Flera års förberedelser för den nya myndigheten

Det är den 4 oktober 2023, och i foajén på Hotell Stockholm Hilton på Södermalm hörs det förväntansfulla sorlet av flera hundra minglande människor som väntar på att släppas in i den stora aulan. Där ska den blivande Utbetalningsmyndigheten för första gången presenteras för en bredare krets.

Här finns tjänstemän från Försäkringskassan och andra statliga myndigheter, från a-kassor, banker och försäkringsbolag. Finansminister Elisabeth Svantesson, M, och dåvarande rikspolischefen Anders Thornberg är också på plats.

Synligt närvarande är även de uniformerade poliser som vaktar utanför entrén, liksom civilklädd säkerhetspersonal innanför. När åhörarna bänkat sig inleder konferencieren med besked om utrymningsvägar och förklarar att säkerhetspådraget är till för att öka tryggheten.

Den lilla orosunge som kan anas i publiken dämpas när Utbetalningsmyndighetens blivande stabschef Therese Pelow från scenen utbrister att ”ni är en drömpublik”.

– Man kan känna tröstlöshet av all rapportering om våld och brott, men vi kan göra skillnad, säger hon.

Det är kärnan i budskapet för dagen. Utbetalningsmyndigheten ska genom ny sekretessbrytande lagstiftning kunna samla och analysera data om alla utbetalningar från Försäkringskassan, Skatteverket, Centrala studiestödsnämnden, Arbetsförmedlingen och Pensionsmyndigheten. Även andra myndigheter, a-kassor och banker kan vara skyldiga att lämna uppgifter. Om en granskning väcker misstankar om fusk slår Utbetalningsmyndigheten larm, i form av en ”underrättelse” till den utbetalande myndigheten.

Den utredningskommitté som vid denna tidpunkt arbetar med myndighetsbildningen tror att Utbetalningsmyndigheten snabbt kommer att komma i gång med sin verksamhet. Bedömningen är att myndigheten ska lämna 22 000 sådana underrättelser under de tre första åren. 2027 ska felaktiga utbetalningar för 830 miljoner kronor ha stoppats eller krävts tillbaka.

Det är där stabschefen Therese Pelows ”vi” kommer in. Utbetalningsmyndigheten stoppar inga utbetalningar på egen hand, det ligger på Försäkringskassan och andra instanser som betalar ut bidrag och ersättningar. När den blivande generaldirektören Per Eleblad kliver upp på estraden på Hilton är det därför samarbete som han betonar.

– Vi behöver tänka gränsöverskridande. Vi får leva med att en åtgärd på en myndighet mest är till nytta för en annan myndighet. Det kräver ett engagemang utöver det vanliga, men det är dags att stänga den där kranen, säger han.

Det går inte att säga exakt hur mycket pengar som betalas ut felaktigt från det allmänna. En utredning beräknade 2019 att det handlar om omkring 18 miljarder kronor per år, men den siffran är ifrågasatt.

När finansminister Elisabeth Svantesson talar på Hilton berättar hon om sin mormor, som lärde henne ordspråket ”det börjar med en knappnål och slutar med en silverskål”. Liten eller stor, en stöld är alltid en stöld och riskerar att urholka människors förtroende för välfärdssystemen, understryker hon.

Fokus denna dag ligger ändå på den organiserade brottsligheten, som inte bara lurar till sig pengar utan även använder dem till aktiviteter som hotar vår säkerhet. Det drabbar såväl det offentliga som banker och försäkringsbolag.

Forskaren Hans Brun visar Powerpointbilder om brottsvinster vid olika typer av brott. Brott mot välfärdssystemen och bedrägerier drar enligt honom in betydligt mer pengar till kriminella än exempelvis narkotikabrott. Under 2022 anmäldes närmare 200 000 bedrägerier.

Bidragsbrotten och bedrägerierna följer i stort samma utvecklingskurva – uppåt – som dödligt skjutvapenvåld. Och de olika brotten begås ofta i samma kretsar. Av dem som registrerats som skäligen misstänkta för skjutningar är uppemot hälften även misstänkta för bedrägerier.

– Det är pengar man bråkar om, konstaterar Hans Brun från talarstolen.

Han säger att han har stora förhoppningar om vad den nya myndigheten kan åstadkomma. Han nämner det inte där och då, men han kommer själv att vara en del av den. Efter årsskiftet kliver han in på posten som chefsanalytiker på Utbetalningsmyndigheten.

