Rätt metoder gör mötena bättre
Möten ska ge energi, men många möten suger i stället musten ur deltagarna. Det är ju ingens avsikt, utan beror på kunskapsbrist. Det säger Micke Darmell,
konsult på företaget Gr8 meetings.
Micke Darmell kallar sig »mötesevangelist«, och påminner om att många av oss ägnar en stor del av vårt arbetsliv till att sitta i möte. Trots det är det få arbetsplatser som satsar på utbildning om möten eller har någon som ansvarar för frågan.
Och det är inte de stora, påkostade konferenserna som man ska fokusera på om man vill förbättra möteskulturen, anser han.
– Det är de vardagliga mötena i produktionen som är viktiga.
Bristen på möteskompetens gör sig särskilt påmind vid användning av video- eller telefonmöten, tycker Micke Darmell.
– Där är det svårare att skapa delaktighet. Men man kan skapa bikupor och använda teknik för omröstningar, om sådan finns.
Ointresse för kunskap
Även professor Kjell Granström vid Linköpings universitet förvånas över ointresset för kunskaper om goda möten. Han har gjort en studie som beskriver »Konsten att sabotera ett sammanträde«, men motsatsvis kan man ju lära sig hur det effektiva sammanträdet fungerar, påpekar han.
– Vissa skolor har utbildat eleverna i grupparbete. Resultatet blev att grupparbetena fungerade bättre och eleverna kände sig mer tillfredsställda. Man kan tänka sig motsvarande i sammanträdesvärlden.
Margareta Oudhuis vid Högskolan i Borås framhåller att olika typer av möten ställer olika krav. I kreativa faser är det väsentligt att atmosfären är tillåtande och icke-hierarkisk.
– Men när man ska komma till beslut behövs tydliga regler och strukturer.
Behovet av rent informativa möten kan antas ha minskat genom intranät och andra former för skriftlig information. Men muntlig information behövs som komplement i viktiga frågor, anser möteskonsulten och författaren Monica Wallén.
– Det blir en markör. På arbetsplatser sprids så mycket information numera, man skummar saker. Information är också lätt att missförstå, och på ett möte kan man ställa frågor.
»Låt frågan gå runt«
Något som både forskare och konsulter betonar är att alla mötesdeltagare bör vara – och ges möjlighet att vara – engagerade och delaktiga. Det gör att sakkunskap kommer fram, och ger mer »komihåg« och drivkraft att verkligen
genomföra mötesbeslut.
– Låt frågan gå runt, rekommenderar Monica Wallén. Det gäller att få med även dem som inte är så utåtriktade, de kan ha mycket klokt att säga.