Annorlunda arbetsdagar i Almedalen

Det regnar alltmer intensivt från den grå himlen i ett elvagradigt Visby. Människor med paraplyer i händerna köar till ett litet bord där Siv Ohlsson står och agerar dörrvakt.

– Nu blir det besvärligt, konstaterar hon efter en stund.

Pappersarken i hennes händer har blivit blötmjuka och det blir allt svårare att bocka av de anmälda till Uppsala universitets årliga Almedalsmingel.

Trots vädret blir tillställningen lyckad. Under tältdukstaket trängs mer än 350 gäster. De bjuds på snittar och spanskt rosévin (och alkoholfria alternativ). När rektor Eva Åkesson drar i gång dansen blir det rejäl fart.

Just mingel med rosévin har kommit att bli en del av mediebilden av Almedalsveckan. Men det är bara en liten del av vad som sker när politiker, stats- och kommuntjänstemän och företrädare för näringsliv och intresseorganisationer – liksom många andra – samlas på Gotland under några dagar i början av juli varje år. De flesta av de 3 673 evenemangen i årets program är seminarier och debatter där deltagarna diskuterar samhällsfrågor som miljö, vård och omsorg, utbildning och sysselsättning.

Många statliga myndigheter deltar varje år. Deras kostnader har granskats och ifrågasatts. Ändå har de flesta fortsatt att komma. Så också Uppsala universitet och dess projektledare Siv Ohlsson, som är på plats för åttonde året i rad. Minglet är ett sätt att möta politiker och samarbetspartner – men framför allt berättar lärosätet om sin forskning och diskuterar sin roll i samhället. Med 45 programpunkter är man en av Almedalsveckans flitigaste arrangörer.

Att förbereda minglet och gästlistan, och att bocka av dem som kommer, är bara några av Siv Ohlssons många och brokiga arbetsuppgifter. Förberedelserna för årets upplaga av Almedalsveckan började redan förra året. De sista veckorna innan ankomsten till ön har varit intensiva.

När vi först träffas, någon vecka innan avresan till Visby, är det på en träff för seminariearrangörerna som kommunikationsdirektör Pernilla Björk och Siv Ohlsson bjudit in till i Segerstedthuset i Uppsala. Rektor Eva Åkesson inleder med att deklarera att hon är glad att lärosätet är med under Almedalsveckan:

– Universitetets forskning behöver en stark röst. Det är viktigt att vi har debatter på vetenskaplig grund.

När Siv Ohlsson presenterar sig berättar hon om sitt uppdrag – att samordna universitetets alla aktiviteter och ”kratta manegen” för seminariearrangörerna.

Mot slutet av mötet är det dags för några tips till nya Almedalsbesökare. Först på listan står bekväma skor. Kullerstensgatorna i den medeltida stadskärnan tycks vara en brett uppmärksammad arbetsmiljörisk. Rådet om bekväma skor återfinns också i det mejl som de anställda på Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor, MUCF, får några dagar innan avresan mot Visby.

En av mejlets mottagare är Karin Hellström. Hon har titeln utvecklingsledare och är liksom Siv Ohlsson ST-medlem. Det är första gången hon besöker Almedalsveckan. Hon började sin tjänst 1 mars i år, kort efter att all verksamhet var på plats i Växjö efter myndighetens flytt från Stockholm, och en stor del av sin arbetstid ägnar hon åt att ordna myndighetens årliga rikskonferens, ett stort event med ett trettiotal programpunkter.

– När jag blev anställd sa jag: ”Jag kan inte bara hålla på med det”, berättar hon.

Hon blev indragen i arbetet med Almedalsveckan, som redan var i full gång.

En fördel med det är att hon i Visby kan leta samarbetspartner och knyta kontakter som gör det möjligt att utveckla rikskonferensen.

– Därför är det jätteviktigt för mig att få till bra samtal och nätverka. Det blir enklare att träffas när alla är på samma ställe, men det gäller att planera, konstaterar hon.

När Siv Ohlsson anländer till Visby på söndagen, Almedalsveckans första dag, väntar ett möte med studentvärdarna och projektgruppen på Campus Gotland. Den tidigare självständiga högskolan på Gotland är sedan 2013 en del av Uppsala universitet. Föreläsningssalarna i Visby hyrs ut till andra arrangörer – och studentvärdarna hjälper hyresgästerna till rätta i lokalerna.

