De står för den första hjälpen till flyktingarna

En avlång glasvägg delar Migrationsverkets servicecenter i Sundbyberg i två delar. På den ena sidan, som vetter ut mot gatan, sitter hundratals människor och väntar på hjälp.

En del av dem har varit i Sverige under längre tid och behöver hjälp med frågor om boende eller ersättning. Andra har precis flytt från krigets Ukraina. Både blickar och kläder vittnar om vad de varit med om under de senaste dagarna.

De första dagarna höll Yasemin Camlibel, handläggare på servicecentret, noggrann koll på den långa kön av flyktingar från Ukraina som bildades utanför kontoret och följde vad som hände där. Men det dröjde inte länge innan hon bestämde sig för att sluta med det.

– Det blev bara stressigt att sitta och följa kön. Det är ingenting som jag eller någon annan här kan påverka, vi försöker bara att göra vårt bästa. Nu trycker jag bara fram nästa person och fokuserar på den.

Ljudnivån är hög. Det talas flera olika språk. Många har satt sig ned i väntan på att kösystemet ska visa deras nummer. Men platserna räcker inte till alla och några förblir stående. En del har köat i timmar. I ett av väntrummets hörn har ett lekrum gjorts i ordning. En grupp föräldrar håller koll medan barnen roar sig och får en paus från verkligheten.

På den andra sidan glasväggen finns ett trettiotal receptionsluckor. Samtliga är bemannade. Med jämna mellanrum öppnas de avskiljande dörrarna för att släppa in den som står på tur. I samma stund väller ljudet från väntsalen in en kort stund innan dörren åter går igen.

Receptionen på servicekontoret i Sundbyberg är uppdelad i tre olika sektioner. Det är ansökningsärenden, där ansökningar om asyl registreras, mottagningsärenden, där bland annat frågor om bidrag och boende hanteras, samt tillståndsärenden, som kan handla om anknytningsprövningar eller arbetstillstånd.

På borden framför handläggarna finns frukt, godis och energidryck för att klara av dagen. I några av luckorna sitter två personer – där får nya anställda hjälp att komma in i jobbet. I några är en tolk med på högtalartelefon. Det är tätt mellan handläggarna och även här kan ljudnivån bli hög.

Mittemot sitter personer i olika åldrar – en kvinna med ett nyfött barn i famnen, en medelålders man med en yngre pojke, en ensam äldre kvinna. Yasemin Camlibel uppskattar att hon möter mellan 50 och 60 personer under ett vanligt pass på fyra timmar.

– Det låter kanske inte som så mycket. Men man måste prata mycket, gräva i ärenden och åtgärda saker. Sådant tar ofta lite tid, säger hon.

Samma fråga inleder nästan alla samtal.

– Do you speak English?

Sedan varierar fortsättningen beroende på vilken typ av ärende det handlar om. Jobbet som handläggare på Migrationsverket handlar till stor del om att möta sökande, samla in uppgifter och registrera ansökningar. Men ibland gör handläggarna också mer omfattande utredningar och tar fram underlag inför beslut.

Flyktingarna från Ukraina – som genom massflyktsdirektivet har en något förenklad process – får utöver att lämna sina personuppgifter svara på frågor om var de kommer ifrån, resvägen, hur de mår och om de har någonstans att bo.

– I början hade vi inte boendeplatser i Stockholm. Men nu har det öppnats evakueringsboenden och det kommer dagligen nya adresser som vi kan hänvisa till, säger Yasemin Camlibel.

Sedan den ryska invasionen av Ukraina inleddes har Migrationsverket varit under hårt tryck. Kort efter krigsutbrottet beslutade EU att aktivera det så kallade massflyktsdirektivet. Det innebär att personer från Ukraina ska erbjudas ett tidsbegränsat uppehålls- och arbetstillstånd inom unionens samtliga medlemsstater.

