Det är nyttigt att skvallra
Småprat vid kopiatorn, historier över kaffet. Slöseri med arbetstid? Nej, snacket är nyckeln till hur det går i verksamheten. Det gäller bara att ta vara på det.
Gunnar Ekman är ekonomie doktor i organisation och ledarskap. För några år sedan skrev han en bok om skvaller; de informella samtalen på arbetsplatser. Och med den som utgångspunkt har han sedan dess jobbat med en massa organisationer.
–För mig är människors vardagliga småprat det som egentligen är organisationen. Det påverkar i allra högsta grad hur du har möjlighet att utföra ditt jobb.
Visst blir det ett och annat om fotboll eller dagisplatser, men det är långt ifrån allt.
–Mycket av pratet handlar faktiskt om arbetet, det är ju det man har gemensamt.
Det som gör småpratet speciellt är att det inte är styrt. Man bestämmer själv vad man ska prata om och vem man ska prata med.
–Det leder till helt andra samtal och jag tror det är en grej vi ofta underskattar.
För att vi bättre ska förstå småpratet, vill Gunnar Ekman lyfta fram en rad viktiga funktioner som snacket fyller, utan att vi alltid märker det:
Småprat visar hur du förväntas bete dig
I småpratet på en arbetsplats bestäms över tid vad som är önskvärt och icke önskvärt beteende. När behandlingsassistenterna sitter på fikarasten och berättar historier om den usla kollegan Arne som skriker åt ungdomarna, så signalerar det att detta är ett icke önskvärt beteende. På samma sätt som bra historier visar vad som är önskvärt. Det sker inte särskilt medvetet, men på sikt styr det vårt sätt att tänka och handla.
- Som ny på en arbetsplats, försök att delta i det informella snacket. Ligg lågt i början och lyssna på vilka berättelser som förmedlas, vilka personer som är tongivande. Då får du snabbt reda på vilka spelregler som gäller. Sedan kan du själv ta ställning till vad du köper och inte.
- Som chef behöver du också delta i snacket, veta vilka som driver normbildningen och vad som gäller. Ofta är normerna som sprids konstruktiva, men inte alltid.
På fikarasten omtolkas de formella besluten
Människors vardagsarbete är ofta svårt att kontrollera. Det är lätt att besluta om ett nytt arbetssätt på arbetsförmedlingen, men inte att kolla vad varje förmedlare egentligen säger till de arbetssökande. När ett formellt beslut är fattat tar eftersnacket vid. »Äh, det där funkar ju inte i praktiken. Jag tänker strunta i det«, säger kanske någon. »Jag med,« säger nästa. Och så är det beslutet satt ur spel.
- Fundera kring vad som egentligen händer i snacket. Mycket sker ofta oreflekterat. Har du förstått mekanismerna får du lättare att genomskåda maktspel och manipulationer. Du blir friare att själv bestämma vad DU vill.
- Är du som chef intresserad av att utöva ledarskap måste du kolla upp vad som händer med dina beslut. Var med på fikapausen och delta i tolkningen.
Korridorsnack bygger upp din kunskap och föder nya idéer
All kunskap går inte att skriva ner eller presentera på möten. Mycket av kunskapen består av erfarenheter. Byter man erfarenheter växer kunskapen. Man kan se det som en ständigt pågående kompetensutveckling. Handläggare på de flesta myndigheter har förmodligen mycket att hämta från kollegornas anekdoter.
De flesta nya idéer uppstår dessutom
i informella möten mellan människor.
- Det är genom snacket du håller din kompetens färsk. En del människor håller inne med sin kunskap med förhoppningen om att bli unika och få mer betalt. Men den fiffige delar med sig, för då gör andra det också. Och i mötet utvecklas ny kunskap. Småpratets snåljåpar borde tänka om.
- Se som chef till att människor träffas över organisationsgränserna. Och inte bara på möten, låt dem i stället få samtala om det de själva tycker är viktigt.
Spontansamtal fungerar som vardagsdebriefing
De flesta människor stöter i sitt jobb på obehagliga situationer som andra inte helt kan begripa. För den som jobbar inom kriminalvården och blir utsatt för hotfullt beteende från en intern – sådant man inte riktigt kan sätta fingret på – kan ett snack med kollegorna ha en oerhört stor betydelse. Ibland kan det handla om att avdramatisera händelsen, ibland om att lära inför nästa gång. Många tar i stället med sig erfarenheterna hem till sin partner och det är inte så lyckat. Snacket kan förstås inte ersätta professionell debriefing, men kan vara ett komplement för vardagshändelser.
- Folk behöver utrymme att få prata av sig emellanåt. Det är en chefs förbannade skyldighet att se till att de har den möjligheten. Man kan inte lassa på folk med utsatta arbeten hur mycket jobb som helst, det måste finnas lite slack i en arbetsdag.
Småpratet kan hjälpa dig att hantera vardagsdilemman
I dag slits vi ofta mellan olika krav: Vilket är viktigast: det medlemmar ur allmänheten vill, det kollegorna vill eller det chefen vill? Ibland är det mycket som står på spel. Handläggare på Kronofogdemyndigheten är ett exempel på en grupp som ständigt ställs inför svåra avvägningar av det här slaget. Genom småprat på arbetsplatsen formas det över tid en överenskommelse om hur man ska hantera de prioriteringar som man saknar direktiv för.
- Sitt inte på din kammare och försök lösa alla dilemman på egen hand. Kolla hur de andra gör. Det avlastar en del av ansvaret.
- Som chef är det viktigt att du känner till att denna mekanism finns. Om prioriteringarna som görs inte är önskvärda, lyft upp dem och samtala om dem.
Snacket kan verka som vaccin mot utbrändhet
Forskning har visat att de som ständigt står inför en massa motstridiga krav och aldrig känner sig färdiga, ofta ligger i riskzonen för att bli utbrända. Till exempel handläggare på CSN, när telefonköerna var evighetslånga men personalresurserna begränsade. Därför kan småprat och chanser att stanna upp i vardagsarbetet vara extra viktiga.
- Var inte rädd att berätta om din arbetssituation för kollegan när ni möts vid kopiatorn. En arbetskamrat som lyssnar kan ge perspektiv på situationen.
- Det är viktigt att chefer deltar i snacket, för att få veta vilka som ligger i farozonen, vem som sitter dygnet runt eller aldrig hinner klart.
Sedan finns det förstås dåligt skvaller också; skitsnack, mobbning och maktkamper.
–Sådant är lömskt, för det är så svårt att skydda sig ifrån. Om ryktet går att en kollega gått sängvägen går det ju inte direkt att sätta upp en lapp på anslagstavlan: Nej, jag har inte legat med chefen…
Men Gunnar Ekman menar att oavsett vad vi tycker om snacket, så kommer vi alltid att ha det.
–Frågan är bara hur vi hanterar det.
