Delaktighet och dialog viktigare än information
Engagemang. Många möten består av information snarare än delaktighet och öppen dialog. Om medarbetare då kommer oförberedda och inte verkar entusiastiska behöver det inte tyda på bristande engagemang.
Chefer brottas med att skapa engagemang bland sina medarbetare. I ett av mina coachsamtal berättade en chef att han var både irriterad och frustrerad över att hans anställda kom oförberedda till möten. Han tolkade beteendet som en tyst protest. När han frågade personalen varför de inte förberett sig fick han undanglidande svar och mummel om tidsbrist.
Chefen var mån om att få alla medarbetare att delta aktivt i mötena. Han ansåg att han var öppen och välkomnande till nya förslag. När jag frågade hur han gav uttryck för det svarade han att han brukade säga det på mötena. När jag undrade om det här bristande intresset gällde alla framkom det att det handlade om två personer.
Jag bad honom beskriva ett typiskt möte. Det dominerande inslaget var att många frågor skulle avhandlas på kort tid: information från ledningen, omvärldsbevakning, interna processer och inspel från någon anställd. Det lät som möten som till viss del hade kunnat ersättas med ett välformulerat mejl.
Den här typen av möten är extremt vanliga på våra arbetsplatser. Tilltron till informationens välgörande inverkan på de anställdas arbete är faktiskt gravt överskattad. Dialog och delaktighet hyllas däremot mindre.
Om du vill skapa ett öppet klimat – tala direkt med de personer som det handlar om. Undvik att kritisera gruppen om det egentligen bara berör ett par personer. Ta dig tid att förklara varför den anställda behöver sätta sig in i olika frågor. Var självkritisk då du sätter ihop dagordningen. Skapa utrymme för reflektion och samtal. Nöj dig med att skicka mejl med information som är färdigbehandlad och inte kräver någon diskussion. Då kommer fler att vilja delta.