Mötesdags – på gott och ont

Är det någon som har en övrig fråga? Ingen övrig fråga finns, och enhetschefen Martin Hedenmo kan avsluta enhetens månadsmöte efter bara en halvtimme.

De sexton personerna runt det slingrande, ormformade bordet på Boverkets styrmedelsenhet har hunnit pricka av en lång dagordning: rumsplacering efter det pågående ombyggnadsarbetet, en kommande planeringsdag, rapporter som ordföranden frågat efter, en tjänstledighet och frågan om det kan finnas bly i vattnet i kaffeautomaterna. Martin Hedenmo lovar att återkomma om det sistnämnda.

– Ett bra möte, betygsätter ST-medlemmen Catharina Åsberg efteråt. Kort och koncist.

När mötet är slut återvänder mötesdeltagarna till sina rum i en korridor som ser ut att vara kilometerlång. Boverket är, som flera andra statliga verksamheter i örlogsstaden Karlskrona, inhyst i lokaler som tillhört militären. Denna byggnad var logement, och arbetsrummen som vetter mot korridoren tycks måttanpassade för att rymma en våningssäng på vardera sidan om fönstret.

En tradition av hierarki

Karlskronas stadsbild och arkitektur präglas av stadens långa militära historia, med breda gator och tunga stenhus. Men den militära traditionen av hierarki och ordergivning märks bara genom sin frånvaro på de arbetsplatser som ST Press besöker: Boverket, Marinmuseum och Blekinge tingsrätt.

Här finns en möteskultur stadd i förändring och chefer som betonar demokrati och delaktighet. »Våra möten ska stödja en gruppkultur«, deklarerar Boverkets Martin Hedenmo. »Jag vill ha kommunikation, inte information«, säger Håkan Branje, personalchef på Statens maritima museer. Och i det pelarprydda gamla rådhuset vid Stortorget berättar domstolschefen Pia Johansson om ett mångårigt arbete med att förändra organisation, maktstrukturer och mötesformer.

Men vad är egentligen en god möteskultur? Det går att räkna upp ett antal positiva faktorer: Möten ska vara väl förberedda, strukturerade, arbetsinriktade, engagerande, lagom många, lagom långa och lagom stora. Samt ha ett tydligt syfte.

Värdefullt få diskutera

De ST-medlemmar som ST Press möter på de tre arbetsplatserna ger också sina möten hyggligt betyg på åtminstone en del av punkterna i kravlistan. Shpresa Ashani på tingsrätten tycker att mötena har varit ett bra sätt för henne att komma in som ny i verksamheten.

– Jag tycker att mötena är väldigt givande. Vi får mycket information via mejl, men det är värdefullt att få chansen att diskutera på mötena.

Enhetschefen Martin Hedenmo på Boverket säger att han försöker tillgodose delvis motstridiga intressen i de möten av informationskaraktär som enhetsmötena är.

– Alla vill ha information, men samtidigt blir det mördande tråkigt om man tar allt i detalj. Nu rapporterar vi jättesnabbt och per verksamhetsområde, inte vad varje enskild medarbetare gör.

Ändå tycks mötenas mängd och längd uppfattas som ett problem bland anställda på verket.

– Senast tog det två timmar i stället för planerade en. Det är emellanåt svårt att hålla mötesdisciplinen, säger Sabine Toresten på utvecklingsenheten.

Antalet möten avgörs av färgkodningen på kallelsen. Man har olika färg för dem som är kallade och dem som är inbjudna att komma om de vill.

– Men märkningen »obligatorisk« missbrukas, säger Sabine Toresten. Man borde vara mer restriktiv. Jag blir kallad till många möten som är »obligatoriska«, men måste tacka nej varje dag – annars skulle min arbetsdag aldrig ta slut.

Det är inte alla som är i den positionen att de kan tacka nej, påpekar Catharina Åsberg. Därför krävs att man kallar med eftertanke.

De frivilliga mötena upplevs dock som en bra möjlighet att hålla sig informerad. Exempelvis är föredragningarna för generaldirektören numera öppna för alla.

– Vår generaldirektör tycker att det är viktigt att få in synpunkter och att ha delaktighet, konstaterar Jan Henriksson på enheten för boende, arkitektur och stadsutveckling.

Ombyggnad och omorganisation

En stor mängd möten har varit ett bekymmer även på tingsrätten i Karlskrona, enligt Birgitta Altenby, som är kanslisamordnare tillika arbetsplatsombud för ST. Också här pågår ombyggnad och en omorganisation planeras, så det finns många frågor att samlas kring och tala om. Innanför de vackra jugenddörrarna som leder till de inre delarna av kansliet är golven täckta av skyddspapp och byggdammet lämnar spår. När allt är klart är det tänkt att här även ska finnas plats för den nuvarande domstolen i Karlshamn.

Vid sidan om byggprojektet har arbetsplatsen under de senaste åren genomfört en stor förändring av arbetssättet.

– Vi har månadsmöten och stormöten, berättar Birgitta Altenby.

– Dessutom har vi på målkansliet arbetsmöten varje fredag. Vi har tyckt att det varit för mycket, man blir avbruten så ofta i sitt arbete. Men nu är det på en mer normal nivå.

Flera av förändringarna har införts av Pia Johansson, lagman och domstolschef vid Blekinge tingsrätt sedan 2004. Hon ger ett kvickt och energiskt intryck, och hon döljer inte att hon känt en otålighet över att det tagit lång tid att genomföra de reformer hon önskade: teamarbete skulle ersätta »stuprören« där varje domare hade »sin« domstolssekreterare och lade upp arbetet efter eget huvud.

– Jag har försökt ändra i pyramiden. Förr kunde en domare bestämma att »jag tar detta mål på torsdag klockan tio«. Nu är det målkansliet som styr arbetet, och det ställer större krav på styrinstrumenten.