– Det jag förväntar mig är att ni är där en kvart innan för att hjälpa till att ställa i ordning, förklarar Siv Ohlsson.

Eftersom alla seminarier filmas för att kunna ses på nätet i efterhand är det viktigt att ljud och bild blir bra. Det gäller att se till att alla föreläsare har en namnskylt och använder headset.

Många olika arrangörer kommer att passera under veckan och mycket kan gå snett. Med trygg röst talar Christina Wessman Engberg, som ansvarar för lärosätets lokaler i Visby, om för studentvärdarna att hon ofta finns i receptionen och att det alltid går att ringa henne om det uppstår några problem.

Mycket har hänt sedan 2012, då Siv Ohlsson först ordnade Almedalsseminarier för Uppsala universitets räkning. Första året blev det tre.

Året efter växte åtagandet rejält. Högskolan på Gotland blev 2013 en del av Uppsala universitet, och under Almedalsveckan skulle samgåendet firas.

– Jag hade ansvaret på ett praktiskt plan för att allt skulle fungera. Det var otroligt stort, jag blev lite överväldigad, säger hon.

Från och med 2014 har den centrala administrationen fokuserat på att hjälpa andra delar av universitetet att själva ordna seminarier och tillhandahålla en infrastruktur för det.

– Det var då jag började med det vi kallar lathunden, en instruktion för arrangörerna. I de första samtalen ger jag också råd kring konceptet. En del verkar lite oroliga, då säger jag att jag gärna hjälper dem i gång.

Som projektledare jobbar Siv Ohlsson ”från ax till limpa”, som hon uttrycker det – med planering, genomförande och uppföljning. I stort och smått. Från att göra budgeten och ge stöd till rektor och ledning till att ordna ett nyckelschema för de olika boendena och springa med mikrofon för publikfrågor på seminarierna.

Uppsala universitet är en av de största statliga aktörerna under Almedalsveckan. Många andra myndigheter har ett mindre antal programpunkter. Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor ordnar fyra egna seminarier och deltar i flera andra arrangemang tillsammans med andra aktörer.

Hela myndighetens Almedalsstyrka bor tillsammans i en hyrd villa ett par kilometer utanför ringmuren. Som så många andra som jobbar i Visby denna vecka får kollegerna dela rum med varandra. På dörren till husets badrum hänger ett prydligt duschschema som vittnar om att välorganiserade byråkrater försökt lösa de praktiska utmaningarna på bästa möjliga sätt.

Karin Hellström är också uppskriven på duschschemat, men hon slipper dela sovrum med arbetskamrater. När hon kom till huset slog hon upp sitt gröna tält i ett hörn av trädgården. Där sover hon hela veckan.

– Det är för att jag är lite galen, men jag gillar det. Och så är det ju ganska trångt i huset ändå.

På måndagsmorgonen skiner solen på det lilla huset i gult tegel och morgonbestyr och arbete pågår parallellt.

– Karin, är det dina kokta ägg? frågar generaldirektör Lena Nyberg. Kan jag ta ett?

Hon och Sofia Zere, chef för utredningsavdelningen, diskuterar vad som ska sägas om myndighetens nya rapport vid dagens pressträff.

För en myndighet som har i uppdrag att förmedla kunskap om ungdomsfrågor till bland andra politiker och tjänstemän i kommuner och regioner, och föra en dialog med civilsamhällets organisationer, är det naturligt att vara med på Almedalsveckan, konstaterar Lena Nyberg.

– Det är ett väldigt bra verktyg för oss. Vi når många av dem vi ska nå.

Myndigheten har också varit lyckosam i den hårda kampen om medieutrymmet. Lena Nyberg kommer att vara med i lunchekot och prata om rapporten. Alla i villan prisar Lena Olsson Kavanagh, pressansvarig på myndigheten, för detta. ”Hon gör ett jättebra jobb”, säger Karin Hellström.

Lena Olsson Kavanagh själv står i nattlinne och ordnar upp sin sovplats på vardagsrumssoffan.

