Distansarbetet är här för att stanna

När Folkhälsomyndigheten i mitten av mars uppmanade alla som hade möjlighet att jobba hemifrån förändrades många människors arbetsvardag drastiskt. Videomöten och jobb hemma vid köksbordet ersatte pendling och småsnack vid kaffemaskinen.

En del trivs bra med distansarbetet och fortsätter gärna även efter pandemin. De har lättare för att koncentrera sig och har blivit mer effektiva, balansen mellan arbete och fritid har blivit bättre och livspusslet är enklare att lägga. Andra känner sig mer distraherade än tidigare och tycker inte att skärmfikor fullt ut kan ersätta den sociala samvaron.

Linda Vidar.

Forskaren Linda Widar var en dem som flyttade hem jobbet på heltid i mars. Hon är doktorand i arbetshälsovetenskap på Högskolan i Gävle, men bor i Malmö och var därför van att jobba på distans, åtminstone ibland.

– Det är en stor skillnad att jobba på distans under så här lång tid jämfört med att göra det någon vecka i månaden. När man inte alls får se kollegerna eller vara på jobbet blir arbetet väldigt abstrakt. Man får inte samma känsla av samhörighet och blir lite mer ensam och isolerad, tycker jag.

Även Linda Widar och hennes kolleger blev tagna på sängen av den snabba omställningen.

– Vi har haft en ganska väletablerad distansarbetarkultur hos oss och är duktiga på det. Men vi har ändå fått utveckla mycket, senast i går hade vi ett möte om hur vi ska förbättra vår sociala interaktion under de här omständigheterna.

Hon berättar att forskningen kring hur vi påverkas av att jobba på distans är ganska motstridig. Vissa resultat pekar på att distansarbetare känner sig mer flexibla, jobbar mer effektivt och har större kontroll över sin tid. Samtidigt visar hennes egna studier att de som jobbar hemma ofta är mer stressade än de som inte gör det lika frekvent. Detta beror sannolikt på en osäkerhet kring vilka förväntningar man har på sig eller bristande kommunikation.

– Chefens stöd till den anställda är avgörande för att distansarbetet ska fungera bra. Det är viktigt att man upprätthåller en god kommunikation med feedback och motivation, samt att man ser och bekräftar sina anställda även om de inte är på plats fysiskt.

Just nu håller Linda Widar på att avsluta en studie som påbörjades innan pandemin, där hon tillsammans med några kolleger undersökt stressnivåerna hos vana distansarbetare både hemma och på kontoret. Genom att mäta mängden kortisol i kroppen hos deltagarna har forskarna kunnat analysera hur de reagerar på förändringen.

– Vi kunde inte se några större skillnader. Troligtvis har det att göra med att de här personerna är vana distansarbetare och har hittat fungerande rutiner, säger hon.

Calle Rosengren.

Calle Rosengren forskar om digitalisering och arbetsmiljö vid Lunds universitet och har bland annat undersökt det flexibla arbetslivet. Nu påbörjar han en studie av hur kommunanställda upplevt omställningen till distansarbete under pandemin. Han håller med Linda Widar om att återkoppling och beröm är väldigt viktigt för arbetsmiljön vid distansarbete.

– De allra flesta vill nog känna att man gör en bra arbetsinsats. Att bli sedd och bekräftad är ett grundläggande behov, får man inte den bekräftelsen skapar det lätt en osäkerhet, säger han.

Hur anställda hanterar det nu påtvingade distansarbetet är väldigt individuellt, konstaterar Calle Rosengren. I tidigare forskning har han kunnat se att anställda verkar ha olika preferenser när det kommer till att kombinera arbetet med livet i övrigt.

Bland annat identifierade forskarna olika grupper som drog gränsen mellan jobb och fritid på olika sätt. En grupp var de så kallade platsseparerarna, som inte hanterade arbetsrelaterade sysslor utanför arbetsgivarens lokaler. Antingen för att det inte gick att utföra arbetet i hemmet, eller för att de helt enkelt ville ha det så.

– För den gruppen blir det här säkert en mycket större utmaning, att plötsligt tvingas integrera arbetet i hemmet.

Andra grupper de kunde identifiera var tidsseparerare och totalintegrerare. För tidsseparerarna spelar platsen inte så stor roll, men tiden är viktigare. De vill inte göra något arbetsrelaterat efter en viss tid. En inställning som kan vara lättare att anpassa till arbete i hemmet. Totalintegrerarna blandar arbetsrelaterade sysslor med privata under hela dagen. De gör både privata och arbetsrelaterade sysslor både på arbetsplatsen och i hemmet och kan därför ha lätt att hantera distansarbete.

Hur vi sett på jobbet tidigare kan alltså påverka hur vi upplever att arbetet fungerar på distans. För den som känner att det blivit svårare med gränsdragningar är Calle Rosengrens råd att se över arbetssituationen.

– Kanske beror det på att man har för mycket att göra? Eller oklara förväntningar på sig?

Är problemet bara att det är svårt att avgränsa arbetet från det övriga livet är ett råd att om möjligt inreda en plats i hemmet där du enbart arbetar,

i stället för att göra det överallt.