– Det här är den bortglömda kriminaliteten. För oss är det kriminalhistoria som skrivs nu, säger han under invigningsfesten några månader senare.

Publikt möter utredaren som jobbar med att förbereda för den nya Utbetalningsmyndigheten, Mikael Westberg, för första gången i mars 2023. Han har då arbetat med uppdraget i ett år och sitter för tillfället i det pampiga gamla Centralposthuset på Vasagatan i Stockholm. Serveringsvagnar med rester av avätna luncher kantar väggarna och visar att detta är en plats för möten.

Det har blivit otaliga sådana för Mikael Westberg. Den nya myndigheten blir en liten spindel i ett stort nät – under det första utredningsåret har han haft dagliga dialoger med samarbetspartners om övergripande inriktning och tekniska lösningar. Inte minst Skatteverket, med sin stora it-avdelning, har bistått med kompetens.

När Utbetalningsmyndigheten drar i gång är resultatet av verksamheten helt beroende av att de utbetalande myndigheterna gör sitt, eftersom det är de som fattar besluten.

– Vår tanke är att skapa ett bra stöd för de myndigheterna, för det är där effekterna uppstår. Vi gjorde tidigt en inventering av vilka dataanalyser man borde – men inte kan – göra, säger Mikael Westberg.

Redan nu, sju månader före myndighetens start, har han lämnat flera grundläggande styrdokument till regeringen: budgetunderlag och förslag till instruktion, verksamhetsplan och regleringsbrev för den nya myndigheten.

De avlämnade dokumenten är ganska tunna, konstaterar han och ser en aning bekymrad ut.

– Det har varit ett stort arbete, men det syns inte.

En viktig fråga i rapporterna till regeringen har gällt hur planerna på ett transaktionskonto ska genomföras. Detta ska bli Utbetalningsmyndighetens ”andra ben” vid sidan av dataanalys och granskning, och innebär att myndigheten blir en mellanhand som gör de faktiska utbetalningarna till medborgare och företag efter beslut från exempelvis Försäkringskassan.

Förslaget kommer ursprungligen från regeringens tidigare utredare Ann-Marie Begler, som förordade ett nytt, centraliserat betalsystem i den nya myndighetens hägn.

Det är Mikael Westberg tydligt emot.

En sådan modell skulle ta mycket lång tid och kosta oerhörda summor att bygga upp, och skulle bli ”en systemkritisk felpunkt som oundvikligt blir av stort intresse för en antagonist”, har han meddelat regeringen. Alltså en svag punkt för landets säkerhet.

– Det har varit en utmaning, kanske den främsta utmaningen, att förklara det problematiska med idén att bygga ett stort, centralt it-system. Men jag har inte varit beredd att ge mig, säger Mikael Westberg.

De it-experter han rekryterat till utredningen, bland andra Försäkringskassans tidigare it-chef Stefan Olowsson, delar hans uppfattning, säger han.

Ytterligare några rekryteringar har gjorts när Publikt i maj besöker utredningskommittén i dess ordinarie lokaler i kvarteret Garnisonen. Solstrålar tränger in genom höga fönster och lyser upp den grå betongen och de starka kontrastfärgerna i trapphusen. Här i det jättelika Karlahuset från 1972 sitter många statliga kommittéer, och utredarna för Utbetalningsmyndigheten har markerat sina rum i en av korridorerna med pappersutskrifter med myndighetens namn.

På papperet finns också den alldeles nya logotypen för Utbetalningsmyndigheten, som är gul och blå med röda inslag. Under en kunglig krona faller blå rundlar, symboler för pengar, ned i ett förgrenat rör. Det är utbetalningar som hamnat rätt och får passera. Mitt i har två gula mynt fastnat. De visar myndighetens syfte – att hindra felaktiga utbetalningar.

Mikael Westberg är påtagligt nöjd med både utseende och prislapp på logotypen.

– Den gjordes av statsheraldikern och kostade under 20 000 kronor att ta fram. Det är visserligen mycket pengar, men flera gånger billigare än om vi hade anlitat en reklambyrå, säger han.

Att sparsamhet med skattebetalarnas pengar är en dygd är något han återkommer till. I de blivande lokalerna ska man så långt möjligt använda begagnade skrivbord, stolar och skärmar.