Omläggningen innebär att domstolssekreterarna får mer kvalificerade arbetsuppgifter och ett ökat ansvar. Det var inte självklart välkommet bland domarna, men inte heller alltid bland domstolssekreterarna själva, säger Pia Johansson. De var rädda att göra fel. Därför var det viktigt hur organisationen hanterade fel och missar.

– Vi tar upp dem som »observandum« på månadsmötena, för att se om det handlar om ett systemfel – det gör det ofta. Man ska inte gå till den enskilde som gjort fel, då tappar personen självförtroende och blir mindre effektiv. Om man har ett systemperspektiv lyfter man det till en högre nivå, och då har man vunnit något.

Reguljära möten och projektgrupper

Förutom de reguljära möten som Pia Johansson infört har ett antal projektgrupper varit igång på domstolen. De har bland annat diskuterat kompetens, kvalitet och säkerhet, och alla har varit med i något projekt.

– Det var betungande, men samtidigt positivt att vara med och påverka, säger Christine Persson, som arbetar på staben. Pia vill att vi ska vara delaktiga.

Trots att den ökade delaktigheten inneburit fler möten och en större arbetsbörda tycks Christine Persson, Birgitta Altenby och Shpresa Ashani föredra det nya framför det gamla.

– Man driver hela kansliet åt samma håll, och jag tycker att det ska vara så, säger Birgitta Altenby.

Från rådhuset på Stortorget är det bara fem minuters promenad nerför Kyrkogatan och över kanalbron till Stumholmen. Ön var avstängd för allmänheten och disponerades av marinen ända in på 1990-talet. Inloppet vaktas fortfarande av gamla kanoner, men nu finns här bostäder, dagis och företag. Stumholmen hyser också Marinmuseum, som ståtar med enorma galjonsfigurer från historiska krigsskepp. Detta kollektiva minne av Karlskronas tid som strategiskt marint centrum förvaltas av STs arbetsplatsombud Carola Persbeck och hennes kolleger på museet. Men förvaltandet kompliceras något av att de också har kolleger i Stockholm.

Detta eftersom Marinmuseum tillsammans med Vasamuseet och Sjöhistoriska i Stockholm utgör myndigheten Statens maritima museer, och har gemensamma avdelningar för administration och samlingar.

Svårare diskutera på videomöten

Arbetskamraterna kan bara träffas ett par gånger om året. I stället har man videomöten en gång i månaden. Det ger klart sämre förutsättningar för kunna hålla bra möten, anser de medarbetare som ST Press träffar.

– Det är svårare att få en diskussion, säger Carola Persbeck. Det är inte alla som känner sig bekväma med att tala på videomöten.

Personalen har inte fått någon utbildning i mötesteknik för videomöten, utan man har prövat sig fram för att lösa problemen. En metod som testats och gillats är att »mutea«, stänga av ljudet, och hålla separata diskussioner som man sedan redovisar för varandra. Då kommer fler till tals.

– Men det är helt andra diskussioner när vi träffas, det går inte att komma ifrån, säger Carola Persbeck.

Erling Klintefors, som arbetar på samlingsavdelningen, tycker också att det kan vara svårt att höra vad folk säger via skärmen. Hans avdelningskollega Gunnel Parker håller med.

– Ja, speciellt när folk talar i munnen på varandra.

Andra störande inslag är pappersprassel i närheten av bordsmikrofonen, mobiler som ligger på vibration och när den andra gruppen »försvinner in i sitt«.

– Man får hojta till ordentligt för att få in sin fråga, konstaterar Erling Klintefors, som också har fackliga videomöten med ST-kollegerna i Stockholm.

Personalchefen Håkan Branje tycker ändå att videokonferenserna är bra och effektiva, även om han ser det som nödvändigt att också träffas fysiskt ibland. Själv har han videomöten med andra chefer i Stockholm – men reser ändå dit ofta. Personliga möten är nödvändiga bland annat vid förhandlingar, anser han.

– Jag tror inte att det skulle fungera på video, det är svårt att tolka känslor på skärmen.

Vad kan göra ett möte dåligt och tråkigt? När ST Press ställer frågan till ST-medlemmar i Karlskrona är svaren ganska samstämmiga. En sak som många reagerar starkt emot är sen ankomst.

– Vi börjar alltid tio minuter efter utsatt tid, noterar Catharina Åsberg på Boverket. En del kommer för sent för att ett tidigare möte dragit ut på tiden.

På tingsrätten har man beslutat att starta mötena på utsatt tid oavsett om alla kommit. Det har förbättrat tidspassningen.

Gäspframkallande frågor

Mängder av rapporter om frågor som inte berör en kan också vara gäspframkallande. Eller stressande, för den som sitter och tänker på hur jobbhögarna växer medan rapporterna avläggs. På Marinmuseums samlingsavdelning, exempelvis, tar mötena upp frågor som rör föremål, foto och arkiv.

– Och det som rör föremål är fullkomligt ointressant för arkivet, och vice versa, säger Gunnel Parker. Vi kan ibland säga till att de som berörs får ta detaljerna för sig själva.

Det finns ändå ett värde i att höra andra prata om sitt, tycker Erling Klintefors, själv fotograf.

– Det ger en större gemenskap när man vet vad de andra arbetar med.

Människor som stjäl oproportionerligt mycket mötestid genom att vara väldigt långrandiga är ett irritationsmoment som flera tar upp. »De vill bara visa sitt revir«, säger någon. Chefen har en viktig roll att avleda sådana personer, tycker Catharina Horn på Boverket.

– Annars blir man trött och oengagerad, det suger musten ur en. Man minns det efteråt också, och då blir det inte viktigt att gå på nästa möte.