Digitalisering är mer än att använda digitala verktyg
Att myndigheter ökat användningen av digitala arbetsverktyg under pandemin är inte samma sak som digitalisering, skriver Johan Magnusson, professor vid Göteborgs universitet. För att lyckas med digitaliseringen krävs en verklig utveckling av verksamheten, menar han.
När pandemin slog till reagerade svenska myndigheter resolut och imponerande. Nedstängning och snabbt föränderliga förutsättningar möttes med anpassningsbarhet och ett snabbt skifte till alternativa arbetsformer. Man fann nya vägar att bedriva sin verksamhet och leverera välfärd.
I kölvattnet av denna omställning formulerades en tydlig berättelse om hur pandemin ”accelererat” digitaliseringen. Att den transformation som vi så länge talat om, men i praktiken inte agerat på, nu genomförts. Proffstyckare och politiker tävlade i morgonsofforna om att berömma hela den offentliga sektorns digitalisering.
Problemet är att detta beröm helt saknar fog och underlag.
Forskningen är tydlig med att digitalisering handlar om verksamhetsutveckling. Vi använder digitala lösningar av två skäl – antingen för exploatering av befintliga möjligheter (automatisering) eller för utforskande av nya möjligheter (innovation). Ur det perspektivet kan verksamhetsutveckling knappast bedrivas framgångsrikt när en organisation befinner sig i stabsläge. Det som då sker är en direkt respons på den aktuella situationen, där man till exempel skiftar över från att ha fysiska möten till att ha digitala möten. Vi genomför en ”analog digitalisering” och fortsätter att jobba på samma sätt som vi alltid har gjort, fast med nya verktyg.
Det har blivit naturligt att ha möten via Teams eller Zoom i stället för att träffas på plats, att dela dokument via Sharepoint och att skriva under avtal med digital signatur i stället för fysisk.
Men detta är inte detsamma som digitalisering. Hur bidrar detta byte av medium till att direkt utveckla verksamheten? Inte alls. Vi vidmakthåller verksamheten under nya förutsättningar. Vi anpassar oss till distansarbete, men utvecklar inte arbetet.
Forskningskonsortiet Digital Förvaltning har i upprepade studier analyserat hur svenska myndigheter, regioner och kommuner arbetar med att skapa rätt förutsättningar för digitalisering. I årets rapport visar mätningen av nationell digital mognad – organisationens förmåga att tillgodogöra sig nyttorna med digitalisering - en försämring, vilket är ett trendbrott. Pandemin har med andra ord brutit en tidigare trend av snabb ökning av digital mognad. Den har inverkat negativt på vår förmåga att tillgodogöra oss nyttorna med digitalisering, samtidigt som den har tvingat fram en ökad användning av digitala lösningar.
Detta kan verka paradoxalt, men faller tillbaka på vad digitalisering egentligen är. Om vi uteslutande ser digitalisering som skiftet från analog till digital genom att samma arbetsuppgifter utförs som tidigare, men i digital form, missar vi alla de möjligheter som digitaliseringen för med sig. Vi går då i direkt motsatt riktning mot digital förvaltning.
Det viktiga nu är att inte låta ökad användning av digitala lösningar likställas med digitalisering och bli invaggade i den falska tryggheten att vi är på rätt väg. Vi behöver förstå att för att lyckas med digitalisering krävs något helt annat: en annan form av styrning och organisering, och en sann verksamhetsutveckling.
Johan Magnusson
Professor vid Göteborgs universitet och SCDI (Swedish Center for Digital Innovation)
Detta är ett debattinlägg. Det är skribenten som svarar för innehållet och de åsikter som förs fram i texten.
