Kraftigt ökad övertid under pandemin

Ingen kunde nog riktigt ana hur många ansökningar det skulle komma in”, säger Robert Berggren som är avdelningsordförande för ST inom Tillväxtverket.

Under förra våren gav regeringen myndigheten uppdraget att handlägga ansökningar och sköta utbetalningarna av stödet för korttidsarbete under pandemin. En omfattande insats, visade det sig snabbt, som Tillväxtverket skulle lösa helt utan förberedelser.

Ett normalt år handlägger myndigheten omkring 6 000 ärenden av olika slag. Men redan förra sommaren hade nästan 45 000 ansökningar om stöd för korttidsarbete kommit in, enligt Robert Berggren. Samtidigt skulle myndigheten också övergå till att arbeta på distans. Det hårda trycket gjorde att övertiden sprang i väg.

Publikt har granskat hur omfattande övertiden var 2019 och 2020 på några myndigheter som fått nya uppgifter eller större arbetsbelastning under pandemin. Tillväxtverket sticker ut och stod för den klart största ökningen. Från att 2019 ha legat på omkring 650 timmar, ökade övertiden under förra året till nästan 16 000 timmar.

– Vi har varit tvungna att köra tåget samtidigt som vi lagt rälsen. Under påsken förra året jobbade i princip hela Tillväxtverket med att få ut det här stödet, säger Robert Berggren.

Tillväxtverket har successivt anställt flera hundra personer och även lånat in personal från andra myndigheter för att klara av att hantera situationen och alla ansökningar. Robert Berggren tycker att arbetsgivaren hanterat situationen på ett bra sätt, den tuffa arbetsbelastningen till trots.

– Under våren var det en otroligt positiv stämning, alla var engagerade och jobbade stenhårt. Men när månaderna gick och trycket aldrig lättade blev alla till slut väldigt trötta. Nu har vi fått hjälp och organisationen har satt sig och det fungerar mycket bättre, säger Robert Berggren.

Ingen representant för Tillväxtverket har tid för en intervju med Publikt, men HR-chefen Per Cederblad skriver i ett mejl att myndigheten betalat ut mer än 35 miljarder kronor i stöd och samtidigt ökat personalstyrkan rejält.

”Det har i perioder ändå krävts att vissa medarbetargrupper arbetat övertid och vi har jobbat mycket med att denna övertid ska förläggas på ett sätt så återhämtning är möjlig och att arbetstidslagens regler om dygns- och veckovila uppfylls”, skriver Per Cederblad.

Under förra våren tecknades ett tillfälligt avtal mellan Offentliganställdas förhandlingsråd – där ST ingår – och Arbetsgivarverket, som under en begränsad tid höjde taket för tillåten övertid, för att myndigheterna skulle ha möjlighet att hantera den stora arbetsmängden. Avtalet gällde från april till juni 2020 och ökade gränsen för övertidsarbete med 40 timmar per månad. Enligt det ordinarie avtalet med Arbetsgivarverket kan arbetsgivaren begära att en anställd arbetar 50 timmar övertid per månad.

Tillväxtverket är inte den enda myndigheten vars anställda arbetat för högtryck under pandemin.

På Folkhälsomyndigheten har enheterna för press och media, registraturen och de anställda som arbetar med datauttag och statistik haft en tung arbetsbelastning, berättar Anita Ekner som fram tills nyligen var avdelningsordförande för ST på myndigheten.

– När pandemin bröt ut såg vi snabbt att övertiden ökade. Det har varit väldigt tufft. Men vi har haft regelbundna avstämningar med arbetsgivaren, som jag ändå tycker har försökt hantera det här på ett bra sätt, säger Anita Ekner.

Förra året kunde övertiden på Folkhälsomyndigheten summeras till nära 6 500 timmar – 2019 var siffran drygt 1 100 timmar. Allt arbete utöver normalarbetstiden syns dock inte i den siffran, eftersom myndigheten har en stor del anställda med förtroendearbetstid.

Anita Ekner vittnar om att en stor trötthet har byggts upp i organisationen och att en hel del anställda har börjat känna sig rejält slitna.

– Många gånger har det varit så pass pressat att det inte gått att ta ut övertiden i tid. Vi har anställt fler, men det är ändå svårt med avlastningen. Gränsen börjar bli nådd för hur mycket man klarar och vi ser också nu att några har slutat för att man inte orkar längre.

Även Folkhälsomyndigheten uppger till Publikt att det inte finns någon företrädare för myndigheten som har möjlighet att ställa upp på en intervju. Marie-Louise Schüssler, HR-chef på Folkhälsomyndigheten, svarar i stället på Publikts frågor i ett mejl.