Karin Hellström och hennes kolleger Sara Selander och Malin Persson samlas på altanen för att gå igenom dagen och planera. De studerar pärmen, där de samlat all information som kan tänkas behövas, ”à la Lagerbäck”, skojar Sara Selander. Stämningen är ganska uppsluppen. De tre känner varandra väl, de har jobbat tillsammans tidigare, på Länsstyrelsen i Kronobergs län.

Snart övergår de till att börja lasta cykelvagnarna med allt som behövs för dagens arrangemang. Rollup-skärmar och kartonger med skrifter knölas in. Delarna till ett otympligt ståbord i papp med MUCFs logga spänns fast. Så småningom rullar de ut på gatan med kurs mot Campus Gotland.

Så snart de är på plats i föreläsningssalen börjar de ställa i ordning sakerna. Malin Persson dirigerar kollegerna så att de båda skärmarna ska bli lika höga.

De konstaterar att de ”kört den svåra vägen”. Samtidigt som de arbetat med Almedalsprogrammet har myndigheten varit mitt uppe i arbetet med omlokaliseringen till Växjö, vilket inneburit stor personalomsättning och nya arbetsgrupper. Ändå har de löst det mesta på egen hand,

i stället för att köpa en plats i ett tält och ett färdigt koncept av en pr-byrå, som många andra gör.

– I år hyrde vi in oss i olika lokaler på olika platser i Visby. Det har varit en utmaning med logistiken och skapat mer jobb för oss själva, säger Karin Hellström.

– Men det har varit lite roligt också, tillägger Sara Selander.

Seminariet, som handlar om myndighetens attityd- och värderingsstudie bland unga, blir fullsatt. Det följs av en presskonferens, där man presenterar den nya rapporten från studien, som handlar om ungdomars syn på arbetsmarknaden.

Samtidigt som lunchekot sänder inslaget där Lena Nyberg kommenterar resultatet går Sofia Zere igenom undersökningen inför de närvarande journalisterna. Den visar bland annat att unga med behovsanställning oroar sig för sin ekonomi i samma utsträckning som unga arbetslösa.

Efter presentationens slut delar Karin Hellström ut rapporten, kollegerna lunchwraps. När alla åhörare gått tar Lena Nyberg till orda:

– Jättebra jobbat, hela gänget! Skitkul. Det var knökafullt.

De plockar ihop materialet. Karin Hellström tar tag i tre rollups och en kartong och ger sig av genom korridorerna.

När hon och kollegerna nästa dag kommer tillbaka för att kolla av några saker inför ett av onsdagens seminarier uppstår plötsligt problem. I den lokal de trodde att de bokat ska Prostatacancerförbundet hålla seminariet ”Hjälp med sex och samliv när vården sviker”.

Ett missöde har gjort att MUCFs bokning inte har bekräftats. Det blir ett av de tillfällen då Christina Wessman Engberg – hon som är lokalansvarig på Campus Gotland – får gripa in och lösa problem. De får en reservlokal i stället. Där finns dock ingen projektor – så det blir lite jobb med att hitta en som går att låna. Det löser sig dock, och när seminariet om unga hbtq-personers villkor ska börja 12.30 på onsdagen är allt på plats.

Men en viss nervositet finns i luften. Nordiska motståndsrörelsens närvaro i Visby har gjort många oroliga och rädda, och fått RFSL att avstå från att komma till Gotland under veckan. Bredvid pulpeten står en stol svept i en regnbågsflagga – på det viset visar många av Almedalsveckans arrangörer sitt stöd.

– Hej och välkomna allihopa. Mitt namn är Karin Hellström.

Hon berättar om seminariets upplägg och påannonserar en inspelad film där ordföranden för RFSL ungdom berättar att organisationen inte är på plats – ”på grund av rasisternas närvaro, vilket begränsar våra möjligheter att röra oss på ett tryggt och fritt sätt”.

Sedan är det Lena Nybergs tur. Hon är stolt, säger hon, över att myndigheten är en av få arrangörer som ordnar ett seminarium om hbtq-frågor:

– Vi tycker att de här frågorna borde stå högre upp på dagordningen än vad de gör.

Seminariet förflyter lugnt och stillsamt. Ingen har kommit för att störa.

