Därför blir vi sjuka av stress

– Läget är fortsatt svårt med många, långa sjukfall.

Ingrid Tilly, tillförordnad enhetschef för verksamhetsstöd på Länsstyrelsen i Värmlands län, konstaterar att myndigheten är långt ifrån de siffror man önskar sig vad gäller personalens hälsa. 2017 var sjuktalet 6,0 procent, vilket placerade arbetsplatsen bland de tio statliga myndigheterna med högst sjukfrånvaro. Förra året blev resultatet ännu sämre: 6,7 procent.

Att sjukskrivningarna i psykiska diagnoser ökat fick regeringen att under den förra mandatperioden hota med lagstiftning som skulle ge arbetsgivarna ett större ekonomiskt ansvar för de sjuka. Men när fack och arbetsgivare i olika branscher gjorde överenskommelser om att arbeta tillsammans mot ohälsan drogs hotet tillbaka.

I staten är det fackens och arbetsgivarnas gemensamma organisation Partsrådet som är navet i det arbetet, med den fleråriga satsningen Hållbart arbetsliv. Partsrådet erbjuder handfast hjälp ute på myndigheterna för kontinuerligt lärande, hälsofrämjande arbete, förebyggande insatser och stöd för människor som ska komma tillbaka till arbetet efter en sjukskrivning.

Länsstyrelsen i Värmlands län hängde på låset för att vara med när programmet startade förra året. Man började med det som kallas tidiga insatser, som handlar om att chefer ska lära sig att se tidiga signaler på ohälsa bland medarbetarna och vidta åtgärder för att förebygga långa sjukfall.

– Vi har egentligen inga bekymmer med korttidsfrånvaron, säger Ingrid Tilly. Det är de långa sjukskrivningarna som är så många att vi måste göra något åt dem.

Hon bedömer att den stressrelaterade ohälsan framför allt kan knytas till hög arbetsbelastning i kombination med ensamansvar för en viss arbetsuppgift.

– Vi har inte analysen i detalj, men vi ser att många som varit ensamma i sina roller har blivit sjuka. Bland dem som insjuknat nyligen är det absolut så.

Arbetsplatsen i Karlstad är – precis som andra länsstyrelser – full av specialister som ska hantera det smörgåsbord av uppdrag som länsstyrelserna har enligt instruktion och regleringsbrev. Mindre uppdrag sköts ofta av en enda person, och chefen har normalt inte någon större sakkunskap på området att backa upp medarbetaren med.

Andra uppdrag är stora, närmast gränslösa, säger Ingrid Tilly.

– Vi har nationella mål som vi ska ”regionalisera”, och där är vi beroende av andra aktörers medverkan. Det kan vara hur stort som helst. Om du är en ambitiös processledare och allting går långsamt kan du känna dig väldigt ensam om ansvaret, särskilt om uppdraget är otydligt.

På länsstyrelsen har man inrättat en särskild arbetsgrupp som ska jobba med att få ned sjukskrivningarna. Man har bland annat tittat på Torsby kommun, som har ett framgångsrikt arbetsmiljöarbete, och upphandlat företagshälsovård med kunskap om förebyggande insatser och rehabilitering. Närmast hoppas länsstyrelsen få del av Partsrådets stöd för teambaserad arbetsorganisation.

– Jag tror att teambaserat arbete kan vara en framgångsfaktor, säger Ingrid Tilly. Men vi vill först testa på några områden.

Ann-Marie Fransson är ST-företrädare i arbetsgruppen mot ohälsan. Hennes bild är att arbetsbelastningen är hög, men att den inte ensam förklarar arbetsplatsens omfattande problem. Hon är positiv till de insatser som nu sker.

– Men med facit i hand borde vi ha gjort det här för länge sedan, säger hon.

Även Havs- och vattenmyndigheten, HaV, är en expertmyndighet med många långa sjukskrivningar. Precis som på länsstyrelserna är många handläggare både djupt engagerade i arbetet och ensamma om sin specialistkompetens.

STs avdelningsordförande Bengt Fjällborg är orolig för att de politiskt beslutade budgetförutsättningarna ska förvärra läget.