Som statstjänsteman förtjänar man en fin miljö, betonar han.

– Den ska ge en positiv känsla. Men en del i den kan vara att vi gjort det så billigt som möjligt.

En annan tanke han har om lokalerna är att lunchrummet ska vara så väl tilltaget att alla kan samlas där.

– Jag hoppas att generaldirektören tar chansen att göra det, så att budskapen kan ges direkt från ledningen och inte sippra ned i flera led. Jag tror att staten behöver jobba mer med att frångå hierarkierna.

Men vilka människor som ska fylla kontoret är än så länge inte klart. Till sommaren ska en rad platsannonser ut, och konsulter på it-sidan ska rekryteras. De flesta beslut om anställningar måste dock anstå tills regeringen lämnat besked i budgetpropositionen om de ekonomiska ramarna. Dessutom vill Mikael Westberg ta hänsyn till andra myndigheter, så att deras kompetens inte dräneras av Utbetalningsmyndighetens rekryteringar.

Mikael Westberg själv kommer dock inte att vara en del av den nya myndigheten. Till sommaren ska han i stället börja på sitt drömjobb, som domare vid kammarrätten i Stockholm. Därför har han ägnat en hel del tid åt att hitta nyckelpersoner som kan ta vid.

– Det har varit min strategi att anställa stjärnor! Nu har jag de bästa kollegor man kan tänka sig, de mest kunniga inom sina områden. Det senaste året har varit ett av de roligaste i mitt arbetsliv.

En av stjärnorna är den blivande stabschefen Therese Pelow, som bland annat arbetat på finansdepartementet och Migrationsverket.

I slutet av maj besöker hon årsstämman för fackförbundet Unionens a-kassa för att berätta om Utbetalningsmyndigheten och potentialen i ett gott samarbete – men också om vad det innebär att praktiskt bereda marken för en ny verksamhet.

– Vi upphandlar kaffemaskiner, överväger säkerhetsåtgärder, kulörer på gardiner, lokaler och samverkar med andra. Det är verkligen högt och lågt. Det är jättesvårt att skapa en ny organisation, men också jättekul, säger hon.

Hon konstaterar att förväntningarna på Utbetalningsmyndigheten är höga. Den ansvariga ministern Elisabeth Svantesson har uttalat att hon hoppas på en halvering av de felaktiga utbetalningarna.

– Många hickade till, men det gjorde inte vi. Om vi har tillräckligt med resurser kommer vi att fixa det. Vi ska göra allt vi kan för att kärnverksamheten ska vara så startklar som möjligt 1 januari, säger Therese Pelow.

En myndighetsbildning innebär även förhandlingar med de fackliga organisationerna. ST-ombudsmannen Mikael Andersson har deltagit i flera möten. På ett Skypemöte den 6 november handlar det bland annat om larmtjänster, städning, pensionsinbetalningar och – inte minst – kaffeautomaterna.

– Vi lägger ett slags grundplatta i ett kollektivavtal, för att de ska komma i gång. Ett arbetstidsavtal måste finnas, och arbetsgivaren är skyldig att informera nyanställda om anställningsvillkoren, säger Mikael Andersson.

Men mycket behöver vidareutvecklas när myndigheten börjat sin verksamhet, understryker han.

– Därför är det jätteviktigt att få i gång lokala fack och skyddsombud som tar över stafettpinnen.

På mötet 6 november ställer HR-chefen Cecilia Carmler frågan om hur man ska göra just med skyddsombud – sådana ska enligt lagen finnas från start. Mikael Andersson säger att ett regionalt skyddsombud kan träda in i väntan på att de anställda ska hinna välja.

– Och jag är regionalt skyddsombud, jag kan tänka mig att hjälpa till tills det finns ett skyddsombud.

Facken får klartecken för att hålla en facklig information kort efter starten vid nyår. På det mötet är Mikael Andersson på plats tillsammans med ST-kollegan Cinnika Lögdqvist och en ombudsman från Saco-S. Mötet var välbesökt, berättar han efteråt.

– Vi pratade om vikten av lokala fack som kan agera i frågor om lönerevision, arbetsmiljö, processer och annat. Vi fick frågor om vad som gjorts hittills, och det är att vi har tecknat ett kollektivavtal som är en grund. Det behöver utvecklas och justeras.