De första veckorna efter att beslutet fattades sökte sig tusentals personer från Ukraina till Sverige. Mest pressad var situationen i Malmö och Sundbyberg. Köerna utanför kontoren blev långa och när det var som värst fick människor vänta i dagar innan de fick hjälp. I Skåne skickades personal ut till färjelägen för att ta emot och registrera flyktingar – även om det var mitt i natten.

Enligt Migrationsverkets huvudscenario väntas totalt omkring 80 000 ukrainska flyktingar, men i ett scenario kalkyleras med uppemot 200 000.

Det ökade trycket på myndigheten märks tydligt även i det administrativa arbetet, säger en assistent på servicecentret i Sundbyberg som inte vill framträda med sitt namn.

Assistenten visar upp enorma staplar med bankkort, totalt omkring 3 000, som ska fördelas till personer som fått uppehållstillstånd. Den som blir beviljad asyl i Sverige får 61 kronor om dagen att leva på.

– Det är många som frågar hur man ska kunna klara sig på det. Det tuffa svaret är att man får lösa det själv, man har rätt att jobba och det känns som att det ändå finns ett stort behov på arbetsmarknaden just nu.

Intill finns stora högar med utgående och inkommande post. Assistenterna på servicecentret sköter många praktiska uppgifter, men möter också sökande och svarar på frågor.

Omställningen blev drastisk, när nästan två år av pandemi och omfattande hemarbete snabbt följdes av en akut flyktingsituation där de anställda möter tusentals människor.

– Man blir matt av att se alla människor. Det är som att vara på en konsert varje dag. Vi har växlat upp väldigt snabbt och till stor del har det gjorts på bekostnad av oss anställda, som fått jobba mycket och extra. Så här blir det när man driver myndigheter utan någon reservkapacitet, säger assistenten.

När flyktingarna från Ukraina började komma till Sverige beordrades personalen på servicecentret i Sundbyberg att arbeta övertid. För Yasemin Camlibel kunde arbetsdagarna då börja klockan åtta på morgonen, för att sedan sluta över tolv timmar senare vid nio eller tio på kvällen. Utöver arbetet i receptionen tillkommer också mycket efterarbete med ärendena.

– Under de första tre veckorna åt jag nästan bara en måltid om dagen. Jag hann inte med frukost för att jag behövde vila mer än vanligt. Jag sprang till jobbet och hann kanske med lunch. Sedan när jag kom hem på kvällen var jag så trött att jag bara tog en dusch och gick och la mig. Jag kände mig som en robot, säger hon.

De senaste veckorna har hon även jobbat övertid på lördagarna för att hinna med andra ärenden som myndigheten ligger efter med. Privatlivet har varit näst intill obefintligt.

– Helgen är inte beordrad, men det är ändå svårt att säga nej. Många här är lojala mot arbetsgivaren och vill hjälpa till, så även om det inte är ett krav ställer vi upp.

Innan kriget och flyktingsituationen jobbade Yasemin Camlibel med handläggning av mottagningsärenden. Men när trycket på myndigheten ökade fick hon snabbt ställa om och i stället jobba med ansökningsärenden, som är det första steget när flyktingar kommer till Sverige.

– Vi fick lära oss hur de hanterar sådana ärenden jättesnabbt för att kunna hoppa in och hjälpa till. Efter det har det nästan dagligen kommit nya riktlinjer och rutiner för hur vi ska arbeta och anpassa bemanningen. Det har varit väldigt tufft, säger hon.

Redan efter några veckor var det många som inte orkade med den påfrestande arbetssituationen, berättar Yasemin Camlibel.

– Många är extremt stressade. Även jag kände att jag hade svårt att klara av trycket. Vi ser långa köer av hårt drabbade människor varje dag, och vet samtidigt inte när dagen ska ta slut.

En måndag för några veckor sedan, efter flera veckors övertid, ville hon ta en semesterdag för att hinna återhämta sig – men chefen sa nej. Hon erbjöd sig då i stället att jobba hemifrån med bidragsärenden, men fick inte det heller.