– Vi har fått lägre budgetanslag än förväntat och det finns en risk att stressnivån höjs. Arbetsgivaren införde anställningsstopp i höstas på grund av det osäkra budgetläget.

Enligt Bengt Fjällborg saknas 50 anställda av 300. Nu ska 35 personer rekryteras, men den processen tar troligen hela året.

– Det kan bli en hård belastning på en del av de redan anställda.

Sjuktalet på Havs- och vattenmyndigheten var uppe på 5,3 procent 2017, med något lägre siffror förra året. Nu finns en risk att de långvariga, stressrelaterade sjukskrivningarna blir fler igen, tror Bengt Fjällborg.

HR-specialisten Petra Amberntson tycker att det är svårt att säga något bestämt om hur stor andel av långtidssjukskrivningarna som beror på överbelastning i arbetet – myndigheten registrerar inte diagnoser.

– Men visst har vi haft en del som blivit sjuka på grund av stress de senaste åren, säger hon.

De metoder som myndigheten nu prövar för att förbättra arbetsmiljön inkluderar bland annat hälsoundersökningar, psykosocial skyddsrond, utbildningar i hälsofrämjande ledarskap, tillgång till psykolog via företagshälsovården och, kanske framför allt, tydligare avgränsningar för den enskilde handläggarens uppdrag.

– Vi har jobbat ganska hårt med styrning, med direktiv om vad som är viktigast och vad man kan prioritera bort när det blir för mycket, berättar Bengt Fjällborg.

HR-specialisten Petra Amberntson tror också på den dialogen.

– Men det kan vara utmanande för chefen att styra och prioritera när en handläggare arbetar med sin hjärtefråga och ställer höga krav på sig själv.

Psykologen och forskaren Sara Ingvarsson på Karolinska institutet, som arbetat som organisationskonsult i många år, understryker just chefers stora ansvar för medarbetarnas hälsa.

– Det är väldigt vanligt att överbelastning görs till en fråga för individen. En chef kan säga att ”nu måste du gå hem”, men det löser ju inte problemet om man är ensam med en deadline. Man behöver tala väldigt konkret om arbetsorganisation och prioriteringar, och om vilket resultat som är ”good enough”.

Både Havs- och vattenmyndigheten och Länsstyrelsen i Värmlands län är arbetsplatser där enskilda handläggare har stor frihet i hur de ska lägga upp jobbet. Forskare har länge ansett att hög kontroll och gott socialt stöd skyddar mot stressrelaterade besvär och sjukdomar även i lägen där arbetskraven är höga. Men i höstas publicerades en uppmärksammad studie från Linköpings universitet som pekar åt ett annat håll. Författarna Anna-Carin Fagerlind Ståhl och Christian Ståhl följde drygt 1 700 anställda under två år. Deras resultat visade att hög kontroll och gott socialt stöd inte skyddar mot utmattning om kraven i arbetet är höga.

De som hade symtom på utmattning vid studiens början fick dessutom värre symtom under de två år som forskarna följde dem – oavsett graden av kontroll och stöd.

Författarnas slutsats är att sänkta krav är det enda sättet att förebygga långvarig, stressrelaterad ohälsa i arbeten där kraven är höga. ”Det behöver finnas utrymme och tid för att inte konstant prestera optimalt på arbetet”, skriver de i en artikel i Psykologtidningen.

Irene Jensen, professor i metoder för företagshälsa vid Institutet för miljömedicin på Karolinska institutet, håller med om att arbeten med hög egenkontroll inte går säkra för stressjukdomar.

– Du ska inte bara bestämma över arbetet, du ska hinna med också. Om du får för mycket att göra tappar du kontrollen. Det blir kaos.

När Publikt talar med fackliga företrädare, huvudskyddsombud och arbetsgivarföreträdare vid statliga myndigheter med hög sjukfrånvaro är den samstämmiga bilden att arbetskraven är höga, vilket ligger i linje med resultaten i Linköpingsstudien.

Men på flera av arbetsplatserna finns också andra arbetsmiljöproblem, vilket gör det svårt att skilja ut just kravnivån som riskfaktor för stressrelaterade sjukskrivningar.