”Det är inte förvånande att övertiden ökade kraftigt under förra året eftersom Folkhälsomyndigheten är expertmyndighet inom smittskyddsområdet med ansvar för en rad olika frågor och omfattande uppdrag som behövde hanteras extremt snabbt och med stora krav på exempelvis epidemiologiska data, analyser och kunskapsframtagning”, skriver hon.

Myndigheten tecknade under förra året ett nytt kollektivavtal om oregelbunden arbetstid för att kunna schemalägga personal på obekväm arbetstid i stället för att beordra övertid. Arbetsgivaren har även uppmuntrat anställda att övergå från förtroendearbetstid till flextid för att enklare kunna följa upp den arbetade tiden.

För att dämpa arbetsbelastningen har Folkhälsomyndigheten rekryterat ny personal och prioriterat i uppdrag och arbetsuppgifter. Dessutom har organisationen setts över och justerats.

På Arbetsförmedlingen, som under förra våren fick hantera en stor ökning av antalet nyinskrivna arbetssökande, fördubblades övertiden under 2020 jämfört med 2019. För Skatteverket, som bland annat hanterar omställningsstödet under coronakrisen, ökade övertiden med 17 procent förra året.

Under pandemin har regeringen infört flera tillfälliga förändringar i socialförsäkringen, fler har sjukskrivits och varit hemma med sjuka barn samtidigt som antalet ansökningar om smittbärarpenning ökat kraftigt. Trots det minskade ändå övertiden på Försäkringskassan under förra året. Myndigheten hade en stor övertidstopp under 2019 i samband med införandet av nya ärendetyper.

På Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB, och på Socialstyrelsen märks däremot påtagliga ökningar av övertiden. Hos MSB uppgick övertiden förra året till nästan 17 000 timmar, att jämföra med drygt 7 000 timmar 2019. För Socialstyrelsens del blev den totala siffran förra året ungefär 9 200 timmar, 2019 var den cirka 3 500 timmar.

STs avdelningsordförande inom Socialstyrelsen, Magnus Göransson, konstaterar att situationen varit tuff för anställda som varit involverade i arbetet med pandemin. Han tycker ändå att arbetsgivaren skött organisationen bra och ser också att pandemin haft en positiv effekt när det gäller rapporteringen av övertid.

– Tidigare har vi haft en kultur där anställda inte tagit ut övertid utan i stället använt sig av sin flextid. Det där har vi jobbat för att förändra. Nu kom det in mycket ny personal vilket bidrog till en annan inställning. Samtidigt blev det viktigare för arbetsgivaren att redovisa övertiden för regeringen. Jag tror att det här har normaliserat användningen av övertid, vilket i så fall vore väldigt bra, säger Magnus Göransson.

Hos MSB nyttjades – precis som hos de övriga myndigheterna – en stor del av övertiden i pandemins inledning, berättar Anders Nilsson som är HR-chef på myndigheten.

– Det blev en ordentlig topp förra våren när vi hade jättemycket övertid. Vi hamnade i en situation där det var väldigt svårt att förutse arbetsbelastningen. Vi har försökt att omhänderta det på bästa sätt, men alla har nog inte fått vila i den omfattning som de skulle ha behövt, säger han.

Myndigheten har omfördelat personal från den ordinarie verksamheten till en särskild organisation som jobbar med pandemin. Antalet anställda som involverats i arbetet har legat omkring 100, men varierat över tid beroende på hur arbetsmängden sett ut. I dag jobbar omkring 80 personer med pandemin.

Det är framför allt i den särskilda organisationen som övertiden uppstått, berättar Jan Karlsson som är avdelningsordförande för ST inom MSB.

– Ganska snabbt uppmärksammade vi från fackligt håll att en del personer hade dragit på sig extremt mycket övertid förra våren. När höjningen av taket kom var vi redan där, men det där har man fått bättre koll på nu samtidigt som trycket inte heller är lika högt, säger Jan Karlsson.

Han har förståelse för att det blev en hel del övertid förra året, och ser inte heller några problem med det, så länge det sköts på ett bra sätt och möjlighet till återhämtning finns.

– Det är inte fel att jobba övertid, men gör man det ska det också betalas ut ersättning eller ges ut i tid. Samtidigt ska man komma ihåg att pandemin inte åsidosätter lagar på arbetsmarknaden. Vi har en del personer hos oss som är väldigt drivna och ambitiösa och vana att jobba hårt, därför tror jag också att det är viktigt att sprida kunskapen om vilka regler som gäller, säger Jan Karlsson.