Diskret jakt på rätt kompetens

Vart man än vänder sig i den vindlande kontorsvåningen mitt i centrala Stockholm finns intervjurum. Det är hit de kallas, de utvalda personer som kanske är på väg mot ett nytt spännande jobb.

– Två timmar, så länge sitter jag med en kandidat på intervju. Det blir intensivt, säger headhuntern Ewa Olszewski, som visar runt i lokalerna.

Det är högt i tak, men intervjurummen är små och inredda i dova färger. Det finns inte mycket att fästa blicken på, inget som stör koncentrationen. Ewa Olszewski har genom åren gjort så många intervjuer att det känns i kroppen när tiden börjar rinna ut och det är dags för återkoppling.

Hemlighetsmakeriet är stort innanför kontorets väggar. Skrivborden är fulla av dokument och cv:n – men ingen information får läcka ut. Ewa Olszewskis kandidater vill inte skylta med att de letar nytt jobb. Ju högre positioner, desto känsligare.

– Då börjar lojaliteten ifrågasättas på deras nuvarande arbetsplatser, det skapar oro, säger Ewa Olszewski. Och påpekar sedan för tredje gången att kandidatens integritet är väldigt viktig.

Inga handlingar slängs i papperskorgar. I en väldig, försluten behållare intill kopieringsrummet samlas de stora pappersmängder som tas om hand och förstörs.

Korridoren som slingrar sig förbi alla rummen slutar vid en liten, enkel utgång. Bakdörren.

– Där kommer man ned till Väpnargatan. Den här vägen kan vi släppa ut personer som vi inte vill ska träffa andra kunder eller kandidater på besök, säger Ewa Olszewski.

Hon har arbetat 14 år som head-hunter, framför allt mot offentlig förvaltning. Chefer på olika nivåer, specialister, generaldirektörer. Nu är dagarna pressade. Hon jobbar med rekryteringen av ny rektor för Malmö högskola, och det ska gå fort. Hon var i Malmö senast förra veckan för att diskutera upplägget för rekryteringsprocessen.

– I universitets- och högskolevärlden finns en stark kultur av demokrati. Här är det viktigt att förankra rekryteringen internt.

Varje rekrytering börjar med analyssamtal, kolleger och ledning berättar om vilka utmaningar arbetsplatsen står inför och vilka egenskaper som behövs för tjänsten. Det ligger till grund för kravprofilen.

Företaget Ewa Olszewski jobbar på, Michaël Berglund Executive Search, är ett av de företag som arbetar mycket mot offentlig förvaltning. »Search« är den term som har kommit att användas mer än headhunting.

– Det handlar om att hitta ett bredare urval. Tjänsterna på myndigheter lyses alltid ut, men genom att också söka upp lämpliga kandidater får vi fler att välja bland, säger Ewa Olszewski.

När arbetsplatser använder sig av headhunting är motivet ofta att hitta sådan kompetens som finns hos kandidater som redan har arbete och därför inte aktivt söker jobb. Det konstaterar Lisa Lannefors och Lovisa Zarin i en kandidatuppsats vid Örebro universitet. En annan anledning, menar de, är att arbetsgivaren vill ha en så objektiv rekrytering som möjligt, med en rekryterare som inte har känslomässiga band till arbetsplatsen.

Det går att ta hjälp i hela headhuntingprocessen med kravprofil, uppsökning av kandidater som inte själva är aktiva arbetssökande, intervju, test, referenstagning, presentation av kandidat, återkoppling. Men det går också att anlita ett företag för vissa, avgränsade delar.

Sekretessen kring kandidaterna är inte så uppskattad hos facket och bland anställda, berättar Ewa Olszewski. Men hon är övertygad om att anonymiteten behövs på de högre posterna.

– När generaldirektörsansökningarna började omfattas av tio års sekretess såg vi väldigt tydligt hur mycket högre kvalitet vi fick på de sökande.

Ewa Olszewski säger att uppdragsgivarna har blivit tuffare. Numera håller de oftare med henne om att det behövs sekretess.

– Varför? Alla vet att det är så nu för tiden. Kandidater på höga poster vill inte ha sin identitet röjd, då hoppar de av.

Sekretessen är ett viktigt argument för att anlita ett rekryteringsföretag, säger Ewa Olszewski.

– Kandidaterna omfattas inte av offentlighetsprincipen, så länge de officiellt är sökande till vår databas och inte till ett specifikt uppdrag, säger hon.

I privat sektor är Ewa Olszewski och hennes kolleger ofta delaktiga i själva beslutet. Inom offentlig förvaltning vill uppdragsgivaren gärna bara ha ett underlag.

– Vi kan bistå dem i bedömningen, men ofta vill de inte ha för tydliga rekommendationer.

Personerna i Ewa Olszewskis nätverk har hamnat där genom rekommendation. Det kommer hela tiden inspel från fackförbunden, studenter, myndigheterna själva, från styrelser och intresseorganisationer.

Kritiker menar att kön och bakgrund påverkar vilken tillgång arbetssökande får till nätverken och att den här typen av rekrytering därför är problematisk. Men Ewa Olszewski tycker att risken för att headhunting leder till diskriminering är liten. Personer som är specialister eller har erkända ledaregenskaper hamnar i nätverken på sina meriter, menar hon. 

– Eftersom vi bidrar till att urvalet av kandidater blir större, blir också mångfalden av kandidater större. Och vi rekommenderar gärna wildcard, även om uppdragsgivaren i slutänden ofta väljer ett säkert kort, säger Ewa Olszewski.