En annan fråga är hur höga krav ska definieras. Enligt Irene Jensen kan det vara skilda saker – dels det hon kallar beslutskrav, dels kvantitativa krav.

– Det ena handlar om krav att på egen hand fatta beslut som styr arbetet, det andra handlar mer om arbetsmängden. I statliga arbeten är det säkert beslutskraven som belastar mest.

Arbetsmängden framstår dock som en central fråga på exempelvis Bolagsverket i Sundsvall. Där ser STs avdelningsordförande Marica Hammarlund hög arbetsbelastning som det stora arbetsmiljöproblemet på myndigheten. Och den beror i allt väsentligt på underbemanning, menar hon.

– Vi har för mycket jobb. Tidigare hade vi toppar efter jul och efter sommaren, men nu är det ett konstant tryck och personalstyrkan har minskat.

Trots detta lyckades myndigheten få ned sjukfrånvaron till 5,1 procent förra året, från 6,3 procent 2017. Marica Hammarlund pekar på insatser som friskvård och ett tillitsbaserat arbetssätt, med större frihet att planera sin dag, som möjliga bidragande orsaker.

HR-specialisten Karima Rouass säger att hon inte kan uttala sig om sjuktalens orsaker.

– Men jag har inte bilden att stress är det som dominerar, säger hon.

STs Marica Hammarlund tror dock för sin del att stressen är den stora boven, och hon är orolig för att sjuktalen nu ska raka i höjden igen. Sedan i höstas råder anställningsstopp på myndigheten, och i februari varslades 40 personer i stödverksamheten om uppsägning på grund av ”ekonomisk arbetsbrist”. Bolagsverket använder det uttrycket för att visa att det inte är arbetsuppgifter som saknas, utan ekonomiska resurser.

Pensionsmyndigheten och Centrala studiestödsnämnden, CSN, har en något annorlunda problembild. Här finns inte så många expertroller som på Havs- och vattenmyndigheten och länsstyrelsen, och inte heller någon påtaglig underbemanning. Trots det har ett högt arbetstempo i kombination med andra arbetsmiljöfaktorer skapat en giftig psykosocial cocktail som lett till höga och ökande sjuktal.

Diagnosen här verkar vara brist på kontroll. Kristofer Dahlgren, huvudskyddsombud på Pensionsmyndigheten, konstaterar att man har ”ett berg av ärenden om bostadstillägg och långa köer till kundtjänst”. Ändå tror han att den största hälsorisken är ofritt, kontrollerat arbete med brist på sammanhang.

Pensionshandläggarnas arbete är uppstyckat så att var och en gör en mindre del av ett ärende, och de har inte koll på slutresultatet.

– Vi har rört oss från teamarbete till stordriftstänk med nationella ärendekorgar, och med den organisationsfilosofin ser den enskilde inte sitt eget bidrag till helheten, konstaterar Kristofer Dahlgren.

Men arbetsgivaren arbetar nu för att återföra ansvar till grupperna och för att bredda handläggarnas kompetens så att de kan slutföra hela ärenden.

En liknande utveckling syns på Centrala studiestödsnämnden, CSN. Allra sämst var hälsoläget tidigare för personalen på kundcentret i Kiruna, som hade ett hårt styrt arbete, enligt HR-chefen Helena Gagner. Nu är siffrorna jämförbara med andra kontor.

– Vi har börjat en liten förändringsresa, säger Helena Gagner. Vid årsskiftet tog vi bort uppdelningen ”front office” och ”back office”. I stället får kunden en ingång till en handläggare som kan slutföra ärendet. Det är till fördel för kunderna, men vi tror att det också ger en bättre arbetsmiljö.

De som arbetat med kundservice utbildas och blir vanliga handläggare, och servicen på telefon och mejl fördelas på alla handläggare.

ST-avdelningen på CSN delar uppfattningen att det är rätt väg att gå.

– Vi hoppas att arbetet kommer att upplevas som mer kvalificerat och att personalomsättningen i Kiruna minskar. Vi har haft väldigt mycket visstidsanställningar där, säger STs vice avdelningsordförande Ulrica Fagerberg.

