakgrund som löneadministratör i kommunal och privat sektor.

Stefan Svensson hade arbetat hela sitt yrkesliv på Göteborgs universitet och var inte särskilt förtjust i att behöva byta hus och arbetsgivare.

– Vi gillade det ju inte när vi först hörde talas om det. Det var nog så för de flesta, säger han.

Men Thomas Pålsson fick dem på andra tankar. Som departementsråd i Regeringskansliet hade han utformat Statens servicecenter i teorin. 2013 fick han ta över det praktiska, när regeringen utsåg honom till generaldirektör för myndigheten.

– Han kom ned från Stockholm och pratade med oss och efter att ha lyssnat på honom så svängde jag. Då kände jag att det här blir nog bra, säger Stefan Svensson.

Peter Brant, STs sektionsordförande inom Göteborgs universitet, satt med på samma möte, berättar han när Publikt intervjuar honom på telefon.

– Här på Göteborgs universitet var löneadministratörerna satta lite på undantag på den tiden, styvmoderligt behandlade inte minst av personalenheten.

Så han minns känslan på mötet.

– Thomas Pålsson uttryckte det väldigt bra. Han fick de anställda att spetsa öronen. Han sa att i och med att de flyttades över till Statens servicecenter så var det de som skulle bli kärnverksamheten, från att förr ha varit en slags stödverksamhet. Det tog de till sig, det var det som lyfte det, säger Peter Brandt.

Så där illa som han ett tag fruktade, det blev det inte, säger Stefan Svensson. Och kanske inte så där bra som han senare hoppades heller.

– Men det blev lite annorlunda. Jag vet inte om det blev bättre än på universitetet, men annorlunda. Och lönen var ju densamma för oss som hade verksamhetsövergång från universitetet.

Drygt 30 myndigheter ansluts fram till 2024

De kommande åren ska fler myndigheter lägga ut lönehanteringen på Statens servicecenter. Det sker med varierande grad av frivillighet. Men många myndigheter har ännu inga planer på att ansluta sig.