På Malmö högskola väntar STs nyblivne sektionsordförande Naser Eftekharian också på att rekryteringen av en ny rektor ska ta fart. Han har full förståelse för att det kan vara svårt att rekrytera och att man kan behöva ta hjälp från rekryteringsföretag. Men Naser Eftekharian är tveksam till nyttan i det här fallet.

– Det här är den största högskolan i landet. Jag har svårt att tro att de intresserade kandidaterna är så få att man behöver leta upp dem, säger han.

Han tycker också att hörandeförsamlingen, som består av representanter från lärare, studenter och övriga anställda, borde få träffa fler kandidater vid rekryteringen. I stället för två–tre stycken, tycker han att åtta–tio vore bättre.

Men viktigast för honom är ändå att facket är med i processen, kan ställa krav och påverka. Och det känner han att det finns utrymme för.

Att bli headhuntad kan innebära en ny vändning i karriären och ett steg vidare till en intressant arbetsplats. Förra året tillträdde ST-medlemmen Margareta Ternell tjänsten som avdelningschef på marknadsavdelningen på Patent- och registreringsverket, PRV. Hon blev uppringd och uppmanad att söka jobbet.

– Min profil stämde överens med vad de sökte, så det var inget konstigt. Men det är klart att jag blev överraskad och glad över att de ringde.

Margareta Ternell hade tänkt tanken om PRV som arbetsgivare, men hade inte sett annonsen som låg ute.

– Jag var inte så aktiv i att söka nytt jobb och hade nog missat den här möjligheten om jag inte uppmärksammats på den.

Också till tjänsten hon hade innan blev Margareta Ternell hittad av ett searchföretag.

– Det är viktigt att veta att det inte är någon särbehandling. Efter att du har kompletterat med underlag och kommit in med en riktig ansökan är du en i mängden av andra sökande, säger Margareta Ternell.

Hon tycker att det finns klara fördelar med att professionella searchkonsulter hjälper till att para ihop kompetens med tjänst. Det är inte säkert att sökande alltid hinner se de jobb som skulle passa.

– Jag tror att det kommer att bli vanligare. Det har ett stort värde att någon hjälper till att matcha.

Och att arbetsmarknaden har ett ökande matchningsproblem, det skriver Arbetsgivarverkets chefsekonom Roger Vilhelmsson under på.

– Trots att det finns många som är arbetslösa så har arbetsgivarna allt svårare att hitta rätt kompetens. Bristen finns bland högutbildade, medan de utan gymnasiekompetens har svårt att få jobb, säger han.

42 procent av arbetsgivarna i den statliga förvaltningen upplever att de har haft brist på lämpliga sökande när de rekryterat det senaste halvåret. Det visar Arbetsgivarverkets konjunkturbarometer från hösten 2014, med uppgifter från 250 arbetsgivare med anknytning till det statliga området.

Enligt Roger Vilhelmsson råder det särskilt stor brist på IT-kompetens och teknisk kompetens. 

– Matchningsproblemet kan leda till att statliga arbetsgivare, precis som de privata, kommer att använda search-tjänster i större utsträckning i framtiden, säger Roger Vilhelmsson.

Kostnaderna för headhunting varierar mycket beroende på vilka tjänster som ska tillsättas. En praxis i branschen, erfar Publikt efter att ha pratat med flera rekryterare, är att headhuntingföretagets arvode motsvarar två till tre månadslöner för den rekryterade tjänsten. Myndigheter använder ofta ramavtal för att avropa rekryteringsstöd, och då finns kostnaderna reglerade där.

För personaldirektör Lotta Halling på Skatteverket är det ingenting konstigt att använda search för att bredda utbudet vid rekrytering. Det gäller framför allt högre chefsposter eller specialister där det är svårt att hitta rätt kompetens. Search används då som ett komplement, parallellt med en egen rekryteringsprocess.

– Ibland använder vi också searchföretag för en second opinion om kandidater som vi överväger att rekrytera.

Lotta Halling tycker att en av fördelarna med searchföretag är företagens breda kontaktnät, och att de riktat kan kontakta potentiella kandidater i andra organisationer.

Men hon är noga med att påpeka att alla tjänster samtidigt annonseras ut.

Som avdelningsordförande för ST inom Skatteverket ser Ing-Marie Sandin inte något problem med hur myndigheten använder headhunting.

– Det sker i så liten omfattning och alla tjänster lyses ändå ut. Är det svårt att hitta rätt kompetens kan det vara bättre att ta hjälp av en headhunter än att anställa en person som egentligen inte har tillräckliga meriter, säger Ing-Marie Sandin.

Det finns ingen särskild budget för headhuntinginsatser på Skatteverket. Inför varje rekrytering fattas ett beslut om vilka kanaler som ska användas.

Enligt Lotta Halling kan headhunting minska behovet av kostsamma annonseringar i de stora tidningarna.

– Den dyraste rekryteringen är att anställa fel person, konstaterar hon.

Ewa Olszewski på Michaël Berglund Executive Search har genom åren skapat sig ett stort nätverk där hon kan söka efter personer med rätt kompetens. Men hon säger att jobbet är så mycket mer än personliga kontakter. Hon pratar om det som ett hårt och grundligt detektivarbete.

– När jag sökte jobbet som headhunter sa min chef att det är som en blandning av att jobba som undersökande journalist och underrättelseofficer. Det kände jag skulle passa mig, säger Ewa Olszewski och skrattar innan hon går tillbaka in till pappershögarna vid sitt skrivbord.