– Det blev en enorm press på mig, jag kände att jag var tvungen att lyssna på min kropp och sjukanmälde mig till slut. Det kostade mig pengar men jag var tvungen att ta det beslutet för mig själv. Migrationsverket fokuserar väldigt mycket på produktion och asylsökande, men glömmer tyvärr ofta bort sina egna anställda.

Trots att den senaste månaden varit extremt påfrestande och stressig är Yasemin Camlibel tydlig med att hon älskar sitt jobb. Det tror hon också är en stor anledning till att hon fortfarande orkar med.

– Lönen är verkligen inte attraktiv, det är stressigt och vi känner oss inte alltid uppskattade av arbetsgivaren. Men här får jag varje dag möta och hjälpa människor med olika besvär och bakgrund. Det betyder mycket för mig och känns som en stor belöning. Det skulle jag aldrig byta bort för några tusen kronor extra i månaden.

Yasemin Camlibel började som assistent på Migrationsverket 2015. Det året kom över en miljon asylsökande till Europa, varav Sverige tog emot omkring 163 000. Migrationsverket fick anställa flera tusen personer för att klara den hårda belastningen. 2014 hade myndigheten 4 766 anställda, enligt Ekonomistyrningsverkets årliga sammanställningar. 2017 var antalet uppe i 8 562.

Sedan dess har Migrationsverket kraftigt skurit ned på antalet anställda, vilket motiverats med att antalet asylsökande minskat och att uppdraget förändrats. 2021 hade myndigheten 5 419 anställda kvar.

Nedskärningarna fick kritik från fackliga företrädare på Migrationsverket, som ansåg att det även fortsatt fanns ett stort behov av personalen, och att myndigheten skar ned för kraftigt och för snabbt. En av dem som oroats av utvecklingen är Linus Ohlson, som är fackligt förtroendevald på Migrationsverket och ledamot i STs förbundsstyrelse.

– Myndigheten har gjort sig av med omkring 3 000 personer med viktig kompetens. Den hade kommit till nytta både tidigare – för att hantera de stora balanserna av ärenden – och för att klara den situation som uppstått nu, säger han.

Han anser att arbetsgivaren gått för långt i sin ambition att sänka kostnaderna och att det nu i stället slår hårt mot personalen.

– Ledningen har bara sett till pengarna i den här frågan. Man vill visa sig duktig och blidka justitiedepartementet.

Det borde också ha funnits en bättre beredskap vad gäller prioriteringsordning och arbetsledning, anser Linus Ohlson.

– Med en klarare styrning hade man kunnat hantera arbetsmiljösituationen i det här inledande skedet på ett mycket bättre sätt. Det är precis det här vi har försökt föra fram och varnat för. Där har vi inte lärt oss tillräckligt från flyktingkrisen 2015, säger han.

Yasemin Camlibel håller med om det.

– Det har varit tuffa år för oss även innan det här. Många av oss som började 2015 har känt en osäkerhet över vad som ska hända med oss. Man har inte vetat om man ska söka nytt jobb eller om man kommer att få stanna. Vi har försökt varna och ställa frågor om vad som skulle hända vid en ny kris, få dem att tänka långsiktigt – någonstans visste vi att det skulle kunna bli så här.

Hon anser inte att arbetsgivaren hade tillräcklig beredskap för att hantera situationen.

– Det finns nog olika uppfattningar, men jag upplever det som att man inte alls var förberedd. Annars hade vi inte behövt stressa på det här sättet. Arbetsgivaren blev tagen på bar gärning, men det var vi anställda som fick ta smällen.

För att korta köerna och minska trycket på servicekontoren har Migrationsverket gjort det möjligt för ukrainska flyktingar att registrera sin ansökan om uppehållstillstånd digitalt. De sökande måste dock ändå besöka ett servicekontor senare i processen, eller om de behöver hjälp med boende.

Myndigheten har också aviserat att omkring 550 personer ska anställas. Det kommer att bli såväl visstidsanställningar som fasta tjänster. Framför allt handlar det om nya handläggare, men även viss specialistkompetens för upphandling av boenden.