Under veckan är Siv Ohlsson på plats på många av Uppsala universitets seminarier. Hon reder ut missförstånd kring schemat, hon stöttar arrangörer, hon hjälper till med praktiska saker – och hon håller koll på hur det går.

Hennes fasta punkt under veckan är en lägenhet innanför ringmuren som hon delar med fyra kvinnliga kolleger. Flera av dem sover i vrår som saknar dörrar att stänga om sig. Själv bor hon i ett litet barnrum på övervåningen. Där är hjälpligt undanplockat, men det finns spår av dess ordinarie invånare. I en hylla står ett fejkkranium och några barnböcker. På väggen hänger ett diplom till vinnarna i den lokala finalen i Vi i femman.

Det är väl känt att Visbybor kan tjäna stora pengar på att hyra ut sina bostäder under Almedalsveckan. Men Uppsala universitet betalar inga fantasisummor, säger Siv Ohlsson.

– Vi hyr väldigt billigt, säger hon. Universitetet är en pålitlig aktör. Det blir inga fester.

Trots att kollegerna bor trångt blir det inte så värst stor friktion, säger hon.

– Vi har ju lite olika tider och går inte på samma grejer.

När hon dagen före hemresan ska summera veckan konstaterar hon att det inte varit några större missöden.

– Det blev bra, det måste jag säga.

Under de senaste åren har Siv Ohlsson gått från att ordna mycket själv till att kunna ta ett steg tillbaka.

– Särskilt första året var det arbete till sent på natten. Nu flyter det på ganska bra. Jag vet vart jag ska vända mig, och det finns ett fungerande samarbete med Campus Gotland.

Ändå är Almedalsveckan finalen på en intensiv arbetsperiod för henne.

– Jag känner ibland att jag missar hela försommaren. Det är axa, axa, axa inför och när jag kommer hit så fortsätter det. Jag brukar vara väldigt trött när jag kommer hem.

Trots att hennes uppdrag i Almedalen är långt från bilden av veckan som ett enda lättsamt mingel, möter hon den ofta.

– Det är medierna som skapat det här snacket om rosémingel. Man kan få höra: ”Ska du åka dit och festa? Ta det lugnt.”

I början kunde jag känna mig provocerad – jag visste inte vad ett rosémingel var och hade aldrig varit på något.

Det tuffa schemat till trots beskriver Siv Ohlsson sitt uppdrag som ”jätteroligt” – både kontakten med universitetets seminariearrangörer och att jobba så nära kollegerna.

– Det blir ett samarbete man inte har annars. Det är roligt att ha ansvar för ett så stort projekt.

Även Karin Hellström ska snart resa hem. Liksom Siv Ohlsson lyfter hon fram samarbetet med kollegerna som något av det roligaste med veckan. Och att deras arbete gett resultat.

– Vi har nått igenom bruset. Lena fick vara med på Ekot. Det första seminariet var överfullt. Många har kollat när vi livestreamat. Vi har nått vår målsättning med råge. Säg att det inte hade kommit någon och vi hade fått stå där och hålla på med alla mackor – då hade vi åkt hem och varit ledsna.

Något rosévinsmingel har hon inte varit i närheten av.

– Jag är inte lockad av kvällslivet när jag är ”i tjänst”. De flesta som känner mig vet att jag är en ganska arbetsam person – ”Skickar de ner dig vet de att saker blir gjorda.” Jag har ju ingen klänning med mig.

Men det har blivit stressigare än vad hon räknat med.

– Jag är intresserad av politik, och jag hade önskat att jag kunnat lyssna mer, men jag har inte varit på ett enda annat seminarium. Jag hade kanske kunnat gå på kvällarna, men jag orkar inte. Jag är 57 år gammal, åldern tar ut sin rätt.

Almedalsveckan tar på krafterna, särskilt när man lever tätt inpå sina kolleger, konstaterar Karin Hellström. Det har varit viktigt för henne att kunna dra sig tillbaka till tältet och få lite tid för sig själv.

Hon ser fram emot att få sätta sig på färjan mot fastlandet. Det kommer att ta ett tag att smälta alla upplevelser, säger hon.

– Det ska bli skönt att åka hem, dricka lite rödvin och äta en god middag.