Några anställda är redan medlemmar i ST, och förbundet arbetar för att värva fler. Mikael Anderssons intryck är att myndighetsledningen är angelägen om goda partsrelationer.

– Man kan skönja ett genuint intresse för det, och så är det inte alltid. Det finns stora förväntningar, inte minst från politiskt håll, på att den här myndigheten ska leverera. Då måste det finnas goda förutsättningar för att medarbetarna ska kunna högprestera. Det viktigaste är fortsättningen, att ledningen skapar delaktighet och dialog.

En dryg vecka efter Skypemötet är ett hundratal skrivbordsstolar på väg in till Utbetalningsmyndighetens kontor i Stockholmsstadsdelen Hammarby sjöstad. Hissens väggar skyddas av skivor, och i trapphuset på plan 11 drar en man från flyttfirman ut ett måttband och mäter entrédörrens bredd. En emballerad soffa ska in, och frågan är om det går.

Innanför dörren håller Mye Kristiansen koll på inflyttningen. Hon fick jobbet som ansvarig för internservice för några veckor sedan, och har redan sett ut sin favoritplats i det öppna landskapet. ”Här kommer jag nog att vilja sitta!”, säger hon och pekar på en yta möblerad med petrolblå låga golvhyllor, skåp och höga bord, ”nedslagsplatser”.

Olika blå och gröna nyanser dominerar på väggar och i gardiner, mattor och möbler. Hela fönsterväggar ger en rymlig känsla. Åt ena hållet syns en stadsdel i omvandling, med flera byggkranar och den spektakulära nya skyskrapan Sthlm01, åt andra hållet ser man ut över den mer stillsamma gamla kolerakyrkogården.

Utbetalningsmyndigheten har hela våningsplanet, och de begagnade skrivbord som Mikael Westberg önskade sig är på plats i flera separata storkontor. Lokalen är en överstor kostym för det femtiotal personer som ska börja arbeta här efter nyår, men i sinom tid är det tänkt att myndigheten ska ha närmare 150 anställda.

Utbetalningsmyndighetens omfattande hantering av data kräver särskilda säkerhetsskyddsåtgärder. En del av lokalen är reserverad för dem som arbetar med dataanalys och granskning, och den skyddas av dubbla låsta dörrar och krav på behörighet.

Mye Kristiansen räknar upp saker som fortfarande saknas, såsom klädhängare, kaffemaskiner och eget lås till ytterdörren. Men allt flyter på enligt plan, och de kommer att bli klara i tid, säger hon.

För egen del såg hon platsannonsen i somras och kände en lockelse i att vara med och starta en ny verksamhet. Att jobba statligt var också något nytt.

– Jag lär mig nya saker varje dag, om upphandling, offentliga handlingar och hur man får använda pengar. Det är kanske lite fyrkantigt i staten, men man blir en del av något viktigt, säger hon.

I slutet av november, bara dagar innan en första grupp ska flytta in på kontoret, publicerar Dagens Nyheter ett avslöjande som rör Utbetalningsmyndighetens placering. Den förra regeringen hade beslutat att den skulle ligga i Södertälje, men den nuvarande regeringen ändrade det till Hammarby sjöstad i Stockholm. Det skäl som då angavs var brist på lämpliga lokaler. Men tidningen har källor som uppger att den verkliga orsaken var risker förknippade med kriminella gäng i Södertälje.

Det är regeringen som beslutar var en myndighet placeras, och varken den tidigare utredaren Mikael Westberg eller stabschefen Therese Pelow vill kommentera uppgifterna. Men finansminister Elisabeth Svantesson bekräftar för Dagens Nyheter att riskerna i Södertälje ansågs för stora och att myndigheten därför fick en mer ”neutral” placering.

Myndighetens start närmar sig. Den 20 december berättar Therese Pelow på telefon att de sista flyttkartongerna har hämtats från kommittélokalerna i Garnisonen. Den nya hyresgästens namn är uppsatt i hissen och entrén i Hammarby sjöstad, och en brandkårsutryckning har löst bristen på toalettpapper.

Nu återstår bara en del formalia, såsom att stänga diariet för kommittén. Efter nyår dubbleras antalet anställda på plats på kontoret.

– Vi får en väldigt tydlig start på så sätt, säger Therese Pelow.