Samtidigt varnar hon för att myndigheten under flera år haft en så hög förändringstakt att medarbetarna inte hinner med. Hon påminner också om att kundcentret i Kiruna infördes på direkt order från regeringen, vid en tidpunkt då myndigheten inte klarade sitt serviceuppdrag.

– Det gäller att vi inte hamnar där igen. Och under en sådan här omställning måste man räkna med att produktionen går ned. Det blir ett nytt tufft år.

Forskaren Irene Jensen på Karolinska institutet är fast övertygad om att en stor del av de stressrelaterade sjukskrivningarna är möjliga att förebygga.

– Men det krävs att man arbetar strukturerat. Arbetsplatserna måste till att börja med definiera vilka riskfaktorer de har, utifrån sin verksamhet.

På uppdrag av den nya Myndigheten för arbetsmiljökunskap ska Irene Jensens forskargrupp utarbeta riktlinjer för arbetsgivare i arbetet mot psykisk ohälsa. Färdiga riktlinjer finns redan för företagshälsovården, som ofta anlitas i det arbetet. Irene Jensen ser en positiv trend när det gäller arbetsplatsernas krav på företagshälsovården.

– Tidigare har man ofta köpt en kartläggning och får lite råd efter den, sedan händer ingenting. Men sedan föreskriften om organisatorisk och psykosocial arbetsmiljö kom finns en ökad efterfrågan på evidensbaserad praktik.

Även företagshälsovården har blivit bättre på att hantera större strukturfrågor, inte bara individproblem, anser hon. I slutändan hamnar dock mycket av ansvaret i vardagen på cheferna.

– Det är många chefer som upplever arbetsmiljöfrågorna som svåra, särskilt när det gäller psykosocial ohälsa. Man säger ”jag är ju inte psykolog”. Men det handlar inte om det, utan om att lyfta detta med riskfaktorer. Som chef får du aldrig släppa taget.

Krav på rehabsamtal

För den som blivit långvarigt sjuk av stress är vägen tillbaka till arbetslivet ofta svår – ibland oöverstiglig.

Långtidssjuka har rätt till rehabilitering. Men det är inte lätt att hitta lösningar för den som varit sjukskriven för utmattningssyndrom under lång tid, kanske i åratal, säger ST-ombudsmannen Jenny Ekenstierna.

Hon hjälper ST-medlemmar som ansöker om arbetsskadeersättning, och varje år är det ett tiotal fall som gäller utmattningssyndrom.

– Jag tror att de flesta som har utmattningssyndrom kommer tillbaka i jobb. Men det gäller inte dem som kommer till mig.

De drabbade berättar för henne om långvariga förlopp, där vissa kämpat på utan att säga något innan de brakat ihop. Andra har larmat om sin situation, men upplever att de inte riktigt tagits på allvar. Flertalet har misslyckade rehabiliteringsprocesser bakom sig.

– De kommer tillbaka efter en sjukskrivning och så går det bra ett tag. Men sedan blir det bakslag, och då trillar man hårdare, säger Jenny Ekenstierna.

Irene Jensen är professor i metoder för företagshälsa vid Institutet för miljömedicin på Karolinska instiutet. Hon anser att de som blivit sjuka av stress så långt som möjligt bör ha kvar anknytningen till arbetet. Andelen som går tillbaka till jobbet minskar drastiskt redan efter tre månaders sjukskrivning.

– Heltidssjukskrivning kan behövas en kort tid om det gått långt. Men chefen måste ändå ha rehabsamtal och analysera vad som är svårt att klara av på kort och lång sikt. Gå ned i arbetsuppgifternas detaljer och anpassa så långt det bara går – i vissa fall kan det handla om att individen bara kommer in och tittar på sin post.

Jenny Ekenstierna säger att hon möter mycket sorg hos de ST-medlemmar som kommer till henne med sina allvarliga symtom.

– De känner inte igen sig själva. De har tappat både kognitiva funktioner och en del av sin personlighet, och ursäktar sig ofta för att de minns så dåligt. De här samtalen går rakt in i hjärtat.