Myndigheten ser också över möjligheterna att låna in personal, bland annat från Försäkringskassan och Skatteverket.

Förhoppningen är att detta på sikt ska avlasta de handläggare som slitit hårt sedan flyktingarna från Ukraina började komma till Sverige. Linus Ohlson är positiv till förstärkningen, men tonar ned betydelsen, åtminstone på kort sikt.

– Det är jättebra om det här kan göra det möjligt att rotera personalen i receptionerna i en större utsträckning. Men det kommer inte att leda till bättre arbetsmiljö över en natt. De nyanställda kommer att behöva utbildning och stöd innan de blir självgående. I det korta perspektivet innebär det en ökad stress för många av våra medlemmar.

Som heltidsfacklig har Linus Ohlson under de senaste månaderna tagit emot en hel del frågor från medlemmar, och suttit i förhandlingar och riskbedömningar med arbetsgivaren. Utöver det försöker han också att påminna sina kollegor om att ta pauser och att rapportera in incidenter, något som lätt glöms bort när arbetsbelastningen ökar.

– På gott och ont är de anställda här ibland för lojala. Man vet att flyktingarna kommer från hemska situationer och skiter i sig själv för att hjälpa dem. Jag försöker hålla koll och lyfta det som går från fackligt håll, säger han.

Just nu handlar majoriteten av de frågor han får om sommaren och semestern, sedan arbetsgivaren meddelat att beskedet om ledigheter kommer att dra ut på tiden.

Många anställda känner en stor osäkerhet över hur de kommande veckorna och månaderna ska se ut, berättar Yasemin Camlibel. Hon har bara bett om en vecka ledigt under sommaren.

– Jag brukar försöka ställa upp. Men på vissa håll är det väldigt irriterat. Många känner en stor oro. Man befarar också att det kommer att bli tufft att ta emot de nya medarbetarna och lära upp dem samtidigt som vi ska fortsätta registrera nya flyktingar.

Själv försöker hon just nu att bara ta en dag i taget.

– Jag har blivit van. Vi kommer inte att hinna med allt. Men jag mår inte bättre av att tänka på det. Det är inte heller mitt ansvar, utan arbetsgivarens. När det här är över hoppas jag att de kommer att visa uppskattning till alla anställda som ställt upp, och inte bara tänka på budgeten.

”Ingen kunde förutse det här”

Migrationsverkets HR-direktör Lena Sköld Hultberg anser att de senaste årens nedskärningar varit nödvändiga. Samtidigt medger hon att myndigheten behöver bli bättre på att hantera akuta situationer.

För att hantera flyktingsituationen till följd av kriget i Ukraina rekryterar Migrationsverket nu 550 anställda. Nyrekryteringarna görs efter flera år av nedskärningar. Myndighetens HR-direktör Lena Sköld Hultberg förstår att det kan uppfattas som märkligt, men menar att det inte går att arbeta på något annat sätt.

– Ingen kunde förutse att det här skulle hända och vi kan inte ta höjd i antalet anställda för en sådan här situation. Då skulle vi ha människor som under långa perioder inte hade särskilt mycket att göra. Det är inte utvecklande för någon och kostsamt för skattebetalarna, säger hon.

Hon konstaterar samtidigt att Migrationsverket behöver hitta bättre strukturer för att hantera akuta flyktingsituationer.

– Vi måste hitta samarbeten mellan myndigheter för snabba in- och utlån. Och bli bättre på att snabbt kunna ta in stöd och hjälp när någonting händer.

Har ni varit tillräckligt förberedda?

– Vi har upparbetade vägar. Sedan kommer den här situationen att visa oss vilka vägar vi behöver arbeta mer med för att se till att de är så snabba, enkla och korrekta som möjligt. Rekryteringsprocesser görs inte på tre dagar, utan vi måste räkna med att det tar ungefär en månad för att allt ska gå rätt till. Jag är imponerad av hur mina medarbetare hanterat det här, men bättre kan det alltid bli.