Andra veckan i januari är det ett visst myller i lunchrummet på plan 11, även om de flesta skrivbord gapar tomma. En av de nyanställda vid fikabordet är Gabriella Sjögren-Lindquist. Hon har en bakgrund som forskare och har arbetat på Försäkringskassan, Inspektionen för socialförsäkringen och Riksrevisionen. Här är hennes funktion att sprida kunskap internt och externt om sådant som myndigheten lär sig i verksamheten.

Hon berättar att hon spanat efter platsannonser från Utbetalningsmyndigheten.

– Jag har arbetat med socialförsäkringen under 25 år, och det är viktigt att den inte läcker. Jag har höga förväntningar, och märker att jag har väldigt kompetenta kollegor från olika håll. Här finns många från Polisen, Ekobrottsmyndigheten, Försäkringskassan och Pensionsmyndigheten, säger hon.

Hennes kollega Peter Krantz har titeln chief technology officer. Han har ett övergripande uppdrag som omfattar myndighetens it-teknik och har tidigare varit konsult i både privata och offentliga sammanhang. Men det är inte varje dag man får vara med och starta en verksamhet, konstaterar han.

– Myndighetsuppdraget lockade också jättemycket. Vi kan bidra till att förtroendet för välfärden stärks, säger Peter Krantz.

Rent yrkesmässigt hoppas han att myndigheten, i egenskap av ett ”blankt papper”, kan undvika gamla, dyra lösningar och stora projekt, och i stället utveckla kontinuerligt i mindre steg.

Myndighetens generaldirektör Per Eleblad är också på plats sedan årsskiftet. Det har varit intensiva dagar, säger han, med omfattande introduktionspass för alla anställda.

– Vissa kommer från andra statliga jobb, andra har privat erfarenhet. Det är viktigt att sätta en gemensam grundplatta, som ger en förståelse för den statliga värdegrunden och vad det innebär att vara en myndighet.

Själv kommer han från en hög post på Försäkringskassan, där han bland annat arbetade med kontroll – en hjärtefråga för honom. Men det är inte helt okomplicerat att byta från en av Sveriges största myndigheter till en liten.

– Vi är mer av en startup, och jag får göra saker som jag inte är van vid, säger han och ler lite generat. Vi har inte mejl i mobilerna, och jag måste ta ställning till om vi behöver en matta vid entrén för att inte dra in smuts. Tidigare har jag haft folk omkring mig som skött sådana saker.

Under våren ska myndigheten leverera de två första analysmodellerna. Den ena gäller personer som får sjukpenning fast de arbetar, och den andra gäller förmåner som baseras på att man bor i landet, exempelvis barnbidrag och sjuk- och aktivitetsersättning.

– Det är inte enkelt, men de blir en viktig bas för mer avancerade modeller. Det är viktigt att vi utvecklar parallellt med att vi levererar. Vi bygger rälsen medan tåget åker, säger Per Eleblad.

När det gäller Utbetalningsmyndighetens ”andra ben”, transaktionskontot och ansvar för utbetalningar, har de risker som utredaren Mikael Westberg varnade för hanterats på ett bra sätt, anser han. Det blir inget centralt utbetalningssystem, utan en modell där flera myndigheter som levererar data kan ta över om ett utbetalningssystem fallerar.

Efter närmare två års förberedelser är det nu dags att formellt inviga den nya myndigheten. Den 25 januari är det öppna lunchrummet i hörnet, det som utredaren Mikael Westberg hoppades skulle bli en samlingsplats, fullt av besökare och anställda. På en stor köksö är en frukostbuffé uppdukad, på ett annat bord har medhavda blommor och paket placerats.

Mikael Westberg är själv en av gästerna, och han ser nöjd ut efter en rundtur.

– När jag såg lokalerna första gången var det bara naken betong. Det blev väldigt fint, och det är en fantastisk utsikt och ett bra läge. Det tog mig bara sex minuter med tunnelbanan från Gamla stan till Gullmarsplan!

Finansminister Elisabeth Svantesson har kommit för att ceremoniellt klippa band, och skojar om vilken färg bandet kan tänkas ha. Det är två band, ett gult och ett blått. I ett kort tal konstaterar hon att hon egentligen inte är den som startar nya myndigheter – tvärtom utreder regeringen möjligheten att dra ned på antalet.

– Men det finns nog ingen myndighet som är så efterlängtad som den här. Och skattebetalarna kommer också att uppskatta den oerhört.