Något annat som kan påverka vår förmåga att sköta distansarbetet är förstås situationen i bostaden.

– Har du barn eller en partner som är hemma måste du sköta arbetslivet samtidigt som det vanliga livet pågår i hemmet. Då är det viktigt att diskutera var och vilka tider man kan vara ostörd och när man är tillgänglig, säger Calle Rosengren.

Ett generellt problem med mycket av den forskning som gjorts tidigare är att den är svår att tillämpa på den rådande situationen. Oftast har den typ av distansarbete som undersökts innan pandemin varit frivilligt, och inte alls lika frekvent som just nu. Det kanske snarare har handlat om ett par dagar i veckan.

Men coronapandemin har också öppnat nya dörrar för forskarna, som nu kan studera distansarbete på helt nya sätt. Under hösten påbörjar Calle Rosengren tillsammans med två forskarkolleger en studie av hur kommunanställda, som inte har någon tidigare erfarenhet av distansarbete, upplever sin situation under pandemin.

– Än så länge är vi bara i startgroparna, det är ju ganska ovanligt att dra i gång ett forskningsprojekt så här snabbt. Ambitionen är så klart att kunna bidra med inspel kring hur man bättre kan arrangera distansarbete i hemmet och att kartlägga vilka utmaningar och möjligheter som finns, säger han.

En påtaglig förändring som kommit med distansarbetet är övergången till digitala möten. I stället för att samlas i konferensrum med småfyndiga namn sitter vi hemma och träffas genom tjänster som Zoom eller Teams.

Anna Uhlin.

Anna Uhlin är doktorand vid Mälardalens högskola och arbetar just nu med en avhandling om digitala möten. Tillsammans med en grupp forskare från Sverige och Storbritannien undersöker hon digitaliseringens effekter på myndigheter och företag. Hon anser att det är viktigt att se det digitala mötet som något mer än bara ett vanligt möte plus teknik.

– I det digitala mötet befinner vi oss i olika rum och situationer, det gör att man tappar lite av det här subtila, känslan som finns när alla är på samma plats. Det blir mindre inkännande.

Vilka konsekvenser får det?

– Det gör att vi får svårt att behålla det som man brukar kalla för flow, som man har i ett fysiskt möte. Det kan få konsekvenser för vad vi kan åstadkomma i mötet och vad vi får ut av det, säger Anna Uhlin.

Hon beskriver också hur tekniken kan ta en aktiv roll i mötet. När någon deltagare får problem med uppkopplingen, en diskmaskin går i gång eller någon kommer in genom en dörr tar tekniken över vad Anna Uhlin kallar ”redaktörskapet” i mötet.

– Dessutom vet vi aldrig vem som lyssnar. Kanske gör det att vi väljer att inte dela med oss

av något, vilket får effekter på mötet. Jag tror att det är bra att lyfta på locket och prata ordentligt om tekniken och hur den påverkar oss i vårt deltagande och i vad vi kan åstadkomma.

Samtidigt finns förstås många fördelar med tekniken.

– Det blir så klart mycket lättare att delta. Man kan vara med oavsett var man befinner sig. Digitala möten kan också uppfattas som mer demokratiska. Alla har sin ruta och samma utrymme och funktioner. I fysiska möten kan exempelvis kroppsspråk skapa en odemokratisk miljö, säger Anna Uhlin.

När är det bättre att ha ett fysiskt möte?

– Jag tror inte att det finns ett givet svar där. Det är nog viktigare att ställa sig frågan varför man har ett visst möte och hur man bäst uppfyller syftet med det. Ofta säger man att det är bättre att ha kreativa möten fysiskt, och det stämmer nog till viss del. Men samtidigt tycker jag att det digitala formatet ger större utrymme för reflektion. Där är det mer okej att vara tyst och ibland kan det nog gynna kreativiteten.

I förlängningen tror Anna Uhlin att pandemin kommer att leda till att vi reflekterar mer över mötesformer än tidigare.

– De möten vi har i framtiden kommer att vara mer välunderbyggda och ha tydligare syften.

Men det behöver inte bara vara positivt.

Möten som inte är helt uppstyrda kan ju också vara väldigt givande.

Anna Uhlin tror inte heller att man i framtiden kommer att resa till möten på samma sätt som tidigare. På den punkten får hon medhåll från Linda Widar vid

Högskolan i Gävle.

– Jag tror i alla fall att företag och organisationer kommer att vara lite mindre rädda för digitala möten. Det finns en övertro på att allt måste ske genom fysiska möten, det kommer nog att nyanseras lite, säger hon.

Linda Widar spår också att uppsvinget för distansarbete kommer att bestå även efter pandemin.

– Arbetsformen kommer säkert att bli vanligare. Nu har ju även organisationer och företag som tidigare av olika anledningar inte vågat erbjuda sina anställda att jobba på det här sättet upptäckt att det fungerar.

Calle Rosengren vid Lunds universitet tror också att distansarbetet är här för att stanna – och håller tummarna för nya, mer exotiska mötesformer.

– Ett par av mina kollegor håller just nu på att titta på hur man kan mötas i virtual reality. Kanske kommer vi i framtiden att kunna sitta i skuggan på en strand i Karibien och dela en powerpoint med varandra?